Hablar de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es hablar de gestión del alcance y división de tareas. La idea es descomponer actividades complejas en bloques de trabajo fácilmente gestionables, garantizando así la ejecución del todo en pequeñas partes. Esto promueve una rutina corporativa más ligera, dinámica y con mejor aprovechamiento del tiempo operativo.
Dividir grandes proyectos en pequeñas partes gestionables es el objetivo principal de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Esta metodología se ha convertido en una de las mayores aliadas de los gestores, pues con ella, es posible garantizar que las actividades se concluyan dentro del plazo y sin rebasar el presupuesto.
Sin embargo, es necesario conocer muy bien el método para poder aplicarlo con éxito. Al final, está compuesto por etapas minuciosas que exigen pensar cuidadosamente en la jerarquía del proyecto.
En este contenido, mostraremos cómo funciona. Sigue leyendo y entiende cómo gestionar tus entregables con agilidad y precisión.
¿Qué es la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
Se denomina Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) al método de división de tareas complejas en bloques de trabajo más pequeños y fáciles de gestionar. Se trata, por lo tanto, de una metodología de gestión de proyectos que implica una visión global de las etapas, delegación de funciones y, sobre todo, control del tiempo en la ejecución de cada demanda.
Estos aspectos van a garantizar que el gestor consiga finalizar el proyecto dentro de las expectativas previstas. Por ejemplo: no basta con tener una visión global de la actividad si los miembros de los equipos no tienen claridad sobre sus funciones. El método tampoco funcionará si no hay atención plena durante el tiempo previsto para la ejecución.
Es por eso que la división de tareas en bloques menores es el punto clave de la EDT, pues permite el desglose del alcance, de modo que todos los colaboradores puedan ver con claridad sus funciones y saber exactamente qué camino seguir. Así, naturalmente, los equipos van ganando práctica y los proyectos van saliendo del papel.
¿Cuál es la diferencia entre EDT y cronograma de proyecto?
Estructura de Desglose del Trabajo y cronograma de proyecto son cosas parecidas. Sin embargo, el cronograma está más enfocado en la gestión del formato del trabajo en sí, o sea, muestra qué tareas deben ejecutarse. Ya el método EDT está más enfocado en la planificación de proyectos, es decir, en la visión global del todo.
En resumen, podemos decir que la EDT muestra a los equipos cómo hacer determinada actividad de un proyecto, viabilizando los resultados esperados. Ya el cronograma muestra qué necesita hacerse y qué se pretende alcanzar a partir de ahí, conforme al plazo predeterminado.
En el cronograma del proyecto también constarán informaciones como los responsables por la tarea, estado de la actividad y checklists de la operación completa. La Estructura de Desglose del Trabajo, por su parte, mostrará una visión más estratégica para alcanzar el objetivo mayor, que es “hacer que suceda”.
¿Cuáles son los niveles de una EDT?
Una EDT está compuesta por tres niveles básicos relacionados con la organización del trabajo y los componentes del proyecto. El primer nivel se refiere a la tarea principal, que normalmente corresponde al objetivo mayor del proyecto.
Por ejemplo: si tu equipo está creando un nuevo diseño para los canales institucionales de la empresa, el primer nivel de la EDT sería: el lanzamiento del nuevo diseño de los canales.
Las actividades que deben desarrollarse para sacar este objetivo del papel van a componer los siguientes niveles de la EDT. Estos, por lo tanto, serán niveles más detallados y criteriosos. En el segundo nivel, se definen las subtareas de la EDT conforme al alcance del proyecto inicial.
Considerando el mismo ejemplo anterior: ¿qué se necesita para el lanzamiento del nuevo diseño? A partir de ahí, el gestor subdivide las demandas en bloques menores, como: reuniones de brainstorming; reformulación de los valores de la marca; estructuración de los nuevos canales de comunicación, etc., dependiendo de las particularidades de cada proyecto y de cada flujo de trabajo.
Así, llegamos al tercer nivel de una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), el cual consiste en desmenuzar al máximo cada una de las subtareas enumeradas en el nivel dos. Siguiendo el mismo ejemplo, este sería el momento de delegar a los responsables por elegir los nuevos colores de la marca, producir el material de divulgación, poner en línea los nuevos canales y monitorear los resultados obtenidos.
¿Cómo hacer una EDT?
A partir de los tres niveles de jerarquía del proyecto que describimos en el tema anterior, ya pudimos percibir qué caminos son necesarios para hacer una buena EDT. Sin embargo, como estamos hablando de división de tareas, conviene explicar de forma más detallada las principales etapas de elaboración de este documento. Son ellas:
Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo
El diccionario sirve como un “norte”, una especie de brújula para que cada colaborador sepa con certeza qué exige cada demanda. No pueden faltar en el diccionario de la EDT el nombre de cada actividad, la descripción de la tarea, los responsables por la ejecución y cuáles serán los entregables a partir de ahí.
Descripción completa de los entregables
Además de especificar con claridad los productos/servicios que deben entregarse en cada etapa del proyecto, la EDT necesita describir los objetivos de esta entrega y los medios para alcanzarla. En esta etapa, los equipos ya comienzan a tener una visión más precisa del proyecto, sabiendo de dónde parten y a dónde van a llegar.
Equipos responsables por cada tarea
Delegar a los empleados responsables por cada tarea es fundamental en la EDT, no solo para que los equipos consigan cumplir con el cronograma, sino principalmente para que se mantengan alineados.
De esta forma, se evita sobrecarga de funciones sobre algún miembro específico del equipo o incluso el retrabajo generado por no saber que determinada tarea ya estaba en otras manos.
Presupuesto disponible y cronograma de actuación
No sirve de nada estar al tanto de todas las metodologías PMI y hacer la mejor planificación de proyectos si el presupuesto de la empresa no comporta los objetivos previstos.
Estudiar el presupuesto disponible y trazar metas compatibles con la realidad del negocio es, por lo tanto, un paso crucial para el éxito de tu EDT. Además, un cronograma bien definido también es pieza clave para evitar desperdicio de tiempo y de demás recursos organizacionales.
Monitoreo del estado de las actividades
Las subdivisiones de tu Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) necesitan ser monitoreadas regularmente para garantizar que las entregas se realicen dentro del plazo. Es en este monitoreo que el gestor – y los propios empleados – consiguen identificar cuellos de botella que podrían comprometer el cronograma de los entregables o incluso sobrepasar los recursos disponibles.
Sin embargo, acompañar estos pequeños bloques de actividades exige no solo frecuencia regular, sino también rigor y precisión. Y eso solo es posible con ayuda de tecnología de punta, incluso para optimizar el análisis y permitir que los equipos aprovechen mejor el tiempo operativo.
Actualización de registros en tiempo real, centralización de la información recolectada, identificación de los responsables por cada demanda, orden de prioridades y encadenamiento de actividades son ejemplos de funcionalidades que un sistema como el Checklist Fácil brinda a tu día a día de trabajo.
Así, se vuelve simple poner en práctica tu EDT y mantener a los equipos alineados sobre qué hacer, cuándo hacerlo y de qué manera hacerlo. ¿Quieres saber más? Agenda una demostración con uno de nuestros especialistas y descubre cómo el Checklist Fácil transforma el día a día de tu empresa.
