Gestión de equipo externo es la coordinación de colaboradores que realizan funciones fuera del ambiente físico de la empresa. Depende de estrategias eficaces de comunicación, junto con capacitaciones y feedback constante. Para garantizar un buen desempeño y el éxito de este seguimiento, también se recomienda el uso de tecnologías.
El desplazamiento de los colaboradores es algo común en diversas funciones, como en el caso de trabajos de Trade Marketing y Merchandising, o servicios de Facilities. En ejemplos como estos, la gestión de equipo externo es una práctica fundamental.
De este modo, es frecuente que los gestores enfrenten desafíos muy presentes en este tipo de actividades, como el conocimiento insuficiente sobre las acciones realizadas, fallas de comunicación y el incumplimiento de acuerdos.
Entonces, ¿qué se necesita para ejercer el control de equipo externo de manera eficaz? Descúbrelo a continuación.
¿Qué es un equipo externo?
Un equipo externo, o equipo de campo, puede definirse como aquel en el que los integrantes desempeñan sus funciones fuera del espacio físico de la organización.
Por eso, generalmente está formado por profesionales que están en contacto directo con clientes o socios.
Entre las actividades más comunes que encajan en este perfil, podemos listar:
- Ventas y prospección de nuevos negocios;
- Servicios de mantenimiento, instalación y soporte técnico;
- Auditorías e inspecciones;
- Servicios de salud y atención a domicilio.
¿Qué es la gestión de equipo externo?
La gestión de equipo externo comprende el conjunto de prácticas que mantienen la productividad de los profesionales en campo. En otras palabras, abarca actividades de coordinación, liderazgo y supervisión de trabajadores que necesitan desplazarse para desempeñar sus funciones.
Por este motivo, los gestores de equipos de campo deben contar con buenas prácticas de comunicación, organización de tareas y acciones de motivación para el equipo.
Además, la tecnología es una importante aliada, ofreciendo recursos como geolocalización y herramientas para la gestión del desempeño.
¿Cuáles son los tipos de equipo externo?
Los equipos de campo pueden ser, resumidamente, de dos tipos diferentes: propios o externos.
En el primer caso, la empresa tiene vínculo laboral con los colaboradores y realiza la gestión de las actividades de forma directa, administrando capacitaciones y alineación a la cultura organizacional.
Por otro lado, existe el intermedio de otra empresa cuando se externaliza el trabajo de equipos de campo. Esto puede ofrecer más flexibilidad, reduciendo costos y estructuras, pero da menor influencia y poder de gestión a la empresa contratante.
¿Cuáles son los principales desafíos en la gestión de equipos de campo?
Una de las dificultades más comunes es el seguimiento del trabajo de los colaboradores. Como no es posible visualizar de cerca lo que están realizando, no siempre es fácil detectar fallas en tiempo real.
La cuestión de la jornada laboral también puede ser un obstáculo, especialmente si la empresa no tiene procesos claros, o no cuenta con una tecnología que permita controlar al equipo remotamente.
Otro posible problema son las fallas de comunicación en la gestión de equipos externos. Muchas veces, la información importante queda restringida a los colaboradores que trabajan internamente.
Por lo tanto, sabiendo de estas dificultades, usuales a empresas de cualquier sector, ¿cómo hacer una gestión de equipo externo eficiente? ¡Mira a continuación!
¿Cómo hacer la gestión de equipo externo?
El éxito de la gestión de equipos externos está directamente relacionado con buenas prácticas como:
- Procesos estandarizados;
- Capacitación de líderes;
- Actualización constante sobre las actividades realizadas;
- Monitoreo de la ubicación de los equipos;
- Uso de tecnología.
A continuación, revisa cada una de ellas en detalle.
Estandariza los procesos clave
Tener procesos estandarizados y claros es uno de los pasos más importantes para garantizar una buena gestión de equipo externo.
Esto permite que los profesionales sepan exactamente qué deben hacer y, con ello, puedan organizar su itinerario. Una ventaja de esta estandarización es la posibilidad de gestionar todas las actividades mediante checklists, como el siguiente ejemplo, tomado de un modelo de checklist gratuito para merchandising, considerando las tareas que un equipo externo de esta área debe realizar:
Capacita al equipo y desarrolla líderes
Desarrollar líderes dentro del equipo puede ayudar a mantener a los profesionales comprometidos con los resultados. Estos profesionales se convierten en referentes esenciales para aclarar dudas y dar orientaciones rápidas.
Además, supervisar el desempeño individual y promover la capacitación continua son tareas indispensables en la gestión de equipos externos. Además de cursos específicos del área, también se pueden ofrecer opciones que mejoren otras habilidades.
Monitorea de cerca la jornada de trabajo
Establece metas e indicadores alineados a la jornada laboral para medir la productividad. Algunos ejemplos son:
- Visitas realizadas;
- Total de atenciones;
- Cumplimiento de plazos.
Pero atención: las metas deben ser establecidas y comunicadas a todo el equipo. De lo contrario, los colaboradores externos no sabrán lo que la empresa espera de ellos.
Monitorea el desplazamiento
Utiliza herramientas que ayuden a supervisar el desplazamiento de equipos de campo. El Checklist Fácil, por ejemplo, apoya a diversas empresas con esto.
A través del GPS, la aplicación captura la ubicación y el horario de las actividades del usuario. Incluso es posible hacer que esto sea obligatorio para permitir la aplicación de los checklists.
Además, otra funcionalidad destacada en este sentido es la Cerca Digital. Con ella, el usuario solo puede realizar la tarea programada dentro de un perímetro específico configurado previamente en el sistema.
Utiliza la tecnología como tu aliada
Los recursos tecnológicos acortan la distancia física entre las personas. Con determinadas soluciones y aplicaciones para gestión de equipos externos, es posible contactar directamente a los colaboradores, así como planificar las actividades que deben desempeñar.
¿Cómo optimizar la gestión de equipo externo?
El secreto para optimizar esta práctica está en mejorar la gestión de procesos con un sistema de gestión de equipos externos.
Por ello, junto a todas las opciones de geolocalización que ya mencionamos, estandarizar y digitalizar el flujo de trabajo con una solución como el Checklist Fácil es una iniciativa capaz de impactar positivamente la operación.
El sistema controla la productividad del equipo externo a partir de la medición de cualquier tipo de proceso. Es decir, con el software, es posible organizar checklists por áreas, recopilar y gestionar datos, asegurando que todas las actividades de la empresa se estén llevando a cabo adecuadamente.
¿Quieres un ejemplo de uso? Supongamos que eres gestor de un equipo de trade marketing. Agrega en tu checklist puntos que deben ser auditados en cada visita al punto de venta, como:
- Ejecución del planograma;
- Activaciones de merchandising;
- Efectividad del reabastecimiento;
- Negociaciones de punto extra.
Si algún ítem no está dentro de lo planeado, el sistema enviará al usuario para que complete un plan de acción. De esta manera, la gestión toma conocimiento inmediato sobre la necesidad de ajuste para garantizar la corrección del problema.
Conoce más de 150 funcionalidades que el Checklist Fácil puede ofrecer para tu empresa: solicita una demostración gratuita ahora mismo.
