Tener acceso a indicadores de desempeño logístico es fundamental para empresas de cualquier tamaño y segmento. Sin ellos, es difícil evaluar si la cadena de suministro está funcionando correctamente o no. Y, sin embargo, comprender cuáles son las fortalezas y debilidades del proceso de distribución.
Las métricas ayudan a evaluar el funcionamiento de la empresa y la forma en que el trabajo está afectando la satisfacción del cliente. Pueden ayudar a comprender si la entrega se realiza a tiempo y si el proceso genera ganancias, por ejemplo.
Si comprendes la importancia de buscar la mejora continua a través de datos y hechos, continúe con nosotros. Esto se debe a que abordaremos todo lo relacionado con los indicadores de desempeño logístico. Desde lo que son y su importancia hasta ejemplos de métricas que pueden mejorar los resultados de tu empresa.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué son los indicadores de desempeño logístico?
Los indicadores de desempeño logístico son métricas cuantitativas que ayudan en la evaluación de los procesos de distribución de una empresa. A través de ellos, es posible evaluar factores como:
- Flujo de trabajo;
- Nivel de almacenamiento;
- Velocidad de entrega;
- Cambios y descartes.
También conocidos como Key Performance Indicator (KPI), te permiten identificar aspectos positivos y negativos. De esta forma, realizar intervenciones directamente en el origen del problema.
Cuando están debidamente registrados, como en una plataforma de checklist, los indicadores de desempeño logístico ofrecen un parámetro para monitorear y comparar el desempeño en diferentes períodos.
Es decir, permite comprobar si los resultados han mejorado o no y, a partir de ahí, realizar una planificación estratégica más eficiente.
¿Cuáles son los principales indicadores de desempeño logístico que debes monitorear?
Hay varias métricas específicas para transporte y logística. No siempre es necesario hacer un monitoreo de todos ellos, sino de los más relevantes para la operación logística.
Ve 8 indicadores de desempeño logístico que puedes monitorear:
1. Entregas en el plazo u On-Time Delivery (OTD)
Este índice hace una comparación entre los pedidos entregados a tiempo y el total de pedidos realizados. Su objetivo es identificar fallas, especialmente en el proceso de servicio.
Cuando este KPI es muy bajo, es una señal de que hay problemas en algún momento, y que deben corregirse.
2. Tiempo de ciclo del pedido u Order Cycle Time
A diferencia del indicador anterior, considera el tiempo que tardó la carga en llegar al cliente. En este caso, si se ha cumplido el plazo, contando desde el momento en del transporte.
Aun en este punto, es posible evaluar si el pedido se ha completado total o parcialmente.
3. On Time In Full
Esta es una métrica muy importante para evaluar la efectividad de la cadena de suministro. Monitoriza el grado de incidencias que se han producido desde el inicio del transporte hasta la entrega al cliente.
En otras palabras: mide el número de pedidos procesados, enviados y entregados sin que se produzca ninguna incidencia en el camino.
Las ocurrencias son registros de eventos no planificados, como:
- Pérdidas;
- Averías;
- Devoluciones;
- Intercambios.
Cuando se controla este índice, la empresa puede modificar los procesos necesarios para que tales ocurrencias no generen mayores pérdidas. Ya sea en términos de productividad o satisfacción del cliente.
4. Tiempo promedio de entrega
Si deseas aumentar la precisión en el tiempo de entrega transmitido al cliente, debes seguir este indicador de desempeño logístico.
Con él, realizas un monitoreo del tiempo que tarda un pedido en llegar a su destino. Esto va desde el momento en que se realiza el pedido hasta la entrega real.
En lugar de decir, por ejemplo, que un producto llegará entre 5 y 10 días hábiles, permite presentar un plazo más específico, como de 8 a 10 días, lo cual marca una gran diferencia para el cliente.
5. Costos logísticos
Es la suma de todos los gastos relacionados con la operación, desde la fabricación hasta la entrega al cliente. Incluso si los costos están unificados, para permitir un parámetro más general, es posible separarlos por actividad.
Es decir, evaluar por separado los gastos de transporte, procesamiento de pedidos, impuestos, entre otros. Este recorte facilita la creación de estrategias para reducir costos con mayor precisión y, si hay algún proceso que esté generando pérdidas, ajustarlo
6. Acuracidad del inventario
Esta métrica se utiliza para evaluar las discrepancias entre los números registrados en el sistema y lo que realmente hay en el inventario físico. Así, se puede actuar para corregir la avería, de modo que no llegue al consumidor final.
7. Tiempo de permanencia de vehículos (TPV)
El TPV evalúa el tiempo que los vehículos de transporte pasan en las instalaciones para cargar o descargar mercancías. Un tiempo de permanencia alto puede señalar ineficiencias en el proceso de carga y descarga, indicando necesidad de mejorías y optimización de la actividad.
¿Por qué es importante monitorear los indicadores de desempeño logístico?
Este monitoreo continuo es fundamental para gestionar cualquier organización porque permite actuar de forma preventiva o cuando los problemas se encuentran en su etapa inicial. Y no solo en el momento en que ya han generado pérdidas económicas o insatisfacción de los clientes.
El monitoreo de los indicadores de desempeño logístico también brinda seguridad para los procesos en general. Los datos de inventario, por ejemplo, previenen la ocurrencia de pérdidas, desviaciones o facturación incorrecta.
Consulta otros beneficios de realizar un monitoreo de estas métricas:
- Identificación de problemas en la producción y no conformidades;
- Productividad incrementada;
- Ahorro de costos, especialmente los innecesarios;
- Seguridad incrementada;
- Mejora de la capacidad de servicio;
- Asertividad en la toma de decisiones;
- Mejora del rendimiento en su conjunto.
Además, con los indicadores de desempeño logístico, es posible evaluar la actividad dentro de un cronograma. Y, así, realizar comparaciones más realistas, que permitan una focalización aún más eficaz.
Implementa KPI en una empresa de forma correcta
Como hemos mostrado, existen varios indicadores que se pueden utilizar en la cadena de suministro. En medio de esta variedad, ¿cómo elegirlos e implementarlos a diario? Hemos separado algunos consejos que pueden serte útiles:
- Asegúrate de que las métricas estén alineadas con los objetivos generales de la empresa;
- Si un indicador no es, de hecho, relevante, no lo controles. Esto requeriría un tiempo innecesario;
- Delega responsabilidades para registrar estos indicadores, ya sea un colaborador o un equipo;
- Los KPI deben ser procesables, proporcionando información relevante que se pueda analizar y utilizar a diario;
- Los indicadores deben analizarse con base en un número real. En otras palabras, es necesario estipular un nivel mínimo de desempeño aceptable para cada uno de ellos y realizar la comparación;
- Actualiza los indicadores de desempeño logístico con el tiempo, ya que pueden perder relevancia.
Una acción que puede ayudar en esta implementación es crear checklists. ¿No estás seguro de por dónde empezar? Descarga el checklist de logística y transporte que desarrollamos para facilitar tu proceso.
Otro consejo: opta por un sistema de checklist digital como el Checklist Fácil, ya que facilita el registro, control y generación de indicadores de desempeño logístico.
¿Cómo el Checklist Fácil puede ayudar a medir los indicadores de desempeño logístico?
Los registros manuales y principalmente en papel suelen ser menos fiables. Son más susceptibles a eventuales errores, almacenamiento y falta de actualización.
La solución Checklist Fácil se desarrolló para ofrecer más seguridad y optimizar los procesos comerciales. Además de ofrecer modelos de checklists listos para uso, también es posible personalizarlo para que se adapte a la realidad del negocio.
El sistema dispone de una página específica para analizar los datos de las comprobaciones realizadas. Además, puedes elegir verlos en listas o gráficos para una mejor comprensión.
Además, la solución permite exportar los indicadores, facilitando en la presentación en reuniones o incluso el envío directo a los responsables.
¿Qué tal probar la solución el Checklist Fácil en tu empresa y ver, en la práctica, cómo puede facilitar tu rutina? ¡Solicita una demostración gratuita ahora mismo!
