Las actividades de una empresa, en general, siguen algunos procedimientos, aunque no formalizados. Así, uno de los principales retos para los directores es adoptar medidas que contribuyan a la optimización de procesos.
Para eso, el mapeo de actividades es el paso principal a la hora de estandarizar procesos para maximizar los resultados comerciales. Así, con la organización del conjunto, es posible identificar más fácilmente los puntos que necesitan ser mejorados.
Ciertamente, las mejoras brindan mayor fluidez a la operación, reducen el retrabajo, permiten la reducción de costos y aumentan la productividad. ¡Vea, en esta publicación, los beneficios de la optimización de procesos y los consejos que te ayudarán en esta tarea!
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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Beneficios de la optimización de procesos
Generalmente, cuando hablamos de optimización de procesos, ya pensamos en rentabilidad. De hecho, una de las consecuencias ventajosas puede ser un aumento de las ganancias. Sin embargo, las ganancias en comunicación interna y productividad son de considerable importancia.
Cabe recordar que toda organización tiene una cultura establecida y esto siempre debe tenerse en cuenta a la hora de reestructurar. Dicho esto, destacamos los cuatro principales beneficios de la optimización de procesos dentro de una empresa, ellos son:
- confiabilidad de entregas;
- sinergia e integración entre las áreas;
- capacidad de intervención;
- agilidad en las tareas.
¿Vamos a comprender mejor a cada uno de ellos?
1. Confiabilidad de entregas
Cuando una empresa mapea sus actividades, resulta más fácil establecer una estandarización y formalizar estas instrucciones. De esta forma, es posible identificar los puntos de mejora, dando como resultado la optimización del proceso.
Independientemente de si las entregas del proceso son externas (servicio y productos al cliente final) o internas (secuencia de actividades), con la optimización del proceso se puede reducir la tasa de errores, retrabajos e incluso dudas con relación con los procedimientos realizados.
Todo esto hace que el resultado de las actividades sea más confiable, pues la gestión de calidad también se optimiza con estas acciones. Así, podemos ver que los procesos organizados internamente inciden en las entregas finales.
2. Sinergia e integración entre las áreas
La optimización del proceso permite una mejor identificación de los pasos secuenciales y la dependencia entre áreas al realizar las entregas. Así, cada equipo comprende sus responsabilidades y adquiere autonomía para cumplir con las tareas.
Así, el intercambio de información es continuo y la integración entre las áreas se da de forma más fluida. Además, es más fácil identificar brechas en los procesos y proponer mejoras con mayor rapidez, tratando directamente con los responsables.
3. Capacidad de intervención
Cuando los procesos están desorganizados y son difíciles de identificar, se reduce la posibilidad de que el gerente comprenda las causas fundamentales de una falla en particular. En la mayoría de los casos, el equipo trabaja para “apagar incendios”, actuando solo sobre los efectos, mientras que la causa permanece desconocida.
Con la optimización de procesos, los pasos de cada actividad se vuelven más claros, haciendo que cada falla sea más fácil de identificar. Por lo tanto, se pueden tomar medidas directamente sobre la causa del problema.
En este punto, también es posible que el gerente identifique qué acciones deben tomarse para que estos inconvenientes se eviten en el futuro. Como resultado de esta sistematización, la productividad aumenta.
4. Agilidad en las tareas
Al invertir en la optimización de procesos, también es posible identificar qué pasos son innecesarios y/o repetitivos, que pueden eliminarse de la rutina. Además, se pueden detectar otras formas más ágiles y efectivas de realizar una tarea.
Es importante mencionar que toda la optimización de procesos ocurre gradualmente y necesita estar muy bien estructurada. Es necesario comprender las prácticas existentes, proponer cambios, observar los resultados de la implementación y revisar los efectos continuamente.
Esto hace que la agilidad de entrega sea una constante e incluso se puede usar como métrica para evaluar la efectividad de las optimizaciones realizadas. ¡Sin embargo, tenga cuidado de no descuidar la calidad!
Recursos para realizar la optimización de procesos
Ahora que has entendido los beneficios de la optimización de procesos, seleccionamos algunos mecanismos para ayudarte a mejorar las prácticas de tu empresa. No pierdas de vista la estructura del conjunto, pues todos los sectores impactan en la entrega final.
Otro punto muy importante es conocer bien tu modelo de negocio, para actuar de la mejor manera según tu contexto. Pues muchas prácticas son específicas del segmento y deben recibir la debida atención. ¿Vamos a conocer algunos recursos?
1. Monitoreo de la optimización de procesos
El mapeo y diseño de los procesos permite al gerente comprender cómo funciona su operación de punta a punta. Además, el monitoreo es fundamental para optimizar los procesos.
Este paso ayuda a reducir el tiempo necesario para realizar alguna actividad, eliminar pasos innecesarios y reducir errores.
2. Curva ABC
La curva ABC se utiliza para monitorear y controlar la rotación de cada elemento en el inventario, que representa la rentabilidad y las ventas de la empresa.
Permite al gerente saber qué productos son más rentables y cuáles encajan en una porción poco representativa para la empresa. A través de estos datos se pueden establecer estrategias de compra y venta.
3. Kanban
Kanban es una metodología que ayuda a controlar las actividades que forman parte de un proceso secuencial. Por lo general, comienza con la organización de la rutina actual y transforma progresivamente el flujo de trabajo. Así, es posible optimizar el proceso y obtener una mayor organización en la “línea de producción”.
4. Software de checklist personalizable
El software Checklist Fácil es una herramienta destinada a la aplicación de checklists personalizables. La plataforma ayuda a las empresas a realizar comprobaciones operativas y puede ser utilizada por diferentes tipos de empresas.
Puede ser utilizado en diversas áreas, como seguridad laboral, control de calidad, gestión de inventarios, mantenimiento, estandarización, entre otros. Debido a que es personalizable, puedes personalizar los checklists y planes de acción de acuerdo con las necesidades de tu operación.
Con esto, además de la optimización del proceso, la solución ofrece más practicidad. Eso es porque puedes optimizar tu tiempo y dedicarte a otras funciones más estratégicas del establecimiento.
¿Te gustó comprender un poco más sobre la optimización de procesos? ¿Estás listo para iniciar una nueva etapa en tu negocio? En Checklist Fácil podemos ayudarte a mejorar la eficiencia operativa de los procesos de tu empresa.
