¿Qué es un plan de acción?

El plan de acción es una herramienta utilizada en la planificación y ejecución de tareas necesarias para alcanzar un objetivo. Se trata de un documento que contextualiza y detalla tareas dedicadas a corregir un problema o conquistar un resultado, por ejemplo.

También conocido como plan de actividad o plan de trabajo, es una herramienta de gestión importante para la productividad y optimización del tiempo de los equipos.

O sea, tiene como objetivo describir las acciones que cada sector debe ejecutar, enumerando los recursos necesarios para ello. De esta manera, sus principales elementos son:

• Objetivo general
• Metas
• Lista de acciones y tareas a realizar
• Fecha de inicio y fin para cada una de las actividades
• Recursos financieros
• Responsable por cada acción
• Alcance de cada actividad
• Lista de posibles riesgos
• Planes de contingencia

Es importante destacar que estos son algunos elementos generales pero indispensables en un plan de acción. Es decir, es necesario adaptarlos a la realidad de cada negocio.

¿Por qué es importante definir un plan de acción?

Establecer un buen plan de acción es fundamental para la priorización de las actividades en el día a día, principalmente porque el documento registra un plazo de ejecución, viabiliza la organización de un cronograma, colabora para el seguimiento del progreso de las actividades y mejora la comunicación y cooperación entre equipos y gestores. 

El plan de acción garantiza, además, el alineamiento de todo lo que se está proponiendo con la estrategia del negocio.

De esta manera, se vuelve mucho más práctico y sencillo gestionar las tareas de una empresa, además de eliminar preguntas y tiempo de discusión entre colaboradores acerca de lo que debe hacerse. 

Por lo tanto, podemos afirmar que este tipo de planificación también contribuye al ahorro de tiempo y dinero, como descubrirás a continuación.

¿Cómo reducir costos operativos utilizando planes de acción?

La lógica para entender de qué forma los planes de acción son capaces de optimizar costos es la siguiente: la herramienta posibilita la coordinación precisa de todas las acciones en curso. Con esto, los gestores pueden asegurarse de que nada esté siendo olvidado en la rutina de la corporación, lo que aumenta la eficiencia operativa.

Automáticamente, el reflejo de esto es una mejor gestión de los recursos financieros, ya que un plan de acción se define precisamente para eliminar un cuello de botella, eliminar una no conformidad o promover un ajuste de rendimiento en la operación.

¿En qué áreas de la empresa es fundamental la aplicación de planes de acción?

El uso de planes de acción se recomienda para diferentes departamentos de una empresa y, en resumen, puede ser excelente para cualquier gerente o supervisor. Sin embargo, algunas áreas no deben prescindir de este recurso, como:

• Gestión de riesgos.
• Gestión de calidad.
• Gestión de proyectos.
• Gestión presupuestaria.
• Planificación estratégica.
• Gestión ambiental.

También podemos mencionar el uso de esta herramienta en actividades de Recursos Humanos (para la toma de medidas en favor de la mejora del clima organizacional, por ejemplo), el lanzamiento de campañas de marketing y ventas, o incluso en la implementación de ESG, para el desarrollo de prácticas sostenibles o programas de responsabilidad social corporativa. De todos modos, el plan de acción es un recurso flexible que se puede adaptar a cualquier tipo de departamento, proyecto o empresa.

¿Cuáles son las mejores metodologías para crear un plan de acción?

Hemos enumerado las tres metodologías más utilizadas para crear un plan de acción que pueden ayudar en tu proceso de toma de decisiones: 5W2H, Diagrama de Ishikawa y PDCA. De esta manera, puedes evaluar cuál tiene más afinidad con tu equipo y empresa.

Además, hay otro punto fundamental cuando se trata de planes de acción: es posible combinar dos o más metodologías en una misma estrategia. Sin embargo, es necesario destacar que la mezcla puede volver el proceso confuso, perjudicando el análisis y, consecuentemente, los resultados. 

Así que evalúa la metodología más indicada para tu negocio y realiza pruebas para verificar cuál es la más apropiada. Para ello, conoce ahora las tres principales:

5W2H

Esta sigla puede causar extrañeza al principio, pero el concepto es fácil de entender. La metodología 5W2H consiste en 7 preguntas que guiarán el desarrollo de tus actividades. Estas se estructuran en 5W, que son:

• What? = ¿Qué?
• Why? = ¿Por qué?
• Where? = ¿Dónde?
• Who? = ¿Quién?
• When? = ¿Cuándo?

Además, se añaden 2 H más:

• How? = ¿Cómo?
• How much? = ¿Cuánto?

De este modo, se estructura un checklist que guiará en tus tareas. Así, el plan de acción funciona como un mapa y un sistema de  control de actividades.

En él, se establece quién realizará determinada actividad, por cuánto tiempo, en qué segmento de la empresa y las razones para llevar a cabo la actividad. Una opción para facilitar este proceso es utilizar un software de checklist electrónico, que optimiza la recopilación y el análisis de datos.

De esta forma, esta metodología es esencial para las empresas. Actuará para eliminar muchas dudas sobre tareas y procesos internos, un factor que, en un entorno competitivo como el corporativo, agiliza el cumplimiento de las actividades. Así, aporta más eficiencia y productividad al negocio.

El objetivo principal del 5W2H es optimizar la planificación de cualquier tarea de la empresa. Algunos ejemplos prácticos de la aplicación del método son:

• Mantenimiento de equipos
• Ajustes en procesos
• Resolución de fallos
• Gestión de no conformidades
• Creación de procesos
• Aumento de la productividad

Por cierto, es extremadamente útil para este método implementar acciones sobre las causas del problema, y no sobre sus efectos. Esto ayudará a obtener mejores resultados, seguridad, calidad y eficiencia.

Además, también es posible proponer diferentes soluciones para los problemas. Así, la empresa puede verificar varias posibilidades, analizar el mejor costo-beneficio y buscar opciones con menores efectos secundarios.

Diagrama de Ishikawa

El Diagrama de Ishikawa consiste en relacionar un resultado inesperado con los aspectos que contribuyeron a ello. Por eso, otro de los nombres para él es precisamente “diagrama de causa y efecto”.

De esta manera, esta metodología se utiliza para organizar, resumir y descubrir posibles causas para un efecto determinado. La estructura del plan de acción de este método se relaciona con el esquema gráfico de la anatomía de una espina de pescado. Es decir, la espina es el problema central y de ella surgen ramificaciones que pueden justificarlo.

Así, este tipo de visualización presenta la relación que existe entre el resultado inesperado y los diversos factores que pueden haber llevado a él. 

Entre los principales beneficios de esta técnica, podemos señalar que ayuda a perfeccionar el proceso y registra gráficamente las posibles causas de los problemas. Además, involucra a todos en la empresa y proporciona insumos para la lluvia de ideas.

Al organizar tu plan de acción basándote en el Diagrama de Ishikawa, busca utilizar el esquema para plantear hipótesis sobre las causas del problema. De esta manera, podrás encontrar las respuestas necesarias y concentrarte en las soluciones.

3. Ciclo PDCA

PDCA, o Plan – Do – Check – Act, es un concepto que podemos traducir como ‘planificar, hacer, verificar y actuar’. Se trata de un método que consiste en la interacción de gestión, basado en los cuatro pasos del nombre, que sirven para la mejora de procesos y productos. 

El principal objetivo del Ciclo PDCA es utilizar planes de acción para organizar las tareas de la empresa. De esta manera, la metodología ofrece recursos estratégicos para que posibles errores de trayectoria puedan ser corregidos y realineados sin interrupciones en la ruta.

Por ejemplo, para corregir un problema relacionado con la baja productividad, se debe realizar un plan de acción para abordar directamente el problema. Posteriormente, es importante ponerlo en práctica. Estas son, precisamente, las fases 1 y 2 del método: “plan” y “do”.

A partir de ahí, comienza el proceso de verificación. Regularmente, después de un intervalo de tiempo previamente definido, se realizan nuevas evaluaciones para verificar si las soluciones han tenido el efecto esperado. Entonces, llega el momento de actuar y hacer correcciones en el plan inicial o dejar que todo siga de la misma manera, en caso de no encontrar ningún problema.

Vale la pena destacar que el PDCA se adapta a cualquier tipo de empresa. Sin embargo, aquellos que experimentan procesos complejos y de alto riesgo pueden obtener aún más beneficios de esta práctica.

8 pasos para crear un plan de acción

Después de esta explicación, es posible que te estés preguntando “¿cómo implemento un plan de acción en mi empresa?”. Pensando en ello, hemos elaborado 8 pasos esenciales para que puedas desarrollar las mejores estrategias para llevarlo a cabo. Sigue leyendo para descubrirlos.

Define claramente tus objetivos

En primer lugar, debes considerar los objetivos principales de la empresa. Estos deben ser claros y alcanzables, ya que sirven como base para el plan de acción.

En esta etapa, crea o extrae del plan estratégico todos los elementos que guiarán las acciones de los involucrados, incluyendo:

• Misión: Propósito que creó la empresa. Por ejemplo, garantizar la mejor experiencia basada en los resultados de las encuestas de satisfacción realizadas con los clientes.
• Visión: Inspiración que la organización pretende alcanzar. Puede ser “conquistar la mitad del mercado minorista de la región en 5 años”.
• Valores: Principios que guían el comportamiento, como “mantener siempre una buena relación con los consumidores

2. Crea metas mensurables

Las metas son desarrollos de los objetivos. Es fundamental que cumplan con ciertos requisitos para orientar las tareas del plan de acción de manera precisa, y una estrategia interesante para esto es el concepto de “Objetivos SMART“, que establece que una meta debe ser:

• Específica (specific): Directa y que no genere interpretaciones ambiguas.
• Mensurable (measurable): Puede medirse, permitiendo saber si se ha alcanzado.
• Alcanzable (attainable): No es excesivamente difícil ni fácil, lo que mantiene al equipo motivado.
• Relevante (relevant): Es importante para la organización alcanzarla.
• Temporal (time-bound): Tiene un plazo definido para ser concluida.

3. Enumera todas las tareas que deben realizarse

En esta etapa, debes estructurar una lista de las acciones que deben llevarse a cabo en el plan de acción. Por lo tanto, sigue estos dos pasos:

• Realiza una reunión con el equipo de cada sector y discute las tareas.
• Crea una lista que contenga la actividad junto con el respectivo responsable.

Es importante que haya equilibrio en las funciones. Un colaborador no puede estar sobrecargado de tareas, al igual que otro no puede tener demasiado tiempo ocioso. Cada uno tendrá un papel claro, de acuerdo con sus virtudes individuales.

4. Establece plazos

Todas las metas y tareas deben tener plazos. Esta es una etapa fundamental para el cumplimiento del plan de acción. Además, recuerda que cada actividad debe tener el tiempo adecuado para llevarse a cabo.

Los plazos deben ser compatibles entre sí. Es decir, deben ajustarse al ciclo productivo, evitando que un colaborador en la etapa posterior permanezca inactivo mientras espera una nueva actividad.

5. Delega tareas

Analiza las tareas y clasifícalas según el nivel de complejidad. De esta manera, es más fácil delegar sin sobrecargar a ningún miembro del equipo.

Un consejo aquí es dividir las actividades más complejas en tareas más pequeñas, para que haya entregas en menos tiempo y puedan ser monitoreadas regularmente. De esta manera, el colaborador tendrá más claridad sobre tu trabajo.

6. Crea una representación visual del plan de acción

En este punto, debes elaborar un cronograma visualmente claro de todas las acciones, plazos, metas, etc. Es necesario que todos los involucrados puedan identificar sus obligaciones y responsabilidades.

Por ejemplo, puedes estructurar presentaciones con informes de gestión que contengan el ciclo productivo, metas que ya han sido cumplidas y resultados ya alcanzados.

Después de eso, exhibe el cronograma en un lugar donde todos lo puedan ver. De esta manera, el equipo no se pierde en el proceso productivo y se motiva al ver que tu trabajo impacta positivamente en los resultados.

7. Previne situaciones de riesgo y estructura planes de contingencia

No siempre todo ocurre según lo planeado. Son innumerables los factores que pueden perjudicar a tu negocio, como cambios en el mercado, crisis económicas, desastres naturales, accidentes laborales, entre otras eventualidades fuera de tu control.

Para solucionar estos problemas, anticipa el mayor número posible de situaciones de riesgo y luego elabora planes de acción para resolverlas. Cuando te enfrentes a estos acontecimientos, sabrás exactamente qué hacer para mantener la estrategia activa.

8. Supervisa el progreso de las acciones

Por fin, supervisa toda la ejecución del plan de acción. De esta manera, te aseguras de que las tareas se estén cumpliendo en el plazo y en el orden correcto. Además, crea un cronograma para el envío de informes y reuniones periódicas (quincenales o semanales), para que los responsables de cada sector presenten sus resultados.

Con los datos en mano, registra todo lo que no salga según lo planeado y detecta posibles obstáculos en el trabajo de los colaboradores. Finalmente, identifica sus causas y presenta soluciones para los problemas. Toma todas las medidas necesarias para corregirlos y verifica si los cambios están asegurando el progreso del plan.

Aquí también es importante pensar en medidas que mejoren los procesos y aceleren el logro de metas. En este caso, puede ser necesario revisar el plan de acción, ya que sus metas se alcanzarán antes de lo esperado.

Siguiendo estos pasos, podrás crear un plan de acción que resuelva las no conformidades y permita el desarrollo saludable de tu empresa, de la manera más ágil y segura posible.

Ventajas de utilizar planes de acción

Como habrás notado, el plan de acción es útil en dos contextos principales: para alcanzar resultados específicos y para corregir fallas en los procesos. De esta manera, tu empresa podrá identificar situaciones que están provocando retrasos y encontrar las soluciones más adecuada

Por esta razón, los planes de acción son esenciales para crear negocios duraderos y sostenibles. Además, esta herramienta también brinda beneficios como:

• Prevención de problemas;
• Identificación de cuellos de botella;
• Presentación de soluciones;
• Recopilación de información relevante para el negocio;
• Toma de decisiones por parte de los gestores;
• Retroalimentación constructiva y aprendizaje de todos los involucrados;
• Logro de objetivos;
• Gestión adecuada de no conformidades;
• Resolución de problemas.

Por fin, los planes estratégicos varían de empresa a empresa y, consecuentemente, el uso de los planes de acción también. Por lo tanto, conocer las mejores estrategias y metodologías es fundamental para que tu empresa pueda aprovechar todos los beneficios.

¿Qué herramientas son recomendadas para crear planes de acción?

Hay una serie de posibilidades a la hora de elegir qué herramienta utilizar para estructurar un plan de acción. Sin embargo, no todas ofrecen el mismo nivel de detalle y, sobre todo, control sobre lo que se está ejecutando. Puedes utilizar un documento simple en texto con todas las descripciones que deben incluirse, como ya vimos anteriormente.

Esto se puede hacer en un software como Word, por ejemplo; sin embargo, tendrás que imprimir una nueva versión cada vez que actualices el archivo, a menos que hagas todo en línea. Lo mismo ocurre con las hojas de cálculo, pero este tipo de herramienta favorece la organización de la información de tu plan con filas y columnas.

No obstante, la mejor opción es un software de digitalización de procesos, que facilita el registro y compartir información. Dependiendo de la solución seleccionada, puedes asignar y notificar a los responsables, controlar costos y vincular acciones a procesos o situaciones específicas.

Este es el caso del Checklist Fácil, un sistema que permite centralizar toda la operación en un solo lugar, desde la información de las verificaciones, inspecciones o auditorías hasta el registro de planes de acción. Obtén más información en el próximo apartado.

Optimiza los planes de acción con la tecnología de Checklist Fácil

Como has podido observar en la lectura de este artículo, existen numerosos aspectos a considerar al elaborar un plan de acción de calidad. Por lo tanto, el Checklist Fácil se presenta como una solución eficaz para optimizar este proceso. 

Esto se debe a que, cuando se identifica una no conformidad en Checklist Fácil, hay una funcionalidad que hace obligatorio completar un plan de acción. Es decir, el colaborador solo puede avanzar a las siguientes preguntas después de completarla.

De esta manera, la empresa minimiza las posibilidades de que las situaciones de riesgo permanezcan o se vuelvan frecuentes. Después de todo, el objetivo del plan de acción también es promover la mejora continua de los procesos.

Conoce a continuación algunas características diferenciales que ofrece el Checklist Fácil.

Acceso fácil

Una de las grandes dificultades al utilizar hojas de cálculo tradicionales es el trabajo adicional. Se realiza una inspección en el campo, por ejemplo, y todo se informará solo después de que el colaborador tenga acceso a una computadora.

Esto puede generar retrasos en la planificación, además de posibilidades de errores en el llenado. Con el Checklist Fácil, todo esto se hace a través de una aplicación. Es decir, está en la palma de tu mano, incluso cuando estás sin conexión.

De esta manera, los equipos pueden optimizar el  tiempo y trabajar en soluciones de manera ágil y eficiente.

Personalización

La empresa debe contar con un plan de acción que se adapte a sus necesidades. Por lo tanto, no es prudente depender de soluciones genéricas ni replicar modelos preexistentes. La personalización se erige como un pilar fundamental en este proceso.

Mediante el Checklist Fácil, puedes personalizar este proceso según las necesidades de tu empresa. Puedes crear tus propios campos y aplicar las metodologías que sean más útiles para la empresa.

Producción de informes y paneles de control

Las personas encargadas de tomar decisiones entienden los desafíos de hacerlo sin la información adecuada. Por eso, el software puede generar informes en tiempo real a medida que se agregan nuevos datos.

Como resultado, los gestores pueden tener información actualizada de la empresa de manera instantánea. Así, es más fácil tomar decisiones y planificar los próximos pasos del plan de acción.

¿Qué tal programar una demostración gratuita del Checklist Fácil? Descubre ahora por qué esta es la solución ideal para definir las estrategias del plan de acción de tu empresa.