Kit Estratégico para Plan de Acción

¿Cómo gestionar un plan de acción?

La mejor técnica para gestionar un plan de acción es definir un proceso para tal fin. Suponiendo que se hayan propuesto todos los elementos necesarios para crear este documento (los mencionados en el tema anterior), el seguimiento se vuelve más fácil.

Así, el equipo estará consciente de lo que se debe lograr siempre y cuando existan objetivos bien definidos, alineación durante las etapas de implementación y una buena visión del resultado que se espera alcanzar.

¿Cuáles son los beneficios de aplicar planes de acción en la operación?

Podemos enumerar varios beneficios para las operaciones con controles efectivos sobre la gestión de los planes de acción. Entre ellos están:

• Prevención de problemas: una estrategia que considera acciones correctivas o bien planificadas para llegar a un objetivo permite la evaluación de las actividades paso a paso. De esta manera, es posible identificar oportunidades de optimización antes de que ocurra un imprevisto o empeore;
• Optimización del tiempo: la implementación de acciones planificadas favorece la comunicación y la organización entre los profesionales involucrados. De esta manera, no hay pérdida de tiempo con actividades duplicadas o innecesarias;
• Comunicación efectiva: la planificación de acciones centraliza información esencial para que los equipos puedan guiarse de manera conjunta en pro de metas comunes;
• Gestión de la estrategia: el monitoreo de planes de acción tiene un gran potencial para elevar el rendimiento de una operación y ajustar la conducción de las tareas de acuerdo con la visión estratégica del negocio;
• Control de calidad: adoptar planes de acción facilita la corrección o ajuste de procesos con el fin de promover la calidad de productos y servicios;
• Reducción de costos: las iniciativas planificadas con precisión viabilizan cambios operativos en el momento adecuado y optimizan recursos.

¿En qué sectores el plan de acción es fundamental?

El plan de acción es una herramienta versátil, aplicable a cualquier sector de cualquier tipo de negocio. Podemos pensar en algunos ejemplos prácticos, como cambiar un determinado proceso dentro de una empresa. En este caso, el plan de acción podría ser una formación constante para la adaptación del equipo.

Otra situación común es cuando los directivos identifican que el objetivo a alcanzar está lejos de alcanzarse. Esto puede motivar la creación de un plan de acción para proponer pautas con el fin de redireccionar la operación.

También hay casos en los que las acciones planificadas se centran exclusivamente en la corrección. Por ejemplo: durante la aplicación de una lista de control de calidad en una industria de alimentos y bebidas, se detecta que una máquina está realizando la mitad del rendimiento esperado. Por lo tanto, se debe seguir un plan de acción que abarque pasos como: evaluación, mantenimiento, regulación y seguimiento.

¿Cuáles son los modelos de planes de acción?

Existen diferentes opciones de modelos de planes de acción que se pueden seguir. Lo ideal es que cada operación entienda qué se adapta mejor a su realidad. A continuación, conoce un poco más sobre los principales (¡los encontrarás en el kit!).

Modelo 5W2H

El modelo 5W2H recibe su nombre porque resume las preguntas iniciales que orientan la creación de un plan según esta metodología. Son los siguientes:

5W

• What (Qué): ¿Qué acción se llevará a cabo?
• Why (Por qué): ¿Por qué es necesaria esta acción?
• Where (Dónde): ¿Dónde se realizará la acción?
• When (Cuándo): ¿Cuándo se llevará a cabo la acción?
• Who (Quién): ¿Quién será responsable de la ejecución?

2H

• How (Cómo): ¿Cómo se llevará a cabo la acción?
• How Much (Cuánto): ¿Cuánto costará implementar la acción?

Descarga el kit y accede a la planilla personalizable para ver cómo funciona este modelo en la práctica.

Modelo PDCA (Plan, Do, Check, Act)

El modelo PDCA también se conoce como ciclo de Deming o ciclo de Shewhart. Es una metodología de gestión enfocada a la mejora continua, basada en cuatro etapas:

• Plan (Planificar): identificar el problema y planificar objetivos, metas, acciones, plazos, recursos y responsables;
• Do (Hacer): implementar las acciones planificadas;
• Check (Verificar): evaluar los resultados y compararlos con los objetivos;
• Act (Actuar): actuar en función de los resultados, ajustando el plan según sea necesario.

Este estándar de planificación también se encuentra en nuestro kit en una planilla personalizable para que puedas probarlo en tu operación. Además, encontrarás recursos sobre análisis de causa raíz, mejora continua e Inteligencia Artificial aplicada a la gestión de procesos.