El control de calidad de la materia prima es una actividad que debería formar parte de la rutina de cualquier industria, ya que impacta directamente en el producto final y, en consecuencia, en la satisfacción del cliente.
Pero, ¿qué es la materia prima? Básicamente, son productos de origen vegetal, animal o mineral que son transformados y posteriormente utilizados en la producción de bienes. Sin embargo, su uso inadecuado puede provocar retrabajos y pérdidas.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es el control de calidad de la materia prima?
El control de calidad de las materias primas se puede definir como un proceso de auditoría y análisis que se realiza sobre los materiales utilizados en la primera etapa del proceso de fabricación industrial.
Para saber si la materia es de calidad debe cumplir con los requisitos básicos de la legislación. Además, debe contener las características físicas, químicas y microbiológicas que garantizan que sea seguro para su comercialización.
Sin embargo, el control de calidad no es un proceso tan sencillo, porque implica diferentes pasos, dependiendo del tipo de materia prima o producto final, cada uno con objetivos específicos. En resumen, los principales son:
- Recepción de materias primas;
- Prueba de verificación de calidad de materias primas;
- Análisis de resultados;
- Identificación de cumplimiento o incumplimiento;
- Comunicación al proveedor de materia prima.
La recepción de la materia prima, es sin duda la parte más importante del proceso porque implica la inspección y prueba de materiales a medida que llegan a la industria.
En otras palabras, si hay un proceso de control eficiente, es posible encontrar no conformidades incluso antes de que lleguen a producción, evitando productos defectuosos o fuera de los estándares.
Materias primas directas
Las materias primas directas son aquellas que son incorporadas al producto final, o sea, son transformadas en ese producto y pueden ser visiblemente identificadas. Además, esos materiales varían de acuerdo con el segmento de la industria.
Ejemplo de materias primas directas:
- Madera: fabricación de muebles;
- Algodón: confección de ropa;
- Leche: fabricación de productos lácteos.
Materia prima indirecta
Son aquellas que son utilizadas en el proceso productivo, pero no podrán ser identificadas en el producto final. Pueden ser desde los materiales involucrados en la producción hasta los que auxilian en el proceso. Ejemplo de materias primas indirectas:
- Tornillos;
- Pegamento;
- Equipos de Protección Personal (EPP);
- Productos de limpieza;
- Lubricante de máquinas.
6 consejos para realizar el control de calidad de la materia prima
Sin el control de calidad de la materia prima, podrías sufrir pérdidas sustanciales, incluidas las financieras. Por ello, es fundamental no solo implementarlo, sino hacerlo correctamente. Pero, después de todo, ¿cómo se hace eso?
1. Establecer un estándar en el producto final
Encontrar un producto con fallas en medio de un lote deja claro que existe un error en el proceso y no se sigue una norma predefinida, lo que dificulta la producción y compromete la satisfacción del cliente.
Para evitarlo, es necesario tener un amplio conocimiento sobre el origen de la materia prima. Por ejemplo, se puede utilizar pruebas físicas y químicas para caracterizar perfiles de pureza e impurezas de diferentes fuentes.
De esta forma, es posible especificar el perfil de la materia prima que se debe utilizar para no generar pérdidas. Una excelente opción es crear un checklist de especificaciones para cada tipo de material.
2. Realizar inspecciones previas a la producción
Es fundamental que exista una buena comunicación entre las industrias y los proveedores de insumos, porque permite que las empresas trabajen juntas para realizar los ajustes necesarios.
Además, es crucial definir los puntos que pueden considerarse como factores para la recepción de la materia prima. Por lo tanto, debe haber criterios claros de aceptación y rechazo para evitar conflictos.
Puedes incorporar criterios adicionales para garantizar la seguridad y autenticidad de la materia prima. Pregúntate qué te gustaría saber sobre el material antes de aceptarlo. Por ejemplo:
- ¿La temperatura está correcta?
- ¿Está correctamente etiquetada?
- ¿El embalaje está intacto y sin evidencia de manipulación?
Además, es interesante contar con profesionales capacitados que se ocupen exclusivamente de esta etapa del proceso productivo.
3. Métodos de entrega
Es necesario evaluar la entrega de las materias primas, ya que se pueden presentar varios contratiempos en el proceso productivo si ocurren problemas en esta etapa.
Imagina que tu negocio es un restaurante y, entre tus materias primas, se encuentran frutas. Si la operación logística del proveedor incluye varias entregas antes que la tuya, existe el riesgo de que los alimentos lleguen dañados o incluso demasiado maduros.
Es decir, dependiendo del tipo de material, el proceso de fabricación tendría que ser pausado en caso de retraso, perjudicando considerablemente la experiencia del cliente.
Así, es importante negociar estos requisitos con el proveedor o incluso revisar el método de compra.
4. Orientaciones en la APQP
Finalmente, un parámetro que no puede dejarse de lado en el control de calidad de las materias primas es el trabajo realizado con base en la Planificación Avanzada de la Calidad del Producto (APQP).
Esta herramienta de gestión de calidad tiene cinco fases y funciona como guía de procesos para reducir posibles fallas, siendo muy utilizada por grandes empresas.
Básicamente, el trabajo se basa en:
- Análisis de embalaje de productos;
- Evaluación de diseño;
- Cumplimiento de normativas;
- Otros puntos que hacen referencia a la calidad.
Los productos y las cadenas de suministro complejos presentan muchas posibilidades de errores, especialmente cuando se lanzan nuevos productos. En este escenario, la APQP es una gran aliada, porque garantiza la satisfacción con nuevos productos y procesos.
Es necesario que los expertos responsables de este proceso en la empresa participen en cursos, eventos y otras formas de aprendizaje para que su equipo esté siempre actualizado con las novedades.
5. Implementación de tecnología
Invertir en la implementación de tecnología garantiza un control eficiente y sin errores. Para ello, invierte en software que ofrezca integración y seguridad, como el Checklist Fácil.
A través de la plataforma es posible supervisar inspecciones y controles, mantenerlos integrados y crear checklists de productos y servicios. Además, te permite automatizar procesos, integrarse con otros sistemas, como Power BI, tener todos los datos en la nube, generar informes ¡y mucho más!
Con la tecnología podrás tener todos los datos necesarios en la palma de tu mano, asegurando una gestión más transparente.
6. Mejora Continua
La mejora continua es crucial para garantizar la gestión de calidad de materias primas y del proceso productivo. Algunas estratégias para identificar oportunidades de mejora es la revisión constante de los proveedores, inspecciones en la recepción de las materias primas, así como la recopilación y el análisis de datos.
¿Qué puede pasar si no controlo la calidad de la materia prima?
Sin un control de calidad de la materia prima, se corre el riesgo de que se produzcan varios contratiempos en el proceso de producción.
¿Quieres un ejemplo? Supongamos que se recibió una entrada que estaba comprometida y no cumplía con los requisitos para la producción. Si esto no se detecta en la recepción, la no conformidad solo podrá descubrirse al final del proceso.
En otras palabras, la pérdida de tiempo, dinero y el riesgo de exponer a la empresa a errores que podrían evitarse son factores agravantes y razones para invertir lo más rápido posible en implementar un control de calidad de las materias primas bien estructurado.
¿Cuál es el impacto financiero de la falta de control de calidad?
Los costos involucrados en la producción son diversos, ya que no solo incluyen lo que se gastó para adquirir los insumos, sino también los recursos humanos y la infraestructura que forman parte de este proceso.
Así como en la producción no se utiliza una sola materia prima, un defecto en una de ellas puede afectar a otros elementos utilizados en el proceso. Esto puede llevar a la necesidad de desechar otros materiales y equipos.
Por eso, es importante detenerse y calcular los prejuicios por la falta de control de calidad de las materias primas, preguntándose:
- ¿Cuántas veces la industria ha tenido problemas por no conformidades de insumos?
- ¿Cuánto cuesta por hora máquina y hora hombre en su fábrica producir un envío?
- ¿Cuál es el valor total de los materiales utilizados para fabricar un envío?
- ¿Cuánto cuesta rehacer el proceso?
Ten en cuenta estos números al optimizar la evaluación de calidad. Recuerda que cuanto antes se detecten las no conformidades, menor será el impacto financiero.
Para lograrlo es necesario contar con profesionales preparados y confiables que sepan tomar las decisiones correctas.
Principales ventajas de realizar el control de calidad de la materia prima
El control de calidad de las materias primas es importante para las empresas. Sin embargo, este trabajo debe realizarse siempre centrándose en el resultado final.
Además de mejorar la experiencia de tu consumidor final, también es posible optimizar procesos dentro de la empresa. Manteniendo un buen sistema de control de calidad de las materias primas, garantiza procesos más organizados, aumento de productividad y más rentabilidad.
A través de este cambio, la empresa tendrá la oportunidad de ser más organizada, rentable y además destacarse por los mejores productos y/o servicios, manteniéndose competitiva en el mercado.
El Checklist Fácil puede ayudar con el proceso de inspección y control de calidad. ¿Quieres saber cómo? ¡Solicita una demostración y descúbrelo!
