La mejora continua es una práctica común en las empresas que buscan resultados más eficientes porque implica en la mejora sucesiva de procesos, productos y servicios.
Se puede lograr mediante el uso de diferentes metodologías y buenas prácticas. Entre ellos, el modelo más utilizado es el PDCA, abreviatura de “plan, do, check e act”.
Si quieres saber todo sobre la mejora continua, quédate con nosotros. En este artículo hablaremos de conceptos, pasos principales, herramientas, metodologías y consejos para que comiences a practicar ahora. ¡Buena lectura!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es la mejora continua?
La mejora continua es una búsqueda constante de la perfección. Su objetivo es promover acciones para mejorar procesos, servicios o productos ofrecidos para aumentar la calidad y reducir el desperdicio.
En el concepto de mejora continua, nada puede ser “suficientemente bueno”. Es decir, todo debe revisarse y mejorarse con el tiempo.
Sin embargo, esto no debe ser visto como un programa que tiene un principio, un medio y un final. De hecho, para que la estrategia funcione, debe ser cíclica y estar integrada en la cultura de la empresa. Es decir: su aplicación debe ser continua, además de ser parte de la rutina de los empleados.
¿Por qué es importante proponer acciones de mejora continua?
Este esfuerzo continuo genera una ventaja competitiva a una empresa porque siempre estará actualizada sobre las mejores prácticas y, por lo tanto, se mantiene a la vanguardia del mercado.
El control de calidad de productos y servicios es otro punto importante. Como son realizadas actualizaciones constantemente, es fundamental garantizar que siempre se ofrezcan las mejores condiciones.
Al contrario de lo que muchos piensan, no son solo las grandes empresas las que deberían tener un plan de mejora continua. Cualquier negocio necesita revisar su desempeño con frecuencia. Además de buscar soluciones más eficientes para satisfacer las necesidades de los clientes.
Por lo tanto, estas acciones son importantes porque permiten:
- Mejorar las condiciones laborales;
- Optimizar procesos;
- Incrementar la productividad interna;
- Incentivar el desarrollo de la empresa;
- Mantener la salud financiera actualizada;
- Destacarse de la competencia;
- Asegurar la satisfacción del cliente;
- Atraer más consumidores al negocio;
- Aumentar el flujo de ventas.
Sin embargo, para que la mejora continua tenga éxito, se requiere un compromiso colectivo. Y más: buena planificación estratégica. De lo contrario, difícilmente podrás implementar las acciones y obtener resultados satisfactorios.
Pilares fundamentales de la mejora continua
Toda filosofía tiene pilares que necesitan ser aprendidos y, principalmente, deben ser cumplidos estrictamente. Ellos garantizan que la propuesta de mejora en la empresa será exitosa.
Vamos a ellos:
- Continuidad: Como decíamos, la mejora continua es un proceso cíclico, sin fin. Es decir: analizas y estudias los puntos que se pueden mejorar, los pones en práctica y, luego, inicias un nuevo plan de acción;
- Cultura: No se trata solo de mejorar o controlar procesos. También es importante cambiar la cultura de la empresa. Por eso, la mejora continua debe ser aplicada en todos los niveles de la organización, desde la gestión hasta la operación;
- Beneficios para todos: El cambio promovido debe brindar beneficios a todas las áreas, no solo a una específica. Aunque el proceso optimizado esté vinculado a la eficiencia logística, debe traer también reflejos positivos a las ventas, por ejemplo.
9 beneficios de tener un plan de mejora continua
En resumen, la mejora continua ofrece una mejora de la calidad en su totalidad. Esto significa que optimiza procesos y, al mismo tiempo, mejora productos y servicios. Además, promueve un ambiente laboral más eficiente y positivo.
Podemos decir que los beneficios los siente la empresa, el empleado y el cliente. Compruébalo a continuación:
Para la empresa
1. Simplifica los flujos de trabajo
Al mejorar frecuentemente los procesos y formas de trabajo, la organización optimiza la operación en su totalidad, por eso siempre estará actualizada sobre buenas prácticas.
Eso contribuye para que los flujos de trabajo sean más ágiles. De esa manera, se ahorra tiempo, dinero y energía.
2. Reducción de costos y desperdicios
La mejora continua está directamente relacionada con la reducción de costes. Es por medio de la optimización de procesos que eliminas actividades innecesarias y evalúas con mayor claridad el presupuesto y las inversiones futuras.
También logras reducir los costos del proyecto, moderar o eliminar excesos y desperdicios.
3. Mayor competitividad
Uno de los principales puntos que aporta la mejora continua es la adaptabilidad al mercado. Cuando una empresa busca optimizar procesos o servicios, inevitablemente se vuelve más apta frente a la competencia.
El resultado es una empresa mejor preparada para las variaciones del segmento y aún más competitiva.
4. Disminución de errores
Cualquier empresa puede cometer errores. Sin embargo, el plan de mejora aparece como una alternativa para reducir su incidencia. Sea en productos defectuosos o servicios de baja calidad.
La mejora continua analiza el escenario actual para promover ajustes que aumenten la eficiencia en su totalidad.
5. Más productividad
Imagina que, a través de las acciones de mejora, te diste cuenta de que un proceso relacionado con tu producto no necesita ser aplicado. ¿Qué reflejo tendrá en la rutina? El empleado dejará de perder el tiempo con algo que no genera resultados, ¿verdad?
Esto impacta directamente en la productividad. Ahora puedes concentrar tu tiempo y energía hacia algo realmente importante para el negocio.
Para los empleados
6. Desarrollo de liderazgos
La mejora continua es también una oportunidad para que los profesionales desarrollen sus habilidades de liderazgo. Cuando ellos son incluidos en las acciones, pueden hacerse cargo de los proyectos, realizando la identificación de problemas, análisis, planificación o seguimiento de indicadores de desempeño.
Así desarrollan las habilidades prácticas necesarias para convertirse en un líder.
7. Mejora el trabajo en equipo
En muchos casos, la colaboración multifuncional es necesaria para producir una mejora continua. Por ejemplo, personas de diferentes sectores pueden tener que identificar fallas y corregirlas juntas.
La unión de profesionales con opiniones y motivaciones diferentes genera resultados aún más satisfactorios. Eso sería más difícil de conseguirlo si el esfuerzo fuera responsabilidad exclusiva de los directores.
8. Menos rotación
Muchos creen que, cuando un empleado decide salir de una empresa, es porque no estaba satisfecho con su sueldo. Sin embargo, muchas personas buscan nuevas oportunidades cuando no se sienten motivado en el trabajo.
En este escenario, la mejora continua también reduce la rotación de empleados. Tu intención es mejorar los procesos pensando también en la satisfacción de ellos.
La aplicación de la práctica en diferentes proyectos y la posibilidad de mostrar otras habilidades es un gran factor de motivación. Con la mejora continua puedes observar una caída en las solicitudes de renuncia.
Para clientes
9. Aumento de la calidad de productos y servicios
Al juntar todos los beneficios nombrados anteriormente, el cliente sale ganando. Todas las mejoras realizadas impactan directamente en el resultado fina, en los productos o servicios que se entregan.
¿Cómo aplicar la mejora continua?
Has comprendido el concepto y los beneficios de la mejora continua, ahora puedes aprender cómo utilizarla en tu negocio. Hay algunos principios básicos que deben observarse si quieres lograr los resultados esperados.
¿Quieres saber cuáles son? Vamos:
Mantén el enfoque
Primero, es importante establecer los puntos focales a la hora de ejecutar las acciones. En otras palabras: necesitas saber qué debe ser mejorado para definir el enfoque de los cambios.
No caigas en la tentación de cambiar muchas cosas al mismo tiempo. La prioridad va a ser lo que puede generar la mayor cantidad de resultados. Después, poco a poco, optimiza los demás.
Invierte en estandarización
Si no tienes un patrón, ¿cómo controlarás los procesos? Imagínate que cada día cambia el proceso para producir un determinado artículo. La no estandarización puede crear confusión y puede empeorar los resultados.
Lo ideal es buscar la estandarización para identificar los pasos que deben mejorarse dentro de la mejora continua con más facilidad.
Analiza los resultados
Has recopilado mucha información sobre los procesos que deben mejorar. Y ahora, ¿qué hacer a continuación? Ha llegado el momento de analizar los datos para comprender el escenario de tu empresa.
Necesitas comprender los tipos de indicadores de calidad que son relevantes dentro del enfoque definido.
¿Quieres un ejemplo? El número de productos con defecto ha aumentado un 10% en el último mes. Solo ese número no dice mucho, necesitas entenderlo mejor. ¿Cuál fue el impacto en la facturación? Y más, ¿en qué etapa específica se producen los errores y por qué?
Ahora es más fácil enfocarse en lo que se necesita mejorar.
Aplica conocimiento
Para que la mejora continua se convierta en una parte importante de la cultura organizacional, es importante que tenga una base. Por lo tanto, es fundamental utilizar herramientas adecuadas para ello.
Existen varias técnicas que pueden ayudar, como el ciclo Lean Seis Sigma y PDCA. Hablaremos de ellos más adelante.
Aplica datos
Así como necesitas recopilar información y utilizar las herramientas adecuadas, necesitas saber cómo aplicarla para ejecutar la mejora continua con éxito.
Recuerda que la participación de los empleados es fundamental en esta etapa porque el cambio de procesos impacta directamente en su rutina. Por eso deben trabajar en equipo en este momento.
Reinicia el ciclo después de realizar las mejoras
¿Cuáles son las principales metodologías y herramientas para lograr la mejora continua?
Como mencionamos, existen herramientas que ayudan con un análisis más preciso. Seleccionamos los más conocidos y los que fueron desarrollados para este propósito. Verifique:
Ciclo PDCA
Este modelo tiene 4 etapas fundamentales para la mejora continua de procesos. Son ellas:
- Plan (planificar): Identificar necesidades o problemas para resolver. Luego se debe desarrollar una planificación más concisa. La idea es crear planes de acción, métricas y objetivos para el inicio del ciclo;
- Do (hacer): Después de identificar lo que se necesita mejorar y planificar las acciones, es el momento de poner en práctica las soluciones;
- Check (verificar): De nada sirve poner las acciones en práctica y no analizar los resultados. Este paso consiste en medir los indicadores de desempeño;
- Act (acción): El último paso del PDCA es la acción o el ajuste. En este caso, el gerente debe verificar si el problema se ha resuelto o no. De no ser así, es necesario volver a la primera etapa y adoptar nuevas acciones de corrección.
BPM – Business Process Management
Esta metodología significa Gestión de Procesos de Negocio. Tiene como objetivo analizar todos los procesos de una empresa y descubrir una manera más eficiente de ejecutarlos.
Los procesos son mapeados medio de los diagramas de flujo y análisis y se detectan:
- Desperdicios;
- Retrasos;
- Fallas en la producción;
- Fallas frecuentes;
- Dificultades.
Con estos datos encuentras oportunidades de mejora. Si los problemas no se resuelven, el ciclo debe repetirse hasta que logres resultados.
Diagrama de procesos
Esta herramienta de mejora continua es muy utilizada dentro de BPM. Sin embargo, debido a su importancia, creemos que vale la pena abordarlo por separado.
El diagrama de proceso es parecido al diagrama de flujo. Sin embargo, es más detallado y muestra, de forma visual y esquemática:
- Las tareas que se deben realizar;
- Los responsables;
- Orden de ejecución;
- Decisiones a tomar;
- Qué criterios usar;
- Inicio y fin del proceso.
Kaisen
Esta es una de las herramientas más usadas por las empresas que quieren promover la mejora continua de procesos. De hecho, es conocida porque Toyota la utiliza.
Su foco es la eliminación de desperdicios y actúa con 4 puntos principales:
- Mano de obra: Los empleados deben estar capacitados para ejecutar los procesos dentro de los padrones estipulados;
- Método: Es necesario optimizar o crear la mejor forma de realizar las actividades para reducir costos y obtener más resultados;
- Materiales: La idea es utilizar la menor cantidad de materiales para lograr los resultados deseados. El control de inventario es considerado una prioridad. Los empleados deben ser avisados a usar solo lo necesario;
- Maquinaria: El mantenimiento y uso eficiente de energía debe ser trabajado internamente para que el equipamiento tenga mayor rendimiento y tiempo de vida.
Ley de Pareto
Según su creador, Vilfredo Pareto, el 80% de los resultados o consecuencias son producidos por el 20% de las causas. O sea, si se descubre y se elimina la fuente de un problema, se eliminará el 80% de este inconveniente.
De la misma forma, si se aplica algo que funciona muy bien, una mejora de 80% será alcanzada.
El objetivo de esta herramienta es descubrir las causas que generan mayores pérdidas y solucionarlas para siempre. O determinar las que tienen más éxito y mejorarlas.
Diagrama de Ishikawa
También conocido como Diagrama de Causa y Efecto, es una metodología que facilita el descubrimiento del origen de los problemas del proceso. Se investiga 6 posibles causas, todas las cuales comienzan con la letra M:
- Método;
- Materia prima;
- Mano de obra;
- Máquina;
- Medida;
- Medio ambiente.
Las herramientas y metodologías mencionadas te orientarán a ejecutar las acciones de mejora continua.
Checklist Fácil también puede ser útil en este proceso de mejora continua. ¿Quieres saber cómo? ¡Programa una demostración gratis ahora mismo!
