¿Tu operación logística es eficiente? Esta pregunta a menudo puede ser difícil de responder. Esto se debe a que un centro de distribución se relaciona con varios procesos internos y externos. Por lo tanto, afirmar que todas las áreas están optimizadas puede ser un poco arriesgado.
De hecho, en algunos casos, monitorear todas las áreas ya es un gran desafío. La complejidad de la cadena de suministro influirá directamente en el control. Por lo tanto, el gerente no siempre puede saber si la eficiencia operativa es tan satisfactoria como podría ser.
Sin embargo, usar checklists en el centro de distribución puede ayudar mucho en la mejora de procesos. Principalmente, aquellos que involucran el ciclo de procesamiento de pedidos. Esto sin duda optimiza el funcionamiento de las actividades, aumentando el retorno de la inversión. Entonces, ¿vamos a entender cómo sucede esto?
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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Ciclo de procesamiento de pedidos
Según Bowersox y Closs, expertos en el campo de la Logística, el ciclo de procesamiento de pedidos va desde el pedido hasta la llegada del artículo al comprador. Por tanto, algunas etapas no ocurren en el propio centro de distribución, pero tienen una implicación indirecta.
En términos generales, el ciclo comprende cinco etapas:
- Preparación: es hora de registrar el pedido. Desde la solicitación hasta la información detallada sobre la compra;
- Transmisión: es la transferencia de los datos recogidos en la preparación, a los responsables de la manipulación de los productos;
- Recibimiento: es la entrada del pedido. En esta fase, hay controles, análisis de documentos y facturación;
- Asistencia: es la adquisición, embalaje y preparación del envío de los elementos;
- Situación: es el informe de status del pedido. El seguimiento se realiza e informa al cliente.
Ciertamente, cada una de estas actividades varía de una empresa a otra. Pero, aquí organizamos, en general, cómo checklists pueden ayudar en los procesos que ocurren en los centros de distribución. Entonces, puedes adaptarlo de la manera que sea más funcional para tu negocio, ¿vale?
Uso de checklists en el centro de distribución
Uno de los mayores beneficios de utilizar checklists en el centro de distribución es la reducción de fraude, debido a la implementación de auditorías. De hecho, las inspecciones periódicas mantienen la estandarización de los procesos. Por lo tanto, es mucho más fácil identificar lagunas e inconsistencias.
Otro punto a destacar es la gestión de calidad. Con controles bien estructurados, la mejora en la operación es continua. De esta forma, los servicios o productos ofrecidos son de alta calidad y, en consecuencia, clientes satisfechos.
Aún hablando de las ventajas de las listas de verificación, hay una optimización de los procedimientos. De hecho, esto genera mayor confiabilidad en las entregas, integración entre áreas y agilidad en las tareas. Y, una vez más, los resultados se reflejan directamente en el consumidor.
Ahora que has entendido que checklists son una herramienta esencial en los procesos del centro de distribución, presentaremos algunos ejemplos de uso en los pasos del ciclo de pedidos. ¡Siga verificando la publicación!
Checklists en preparación y transmisión de pedidos
El registro de solicitud de compra presenta muchas posibilidades. Todos ellos impactan, de alguna manera, en el centro de distribución. Ya sea en la separación de pedidos, organización del embalaje, facturación o incluso envío.
Por este motivo, el centro de distribución puede estructurar checklists que faciliten la verificación de esta información, con el fin de reducir los problemas en la operación logística. Por tanto, cuanto más estructurados estén los datos, menor será la posibilidad de que falle el ciclo de procesamiento.
Por lo tanto, algunos cuestionarios pueden ayudar en este paso. Puedes implementar checklists para:
- Procesos de ventas: en línea, mayorista y/o minorista;
- Documentación de solicitaciones;
- Criterios para ordenar productos perecederos;
- Criterios para cada tipo de mercancía;
- Evaluación de proveedores;
- Recibimiento de mercancías;
- Organización de la zona de recibimiento;
- Organización de la zona de elementos inconvenientes;
- Inspección de averías;
- Entre otros.
Al utilizar un sistema de checklist electrónico, tienes la posibilidad de personalizar tus listas de verificación y crear inspecciones de acuerdo con tus necesidades comerciales. Vea otros escenarios donde los checklists son importantes.
Checklist para recibimiento de pedidos en el centro de distribución
Para Ballou, profesor e investigador en Logística, este paso corresponde a la entrada de pedidos, que puede ser manual o automatizada. Según el autor, algunos aspectos importantes en este momento son: velocidad de procesamiento, tasas de error y costos de codificación y lectura.
Por lo tanto, cuando el pedido ingresa al centro de distribución, la verificación adecuada ayuda a agilizar el proceso, reducir las fallas y reducir los costos. Aquí, tus checklists pueden cubrir aspectos como:
- Auditoría de datos de pedidos;
- Disponibilidad de mercancías;
- Gestión de procesos de inventario;
- Verificación de datos de facturación;
- Entre otros.
Cabe señalar que, cuando los procedimientos están automatizados, la optimización de las actividades es mucho mayor. Además de la rapidez y agilidad en las tareas, puedes monitorear la ejecución de todos los procesos.
De esta forma, es posible observar recurrencias e identificar con precisión dónde están las fallas. Por lo tanto, la observación de los datos permite intervenciones y toma de decisiones más asertivas.
Checklist para asistencia y situación de los pedidos en el centro de distribución
En la etapa de asistencia, los procedimientos y el establecimiento de prioridades son esenciales. Es en este momento, sobre todo, que comienza a suceder la organización para el envío: compra de artículos (stock, producción o compra), organización de embalajes, documentación de envío y preparación de envío de entregas.
Por lo tanto, enumeramos algunos procesos que se benefician de los checklists en esta etapa:
- Organización de la zona de separación;
- Organización de la zona de despacho;
- Criterios de embalaje;
- Tipo de carga;
- Priorización de asistencia;
- Organización de embarque;
- Documentación de carga;
- Datos para el informe de status del pedido;
- Entre otros.
Vimos que los checklists son muy importantes para el centro de distribución, en todas las etapas del ciclo de procesamiento de pedidos. De hecho, aún existen otras aplicaciones posibles, cuando pensamos en el funcionamiento del día a día. ¡Verifique!
Checklists para layout y equipamientos del centro de distribución
Además de todas las tareas relacionadas con la entrada y salida de mercancías, la organización y mantenimiento del espacio físico del centro de distribución son fundamentales. Esto se aplica no solo al almacén, sino a todos los equipamientos que se utilizan en la rutina de trabajo.
Por eso, ejemplificamos algunas inspecciones que se pueden realizar con checklists para este fin:
- Uso de una escalera portátil;
- Reforma de pallets;
- Suministro de montacargas;
- Layout del centro de distribución;
- Organización de almacenamiento;
- Inspección de seguridad;
- Inspección de vehículo;
- Entre otros.
Como puedes ver, los usos de los checklists son muchos. Por supuesto, de acuerdo con la estructura de tus procesos, sistematiza la aplicación para que se adapte a tu contexto.
Esta versatilidad ayuda mucho en la organización del centro de distribución en su conjunto. Sin olvidar la agilidad que la digitalización de procesos aporta al negocio, haciendo más eficiente toda la operación logística.
¿Te gustó saber cómo ayudan los checklists en los procesos del centro de distribución logística? ¡Entonces, también vea cómo optimizar la gestión de flota durante la crisis!
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