La comprobación es la acción o efecto de comprobar y verificar algo. En el ámbito empresarial, implica monitorear y verificar procesos, soluciones, cambios y actividades. Es una herramienta para controlar si las tareas han logrado el efecto deseado o si se necesitan cambios.
La comprobación es uno de los procedimientos más importantes para una empresa. Esta herramienta evalúa las acciones realizadas en los procesos del día a día, realizando una comparación entre lo planeado y la ejecución.
El término también es parte del Ciclo PDCA – acrónimo en inglés de plan (planificar), do (ejecución), check (verificar) y act (acción). Si no lo conoces, es un enfoque de gestión que tiene como objetivo probar cambios en procesos o tareas para promover mejoras a largo plazo.
Pero ¿qué es la comprobación, cuál su importancia y cómo ponerla en práctica? Aclararemos estos y otros temas a continuación. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es una comprobación?
La comprobación es la acción o efecto de comprobar y verificar algo. En las empresas, es una de las herramientas para el monitoreo de procesos, soluciones, cambios y actividades.
A través de su realización, es posible evaluar si las tareas han logrado el efecto deseado o no. Esto permite identificar la necesidad de aplicar cambios a corto, medio y largo plazo.
Supongamos que tu empresa tiene una gran flota de vehículos y ha creado un plan de mantenimiento. ¿Cómo sabrás que lo están siguiendo adecuadamente? Una de las maneras es realizando comprobaciones periódicas con precisión.
Como mencionamos, la comprobación también es uno de los pasos del Ciclo PDCA. A continuación veremos más al respecto.
¿Qué es y cómo funciona la comprobación en el Ciclo PDCA?
El Ciclo PDCA es una herramienta de gestión dirigida a la mejora continua en los procesos y ambiente laboral. Su objetivo principal es hacer que las actividades se desarrollen más rápidamente, mediante procesos más claros y objetivos.
Como sugiere su nombre, el funcionamiento del PDCA es cíclico. Es decir, la secuencia se reinicia tan pronto como se completa la anterior. Tiene cuatro etapas:
- Plan (Planificación)
- Do (Ejecución)
- Check (Comprobación)
- Act (Acción)
En este artículo, nos interesa particularmente la etapa de comprobación. En este punto, se realiza una revisión para identificar los riesgos y posibles fallas que pueda presentar el ciclo PDCA. Además, es el momento de evaluar los resultados obtenidos, verificando si están de acuerdo con las metas establecidas.
¿Cuál es la importancia de la comprobación?
Respondamos esa cuestión con una pregunta: si no compruebas, ¿cómo sabrás que un proceso está funcionando, que se ha completado una actividad o que se ha alcanzado una meta?
Ese es el punto principal. La comprobación permite a los responsables evaluar los resultados obtenidos, haciendo una comparación con lo planeado. Con los datos en la mano, pueden crear nuevos planes con más coherencia y claridad.
Por estas razones, esta actividad es importante para el monitoreo de los equipos, en la gestión de la empresa y en la mejora continua de los procesos.
¿Cómo hacer la comprobación en tu empresa?
La mejor manera de realizar la comprobación es mediante checklists. Pero ¿qué es esto? Es una lista de verificación, que consta de temas y elementos que se deben realizar para lograr un objetivo.
¿Quieres un ejemplo? Puedes tener un checklist de prevención de accidentes en tu empresa. Es posible agregar elementos de evaluación separados por categorías utilizando preguntas como:
- ¿Los funcionarios reciben formación periódica sobre prácticas de prevención de accidentes en la empresa?
- ¿Los equipos saben reconocer e identificar los riesgos de su ocupación?
- ¿El técnico de seguridad laboral conoce todos los procesos de la empresa?
Con las preguntas creadas y grabadas, basta definir los responsables y la frecuencia de su realización. Posteriormente, debes haber un control de los checklists, para asegurarte de que se estén utilizando de la mejor manera.
Un checklist para inspección de EPPs, por ejemplo, incluye formularios para la verificación de diferentes actividades industriales, como:
- Producción
- Higiene y limpieza
- Manipulación de productos químicos
- Mantenimiento
- Manejo de máquinas
En el formulario para manipulación de productos químicos, se puede controlar el estado y uso de EPPs como botas, guantes y otros:
¿Qué herramientas utilizar para las comprobaciones?
Algunas empresas utilizan checklists – o listas de comprobación – en papel. Es decir, escriben los elementos a evaluar en planillas. Posteriormente, el profesional responde manualmente cada pregunta y dirige el material al supervisor.
A pesar de haber funcionado durante mucho tiempo, hoy está claro que esta forma no es lo suficientemente segura. Especialmente cuando se trata de controlar comprobaciones y almacenar datos.
En este escenario, el denominado checklist en línea ha ganado protagonismo. Esta herramienta se considera más práctica y eficaz, ya que permite realizar las comprobaciones a través de la web o aplicación móvil.
¿Cómo hacer un checklist digital?
Primero, es necesario elegir un software que permita la realización de esta actividad. Con él, simplemente crea el checklist deseado e inserta una persona responsable de su realización. Incluso es posible programar la tarea para garantizar la ejecución.
En la comprobación, el profesional responderá a cada elemento y, al final, guardará el documento. El software puede generar informes y gráficos comparativos para centralizar los datos y permitir una toma de decisión estratégica.
Un consejo a la hora de elegir la solución es: elige una que guarde los datos en la nube. Además de ser más seguro, no requiere una gran infraestructura interna de almacenamiento. Sin mencionar que se puede acceder desde cualquier dispositivo.
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