La comprobación es la acción o efecto de comprobar y verificar algo. En el ámbito empresarial, implica monitorear y verificar procesos, soluciones, cambios y actividades. Es una herramienta para controlar si las tareas han logrado el efecto deseado o si se necesitan cambios.
La comprobación es uno de los procedimientos más importantes para una empresa. Esta herramienta evalúa las acciones realizadas en los procesos del día a día, realizando una comparación entre lo planeado y la ejecución.
El término también es parte del Ciclo PDCA – acrónimo en inglés de plan (planificar), do (ejecución), check (verificar) y act (acción). Si no lo conoces, es un enfoque de gestión que tiene como objetivo probar cambios en procesos o tareas para promover mejoras a largo plazo.
Pero ¿qué es la comprobación, cuál su importancia y cómo ponerla en práctica? Aclararemos estos y otros temas a continuación. ¡Sigue leyendo!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es una comprobación?
La comprobación es la acción o efecto de comprobar y verificar algo. En las empresas, es una de las herramientas para el monitoreo de procesos, soluciones, cambios y actividades.
A través de su realización, es posible evaluar si las tareas han logrado el efecto deseado o no. Esto permite identificar la necesidad de aplicar cambios a corto, medio y largo plazo.
Supongamos que tu empresa tiene una gran flota de vehículos y ha creado un plan de mantenimiento. ¿Cómo sabrás que lo están siguiendo adecuadamente? Una de las maneras es realizando comprobaciones periódicas con precisión.
Como mencionamos, la comprobación también es uno de los pasos del Ciclo PDCA. A continuación veremos más al respecto.
¿Qué es y cómo funciona la comprobación en el Ciclo PDCA?
El Ciclo PDCA es una herramienta de gestión dirigida a la mejora continua en los procesos y ambiente laboral. Su objetivo principal es hacer que las actividades se desarrollen más rápidamente, mediante procesos más claros y objetivos.
Como sugiere su nombre, el funcionamiento del PDCA es cíclico. Es decir, la secuencia se reinicia tan pronto como se completa la anterior. Tiene cuatro etapas:
- Plan (Planificación)
- Do (Ejecución)
- Check (Comprobación)
- Act (Acción)
En este artículo, nos interesa particularmente la etapa de comprobación. En este punto, se realiza una revisión para identificar los riesgos y posibles fallas que pueda presentar el ciclo PDCA. Además, es el momento de evaluar los resultados obtenidos, verificando si están de acuerdo con las metas establecidas.
¿Cuál es la importancia de la comprobación?
Respondamos esa cuestión con una pregunta: si no compruebas, ¿cómo sabrás que un proceso está funcionando, que se ha completado una actividad o que se ha alcanzado una meta?
Ese es el punto principal. La comprobación permite a los responsables evaluar los resultados obtenidos, haciendo una comparación con lo planeado. Con los datos en la mano, pueden crear nuevos planes con más coherencia y claridad.
Por estas razones, esta actividad es importante para el monitoreo de los equipos, en la gestión de la empresa y en la mejora continua de los procesos.
¿Cómo hacer la comprobación en tu empresa?
La mejor manera de realizar la comprobación es mediante checklists. Pero ¿qué es esto? Es una lista de verificación, que consta de temas y elementos que se deben realizar para lograr un objetivo.
¿Quieres un ejemplo? Puedes tener un checklist de prevención de accidentes en tu empresa. Es posible agregar elementos de evaluación separados por categorías utilizando preguntas como:
- ¿Los funcionarios reciben formación periódica sobre prácticas de prevención de accidentes en la empresa?
- ¿Los equipos saben reconocer e identificar los riesgos de su ocupación?
- ¿El técnico de seguridad laboral conoce todos los procesos de la empresa?
Con las preguntas creadas y grabadas, basta definir los responsables y la frecuencia de su realización. Posteriormente, debes haber un control de los checklists, para asegurarte de que se estén utilizando de la mejor manera.
Un checklist para inspección de EPPs, por ejemplo, incluye formularios para la verificación de diferentes actividades industriales, como:
- Producción
- Higiene y limpieza
- Manipulación de productos químicos
- Mantenimiento
- Manejo de máquinas
En el formulario para manipulación de productos químicos, se puede controlar el estado y uso de EPPs como botas, guantes y otros:
¿Qué herramientas utilizar para las comprobaciones?
Algunas empresas utilizan checklists – o listas de comprobación – en papel. Es decir, escriben los elementos a evaluar en planillas. Posteriormente, el profesional responde manualmente cada pregunta y dirige el material al supervisor.
A pesar de haber funcionado durante mucho tiempo, hoy está claro que esta forma no es lo suficientemente segura. Especialmente cuando se trata de controlar comprobaciones y almacenar datos.
En este escenario, el denominado checklist en línea ha ganado protagonismo. Esta herramienta se considera más práctica y eficaz, ya que permite realizar las comprobaciones a través de la web o aplicación móvil.
¿Cómo hacer un checklist digital?
Primero, es necesario elegir un software que permita la realización de esta actividad. Con él, simplemente crea el checklist deseado e inserta una persona responsable de su realización. Incluso es posible programar la tarea para garantizar la ejecución.
En la comprobación, el profesional responderá a cada elemento y, al final, guardará el documento. El software puede generar informes y gráficos comparativos para centralizar los datos y permitir una toma de decisión estratégica.
Un consejo a la hora de elegir la solución es: elige una que guarde los datos en la nube. Además de ser más seguro, no requiere una gran infraestructura interna de almacenamiento. Sin mencionar que se puede acceder desde cualquier dispositivo.
El Checklist Fácil es el sistema líder en América Latina, con más de 150 recursos, incluidos los Checklists Inteligentes. Ahora que conoces las ventajas del checklist en línea, ¿qué te parece probar la solución en tu empresa?
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