La gestión de operaciones consiste en la administración de los recursos y procesos necesarios para la producción y entrega de productos y/o servicios de alta calidad a los clientes finales, por lo que es un proceso clave en cualquier empresa sin importar su tamaño o sector.
Desde el manejo de inventarios, la creación de workflows, hasta la logística de distribución, la gestión de operaciones es fundamental para mantener una eficiente cadena de suministro, clientes satisfechos y una buena reputación de marca.
En este artículo, te mostraremos los diferentes aspectos que involucra la gestión de operaciones y cómo su correcta implementación puede mejorar el desempeño de tu empresa.
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Qué es la gestión de operaciones en una empresa?
La gestión de operaciones es el conjunto de medidas adoptadas para mejorar el funcionamiento de una empresa. Su finalidad es asegurar la eficacia del proceso de fabricación o producción, así como garantizar la entrega del producto o servicio al cliente de forma rápida y sin contratiempos, logrando así aumentar su satisfacción.
Una tarea clave de un director de operaciones es examinar el mercado para identificar oportunidades y áreas de riesgo donde la empresa pueda perder dinero, ya sea por una coordinación deficiente, materiales de baja calidad, u otras causa.
Con este análisis en mente, se puede implementar una estrategia operativa que permita alcanzar los objetivos de ventas a lo largo del tiempo deseado, ya sea un año, un mes o semana.
La importancia de la gestión de operaciones no se limita solo a la imagen de la empresa en el mercado, sino que también tiene un gran impacto interno en la organización.
5 funciones clave que cumple la gestión de operaciones
Estas son actividades que deben ser consideradas por el área y la persona encargada de la gestión de operaciones:
1. Administrar los recursos
La gestión de operaciones se encarga de administrar los recursos tanto financieros, como materiales, que se utilizan en la producción de bienes o servicios. La asignación de estos recursos se realiza en periodos determinados, ya sean mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, según corresponda.
2. Prevenir riesgos
Si la empresa crea productos, se debe garantizar que las materias primas se entreguen a tiempo y que las herramientas para fabricar los productos funcionen correctamente. También se debe asegurar que el lote de productos sea el adecuado para la venta y que el público esté debidamente informado para llevar a cabo la compra.
Implementar un plan de prevención de riesgos resulta esencial para evitar pérdidas económicas, clientes y socios, por lo que también se considera responsabilidad fundamental de la gestión de operaciones.
3. Definir de objetivos
En la gestión de operaciones, una de las funciones es definir objetivos y metas operativas dentro de un marco de tiempo específico. Al establecer planes para alcanzar estas metas, se proporciona una guía para el equipo y se fomenta el crecimiento de la empresa en su reputación y finanzas.
4. Detectar necesidades nuevas
En busca de expandir el mercado, las empresas buscan crear nuevos productos o servicios que resulten atractivos para su público objetivo y así aumentar sus ingresos.
La gestión de operaciones juega un papel importante en este proceso, ya que es responsable de identificar nuevas necesidades y tendencias del mercado, a través de la investigación de las preferencias de los clientes, la realización de auditorías y observando las tendencias actuales.
De esta forma, pueden proponer nuevos productos o servicios que generen interés y sean valorados por los consumidores.
5. Mantener las relaciones internas
Es importante mantener buenas relaciones laborales dentro de la empresa y evitar conflictos entre los miembros del equipo. Por ello, la gestión de operaciones debe asegurar que se cumpla el reglamento interno. Así, también se logra mantener un ambiente organizado y productivo.
2 herramientas para optimizar la gestión de operaciones
En el ámbito de la gestión de operaciones, existen diversas herramientas que pueden ser de gran utilidad para mejorar la eficiencia y productividad en una empresa.
Estas herramientas no se limitan únicamente a equipos, software especializados o maquinarias que facilitan los procesos de producción. También incluyen diagramas y herramientas que permiten implementar estrategias y visualizar los posibles beneficios, riesgos, errores y aciertos a lo largo de todo el proceso.
Estas son 2 de las herramientas más importantes:
1. Diagrama causa-efecto
El diagrama causa-efecto, también denominado diagrama Ishikawa, es útil para identificar causas subyacentes de un problema en un área específica de la gestión de operaciones.
Al dibujar el diagrama, se parte de un problema en la parte superior del gráfico y se dibuja una línea horizontal hacia la izquierda. Luego, se crean ramificaciones diagonales desde la línea horizontal, que representan las diferentes causas que podrían estar contribuyendo al problema.
Al seguir agregando ramificaciones, se puede llegar a la raíz del problema y resolverlo eficazmente.
2. Diagrama de Pareto
Este diagrama es una herramienta útil para la gestión de tu empresa, ya que permite identificar los problemas que deben ser resueltos en primer lugar.
Consiste en una gráfica que ordena los problemas de mayor a menor importancia. Permite detectar aquellos asuntos que deben ser atendidos con urgencia en lugar de otros que aún no son tan importantes, pero que debes tener en cuenta desde el principio.
Para generar uno, debes elegir el problema a investigar, usar hojas de inspección y completarlas con datos sobre las posibles causas del problema. Luego, contar cuantas veces se ha reportado el mismo inconveniente y calcular la suma de todos los problemas que afectan la producción de tu empresa.
Por último, obtendrás los datos que se reportan con mayor frecuencia en comparación con los que se reportan menos.
En fin, la gestión de operaciones es un proceso fundamental para el éxito de cualquier empresa que se dedique a la producción y venta de bienes y servicios.
Una buena gestión de operaciones le permitirá a tu empresa lograr una mayor eficiencia operativa y ofrecer productos de alta calidad a sus clientes, para así poder mantener una buena reputación en el mercado y mejorar su rentabilidad.
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