Las herramientas para digitalizar procesos son recursos tecnológicos diseñados para convertir tareas manuales en flujos automatizados, aumentando la eficiencia operativa y reduciendo errores en las rutinas empresariales. Incluyen sistemas para la gestión de procesos, documentos y análisis de datos en tiempo real.
El secreto para la eficiencia operativa radica en combinar personas, procesos y tecnología. Por ello, cada vez más empresas apuestan por herramientas para digitalizar procesos.
Cuando las tareas manuales y repetitivas son gestionadas por sistemas, los equipos tienen más tiempo para enfocarse en actividades estratégicas. Así, es posible maximizar resultados y promover la innovación.
¿Pero cuáles son las mejores soluciones para la transformación digital de un negocio? No te quedes atrás y sigue leyendo este artículo para descubrirlo.
¿Cuál es la diferencia entre digitalización, automatización y transformación digital?
En primer lugar, vale la pena aclarar que la transformación digital es un concepto que abarca la digitalización y la automatización, pero que estos últimos términos no son sinónimos.
La digitalización transforma procesos manuales en formatos digitales, como sustituir papeles por archivos electrónicos.
Por su parte, la automatización utiliza tecnología para ejecutar tareas de forma automática, eliminando intervenciones humanas en actividades repetitivas.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas para digitalizar procesos?
Entre los principales beneficios de las herramientas para digitalizar procesos están el aumento de la productividad empresarial, la agilidad, la reducción de costos, la visibilidad de datos, la simplificación de las rutinas y el aumento de los ingresos.
Así, es posible afirmar que la digitalización de flujos de trabajo maximiza el desempeño de las organizaciones.
Prueba de ello es el estudio “Índice de la Transformación Digital en Brasil”, de PwC. La investigación reveló que el resultado más esperado por el 75% de las empresas con este tipo de estrategia es potenciar la eficiencia operativa.
¿Qué herramientas pueden digitalizar procesos empresariales?
Hay innumerables opciones de herramientas para la automatización de procesos, que pueden ser soluciones específicas para una determinada área o un sistema flexible, con capacidad para adaptarse a diferentes escenarios.
Por ello, conoce a continuación algunos softwares que pueden apoyar tu operación.
Checklist Fácil
El Checklist Fácil es un sistema completo para la digitalización de cualquier tipo de proceso, y cuenta con más de 150 funcionalidades para medir operaciones y posibilitar la gestión de datos.
La solución es reconocida por su flexibilidad y adaptación a diferentes tipos de uso, permitiendo la gestión de procesos en escenarios variados con la digitalización de flujos de trabajo.
Entre los puntos fuertes del Checklist Fácil, están:
- Proporciona una visión en tiempo real sobre el desempeño de equipos, unidades o divisiones por región, con informes y tableros automatizados.
- Permite el uso offline de la aplicación, manteniendo la operación digitalizada incluso en áreas sin conexión a internet;
- Es utilizado principalmente en áreas como calidad, seguridad laboral, auditorías y certificaciones, mantenimiento, logística y prevención de pérdidas, pero tiene el potencial de expandirse en las operaciones como una solución ideal para digitalizar cualquier tipo de proceso;
- Ofrece una API de fácil integración con otros sistemas, optimizando recursos en las empresas y posibilitando innovación en las rutinas.
- Cuenta con diferentes recursos de seguridad, como biometría y autenticación multifactor (MFA), además de la configuración de diferentes tipos de usuarios para asegurar la protección de información estratégica registrada en el sistema.
El Checklist Fácil podría no atender completamente tu operación porque:
- El software no es un ERP (Enterprise Resource Planning), pero como vimos anteriormente, cuenta con recursos para integrarse a otras soluciones;
- La prueba gratuita del sistema tiene una duración de solo siete días; sin embargo, hay opciones de planes desde el Basic hasta el Enterprise, posibilitando una inversión accesible para cualquier tipo de negocio.
Zapier
El Zapier es una herramienta para digitalizar procesos que simplifica las automatizaciones conectando aplicaciones y servicios online.
Con él, puedes, por ejemplo, hacer que una hoja de cálculo se actualice automáticamente cada vez que recibas un nuevo correo electrónico, además de integrar más de siete mil recursos diferentes.
Entre los puntos positivos del Zapier, están:
- Se integra con una amplia gama de aplicaciones, desde herramientas de productividad hasta plataformas de comercio electrónico, para crear flujos de trabajo personalizados;
- La interfaz de Zapier es intuitiva y visual, permitiendo que incluso usuarios sin conocimientos técnicos creen sus propias automatizaciones;
- Posee integración con el Checklist Fácil, conectando el sistema con más de siete mil otras aplicaciones.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- La versión gratuita del Zapier ofrece un número limitado de zaps y tareas, lo que puede ser insuficiente para usuarios con necesidades más complejas;
- Aunque la interfaz es intuitiva, crear automatizaciones más complejas puede requerir cierto tiempo de aprendizaje y experimentación;
- La eficacia de los zaps depende de la calidad de las APIs de las aplicaciones integradas, lo que puede limitar algunas funcionalidades o causar inestabilidades.
Power BI
Una de las mayores necesidades de las empresas actualmente es tener una gestión de datos consistente. El Microsoft Power BI es una de las soluciones más utilizadas en el mundo para esta finalidad.
Entre los puntos positivos del Power BI, están:
- Es de fácil integración con todo el ecosistema de herramientas de Microsoft, especialmente Office 365, Excel y SharePoint;
- Ofrece amplias alternativas de visualización de datos, desde gráficos simples hasta diseños más complejos, adaptándose a las necesidades de cada negocio;
- Puede integrarse con el Checklist Fácil para la creación de tableros estratégicos con los datos obtenidos en las recopilaciones.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- Aunque sea fácil de usar, los análisis avanzados exigen un grado de conocimiento más elevado en asuntos como modelado predictivo y aprendizaje automático;
- El Power BI posee una versión gratuita, pero tiene límites sobre el volumen de datos para procesamiento y usuarios que pueden utilizar el software;
- Por estar basado en la nube, el sistema depende de conexión a internet para que el usuario pueda aprovechar una experiencia completa durante su uso.
Google Suite
Las aplicaciones del Google Suite son una opción para digitalizar documentos, hojas de cálculo e integrar la comunicación de los equipos.
Puntos positivos de la solución
- Es gratuita, aunque tiene límite de almacenamiento en esta condición;
- Herramientas como Google Docs y Google Sheets permiten ediciones simultáneas y comentarios, optimizando el trabajo en equipo;
- Funciona en cualquier dispositivo conectado a internet y se integra bien con otras herramientas y aplicaciones externas.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- Recursos limitados para procesos complejos: no sustituye herramientas especializadas para gestión de procesos o automatización más avanzada;
- Su funcionalidad se reduce en conexiones lentas o cuando no hay disponibilidad de internet;
- Posee limitaciones para adaptar flujos de trabajo específicos o crear soluciones a medida para la empresa.
QIVE
El QIVE es un software que automatiza rutinas con documentos fiscales, es decir, ayuda con la digitalización de procesos tributarios y financieros.
Puntos positivos del sistema
- Reducción de errores al eliminar trabajos manuales;
- La plataforma ayuda a las empresas a mantener la conformidad fiscal, garantizando que todos los documentos sean almacenados conforme a los requerimientos legales;
- Al automatizar procesos y eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos, QIVE contribuye a reducir costos operativos.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- El sistema no elimina la necesidad de recibir facturas y comprobantes en papel;
- Al estar enfocado únicamente en el área financiera, es necesario buscar otras soluciones para expandir la digitalización de procesos a toda la empresa;
- Es importante evaluar cuidadosamente las posibilidades de integración para asegurarte de que la herramienta pueda satisfacer las necesidades de tu equipo.
¿Cómo elegir la herramienta ideal para digitalizar procesos en tu empresa?
Ante tantas opciones de tecnologías para digitalización empresarial, es esencial seguir algunos pasos para tomar la decisión correcta. Aquí te los presentamos:
Conoce las funcionalidades
- Investiga a fondo sobre los recursos que ofrece una herramienta para digitalizar procesos;
- Contacta a los proveedores, solicita demostraciones y realiza pruebas gratuitas;
- Así podrás descubrir si la tecnología se ajusta a las necesidades específicas de tu negocio o departamento;
- Infórmate sobre la integración con otras soluciones;
- Asegúrate de que el sistema o plataforma sea fácil de integrar con otras herramientas.
Al final, la conexión entre tecnologías de automatización mejora la comunicación entre áreas, además de potenciar la disponibilidad de datos y brindar una visión completa del desempeño de la organización.
Evalúa el costo-beneficio
Siempre evalúa las ventajas a mediano y largo plazo al considerar el costo-beneficio de una herramienta para digitalizar procesos. En este sentido, se recomenda calcular el Retorno de Inversión (ROI) esperado.
Recuerda: ni todas las ganancias son tangibles. Por ejemplo, el fortalecimiento de la cultura digital es algo valioso que no siempre puede medirse directamente.
Busca referencias
Realiza benchmarkings y platica con otras empresas que usen la solución en cuestión. Esto puede darte buenas ideas y aclarar dudas.
Además, revisa las opiniones de usuarios en redes sociales y buscadores para conocer sus experiencias.
Considera la escalabilidad del producto
Evalúa la posibilidad de ampliar fácilmente el uso del sistema. Si necesitas expandir su uso a otras áreas o incluir nuevos usuarios, ¿el proceso sería sencillo?
La escalabilidad es clave para invertir en una herramienta que realmente valga la pena a largo plazo.
Entiende cómo funciona el soporte
¿Qué canales de atención que el proveedor del software dispone para soporte técnico? ¿Qué dicen los usuarios sobre este servicio?
Investiga e infórmate para asegurarte de que recibirás el apoyo necesario cuando surjan dudas o problemas técnicos.
¿Por qué el Checklist Fácil es la herramienta ideal para digitalizar procesos?
El Checklist Fácil cumple con todos los criterios mencionados anteriormente, y además cuenta con características que hace de este software la mejor opción para digitalizar procesos en las empresas:
- Más de 14 mil evaluaciones en Google Play, con una calificación promedio de 4.8;
- Estabilidad superior al 99%, garantizada en contrato;
- Soporte técnico con una calificación superior al 96;
- Configuraciones flexibles que se adaptan a cualquier empresa o departamento;
- Planes accesibles y un ROI del 204% en tres años.
Por estas razones, más de 2.000 empresas en toda América Latina ya han ahorrado más de 47 millones de pesos, evitando más de 96 millones de impresiones en papel y optimizando más de 420 mil horas de trabajo al año.
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