Las herramientas para digitalizar procesos son recursos tecnológicos diseñados para convertir tareas manuales en flujos automatizados, aumentando la eficiencia operativa y reduciendo errores en las rutinas empresariales. Incluyen sistemas para la gestión de procesos, documentos y análisis de datos en tiempo real.
El secreto para la eficiencia operativa radica en combinar personas, procesos y tecnología. Por ello, cada vez más empresas apuestan por herramientas para digitalizar procesos.
Cuando las tareas manuales y repetitivas son gestionadas por sistemas, los equipos tienen más tiempo para enfocarse en actividades estratégicas. Así, es posible maximizar resultados y promover la innovación.
¿Pero cuáles son las mejores soluciones para la transformación digital de un negocio? No te quedes atrás y sigue leyendo este artículo para descubrirlo.
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Cuál es la diferencia entre digitalización, automatización y transformación digital?
En primer lugar, vale la pena aclarar que la transformación digital es un concepto que abarca la digitalización y la automatización, pero que estos últimos términos no son sinónimos.
La digitalización transforma procesos manuales en formatos digitales, como sustituir papeles por archivos electrónicos.
Por su parte, la automatización utiliza tecnología para ejecutar tareas de forma automática, eliminando intervenciones humanas en actividades repetitivas.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas para digitalizar procesos?
Entre los principales beneficios de las herramientas para digitalizar procesos están el aumento de la productividad empresarial, la agilidad, la reducción de costos, la visibilidad de datos, la simplificación de las rutinas y el aumento de los ingresos.
Así, es posible afirmar que la digitalización de flujos de trabajo maximiza el desempeño de las organizaciones.
Prueba de ello es el estudio “Índice de la Transformación Digital en Brasil”, de PwC. La investigación reveló que el resultado más esperado por el 75% de las empresas con este tipo de estrategia es potenciar la eficiencia operativa.
¿Qué herramientas pueden digitalizar procesos empresariales?
Hay innumerables opciones de herramientas para la automatización de procesos, que pueden ser soluciones específicas para una determinada área o un sistema flexible, con capacidad para adaptarse a diferentes escenarios.
Por ello, conoce a continuación algunos softwares que pueden apoyar tu operación.
Checklist Fácil
El Checklist Fácil es un sistema completo para la digitalización de cualquier tipo de proceso, y cuenta con más de 150 funcionalidades para medir operaciones y posibilitar la gestión de datos.
La solución es reconocida por su flexibilidad y adaptación a diferentes tipos de uso, permitiendo la gestión de procesos en escenarios variados con la digitalización de flujos de trabajo.
Entre los puntos fuertes del Checklist Fácil, están:
- Proporciona una visión en tiempo real sobre el desempeño de equipos, unidades o divisiones por región, con informes y tableros automatizados.
- Permite el uso offline de la aplicación, manteniendo la operación digitalizada incluso en áreas sin conexión a internet;
- Es utilizado principalmente en áreas como calidad, seguridad laboral, auditorías y certificaciones, mantenimiento, logística y prevención de pérdidas, pero tiene el potencial de expandirse en las operaciones como una solución ideal para digitalizar cualquier tipo de proceso;
- Ofrece una API de fácil integración con otros sistemas, optimizando recursos en las empresas y posibilitando innovación en las rutinas.
- Cuenta con diferentes recursos de seguridad, como biometría y autenticación multifactor (MFA), además de la configuración de diferentes tipos de usuarios para asegurar la protección de información estratégica registrada en el sistema.
El Checklist Fácil podría no atender completamente tu operación porque:
- El software no es un ERP (Enterprise Resource Planning), pero como vimos anteriormente, cuenta con recursos para integrarse a otras soluciones;
- La prueba gratuita del sistema tiene una duración de solo siete días; sin embargo, hay opciones de planes desde el Basic hasta el Enterprise, posibilitando una inversión accesible para cualquier tipo de negocio.
Zapier
El Zapier es una herramienta para digitalizar procesos que simplifica las automatizaciones conectando aplicaciones y servicios online.
Con él, puedes, por ejemplo, hacer que una hoja de cálculo se actualice automáticamente cada vez que recibas un nuevo correo electrónico, además de integrar más de siete mil recursos diferentes.
Entre los puntos positivos del Zapier, están:
- Se integra con una amplia gama de aplicaciones, desde herramientas de productividad hasta plataformas de comercio electrónico, para crear flujos de trabajo personalizados;
- La interfaz de Zapier es intuitiva y visual, permitiendo que incluso usuarios sin conocimientos técnicos creen sus propias automatizaciones;
- Posee integración con el Checklist Fácil, conectando el sistema con más de siete mil otras aplicaciones.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- La versión gratuita del Zapier ofrece un número limitado de zaps y tareas, lo que puede ser insuficiente para usuarios con necesidades más complejas;
- Aunque la interfaz es intuitiva, crear automatizaciones más complejas puede requerir cierto tiempo de aprendizaje y experimentación;
- La eficacia de los zaps depende de la calidad de las APIs de las aplicaciones integradas, lo que puede limitar algunas funcionalidades o causar inestabilidades.
Power BI
Una de las mayores necesidades de las empresas actualmente es tener una gestión de datos consistente. El Microsoft Power BI es una de las soluciones más utilizadas en el mundo para esta finalidad.
Entre los puntos positivos del Power BI, están:
- Es de fácil integración con todo el ecosistema de herramientas de Microsoft, especialmente Office 365, Excel y SharePoint;
- Ofrece amplias alternativas de visualización de datos, desde gráficos simples hasta diseños más complejos, adaptándose a las necesidades de cada negocio;
- Puede integrarse con el Checklist Fácil para la creación de tableros estratégicos con los datos obtenidos en las recopilaciones.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- Aunque sea fácil de usar, los análisis avanzados exigen un grado de conocimiento más elevado en asuntos como modelado predictivo y aprendizaje automático;
- El Power BI posee una versión gratuita, pero tiene límites sobre el volumen de datos para procesamiento y usuarios que pueden utilizar el software;
- Por estar basado en la nube, el sistema depende de conexión a internet para que el usuario pueda aprovechar una experiencia completa durante su uso.
Google Suite
Las aplicaciones del Google Suite son una opción para digitalizar documentos, hojas de cálculo e integrar la comunicación de los equipos.
Puntos positivos de la solución
- Es gratuita, aunque tiene límite de almacenamiento en esta condición;
- Herramientas como Google Docs y Google Sheets permiten ediciones simultáneas y comentarios, optimizando el trabajo en equipo;
- Funciona en cualquier dispositivo conectado a internet y se integra bien con otras herramientas y aplicaciones externas.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- Recursos limitados para procesos complejos: no sustituye herramientas especializadas para gestión de procesos o automatización más avanzada;
- Su funcionalidad se reduce en conexiones lentas o cuando no hay disponibilidad de internet;
- Posee limitaciones para adaptar flujos de trabajo específicos o crear soluciones a medida para la empresa.
QIVE
El QIVE es un software que automatiza rutinas con documentos fiscales, es decir, ayuda con la digitalización de procesos tributarios y financieros.
Puntos positivos del sistema
- Reducción de errores al eliminar trabajos manuales;
- La plataforma ayuda a las empresas a mantener la conformidad fiscal, garantizando que todos los documentos sean almacenados conforme a los requerimientos legales;
- Al automatizar procesos y eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos, QIVE contribuye a reducir costos operativos.
¿Por qué podría no atender completamente tu operación?
- El sistema no elimina la necesidad de recibir facturas y comprobantes en papel;
- Al estar enfocado únicamente en el área financiera, es necesario buscar otras soluciones para expandir la digitalización de procesos a toda la empresa;
- Es importante evaluar cuidadosamente las posibilidades de integración para asegurarte de que la herramienta pueda satisfacer las necesidades de tu equipo.
¿Cómo elegir la herramienta ideal para digitalizar procesos en tu empresa?
Ante tantas opciones de tecnologías para digitalización empresarial, es esencial seguir algunos pasos para tomar la decisión correcta. Aquí te los presentamos:
Conoce las funcionalidades
- Investiga a fondo sobre los recursos que ofrece una herramienta para digitalizar procesos;
- Contacta a los proveedores, solicita demostraciones y realiza pruebas gratuitas;
- Así podrás descubrir si la tecnología se ajusta a las necesidades específicas de tu negocio o departamento;
- Infórmate sobre la integración con otras soluciones;
- Asegúrate de que el sistema o plataforma sea fácil de integrar con otras herramientas.
Al final, la conexión entre tecnologías de automatización mejora la comunicación entre áreas, además de potenciar la disponibilidad de datos y brindar una visión completa del desempeño de la organización.
Evalúa el costo-beneficio
Siempre evalúa las ventajas a mediano y largo plazo al considerar el costo-beneficio de una herramienta para digitalizar procesos. En este sentido, se recomenda calcular el Retorno de Inversión (ROI) esperado.
Recuerda: ni todas las ganancias son tangibles. Por ejemplo, el fortalecimiento de la cultura digital es algo valioso que no siempre puede medirse directamente.
Busca referencias
Realiza benchmarkings y platica con otras empresas que usen la solución en cuestión. Esto puede darte buenas ideas y aclarar dudas.
Además, revisa las opiniones de usuarios en redes sociales y buscadores para conocer sus experiencias.
Considera la escalabilidad del producto
Evalúa la posibilidad de ampliar fácilmente el uso del sistema. Si necesitas expandir su uso a otras áreas o incluir nuevos usuarios, ¿el proceso sería sencillo?
La escalabilidad es clave para invertir en una herramienta que realmente valga la pena a largo plazo.
Entiende cómo funciona el soporte
¿Qué canales de atención que el proveedor del software dispone para soporte técnico? ¿Qué dicen los usuarios sobre este servicio?
Investiga e infórmate para asegurarte de que recibirás el apoyo necesario cuando surjan dudas o problemas técnicos.
¿Por qué el Checklist Fácil es la herramienta ideal para digitalizar procesos?
El Checklist Fácil cumple con todos los criterios mencionados anteriormente, y además cuenta con características que hace de este software la mejor opción para digitalizar procesos en las empresas:
- Más de 14 mil evaluaciones en Google Play, con una calificación promedio de 4.8;
- Estabilidad superior al 99%, garantizada en contrato;
- Soporte técnico con una calificación superior al 96;
- Configuraciones flexibles que se adaptan a cualquier empresa o departamento;
- Planes accesibles y un ROI del 204% en tres años.
Por estas razones, más de 2.000 empresas en toda América Latina ya han ahorrado más de 47 millones de pesos, evitando más de 96 millones de impresiones en papel y optimizando más de 420 mil horas de trabajo al año.
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