Reducción de costos corporativos es un conjunto de prácticas diseñadas para promover la sostenibilidad financiera de una organización. Además de la disminución de gastos, esta estrategia incluye la optimización del uso de los recursos, acciones de prevención de pérdidas y mapeo de procesos.
Aumentar las ventas y retener a los clientes son buenas estrategias para mantener el flujo de caja, pero no son las únicas. Sin un buen plan de reducción de costos, el equilibrio financiero puede verse comprometido, sobre todo en un mercado tan volátil y competitivo como el actual.
A pesar de ello, la reducción de costos no debe aplicarse sin considerar una serie de cuestiones. En definitiva, se trata de una medida para controlar los ingresos y, por lo tanto, no debe hacerse de forma que afecte a la calidad de la operación en su conjunto.
Para ello, hay que entender las diferencias entre costos y gastos, saber identificar los gastos innecesarios y elaborar un plan de acción para reducir los costos que ofrezca beneficios sostenibles para la empresa. ¿Cómo se puede hacer todo esto? Sigue leyendo y descúbrelo.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
Digitaliza procesos e inspecciones para aumentar la seguridad de tu operación
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¿Cómo elaborar un plan de acción para reducir costos? 10 consejos prácticos
Eliminar gastos innecesarios debe ser un movimiento estratégico y prudente. Aquí hemos reunido 10 consejos sobre cómo reducir costos sin afectar a la calidad de tu operación:
1. Analizar la situación financiera
El primer paso para reducir los gastos y optimizar la gestión de costos de la empresa es analizar la situación financiera. Conviene tomar nota de todos los gastos e ingresos de la organización, de lo que realmente es prioritario y de lo que es esencial para la continuidad del negocio.
En este análisis deben participar los responsables de área, para que puedan hacer una evaluación del valor de cada gasto, señalando la importancia y el uso de cada partida, así como proponiendo el uso de alternativas que puedan utilizarse.
2. Identificar gastos, desperdicios y costos invisibles
¿Has pensado alguna vez cuánto tiempo se tarda en actualizar las hojas de cálculo para supervisar un proceso? ¿O cruzar los datos de estas hojas de cálculo para generar un único informe?
Puede parecer un detalle, pero algunas empresas incluso contratan a una persona exclusivamente para este fin. Es decir, además de aumentar los costos de gestión, existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos e información inexacta.
Cuando un gasto, inofensivo a primera vista, ya forma parte de la rutina de la empresa, lo llamamos costo invisible. Los costos invisibles son complejos, difíciles de identificar y es casi imposible que una empresa no viva con ellos. Pueden estar en procesos lentos, retrabajos, etc.
3. Establecer objetivos inteligentes de reducción de costos
Cuando se trata de reducir gastos, muchas empresas cometen el error de reducir aquellos que repercuten directamente en la calidad del producto o servicio ofrecido al cliente. Los consumidores, a su vez, se dan cuenta de la diferencia y dejan de comprar, lo que provoca un efecto rebote en el volumen de negocio.
El despido de empleados, el recorte de proveedores de confianza o incluso la pérdida de productividad en la producción son escollos para quienes quieren ahorrar manteniendo el potencial de ventas en el mercado.
Por eso es esencial fijar objetivos inteligentes para contener las partidas que no son esenciales para el negocio. En la fase de análisis, los directivos ya han identificado alternativas, por lo que ahora les toca decidir cuáles son las mejores estrategias de reducción de costos.
4. Automatizar y optimizar procesos
La automatización de procesos es una forma eficaz de optimizar los servicios de tu empresa y, al mismo tiempo, reducir los costes. Esta estrategia también simplifica las rutinas de los empleados de los departamentos automatizados.
Es interesante utilizar la automatización para tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos y las facturas correspondientes a los pedidos de compra. Muchos empleados ya están sobrecargados con sus tareas cotidianas, por lo que la automatización les da la oportunidad de centrarse en las tareas más importantes.
Es más, no se pueden tomar decisiones financieras acertadas si no se tiene una visión precisa del estado actual. Como la automatización mantiene registros de todos los proyectos, facturas e informes, se obtiene acceso instantáneo a los datos.
5. Invertir en la formación de los empleados
Invertir en formación y cualificación es una buena estrategia de reducción de costos. En un mercado cada vez más competitivo, contar con empleados cualificados es uno de los mayores activos de una empresa.
Formar y desarrollar a los empleados es fundamental para el futuro de tu organización. En lugar de hacer frente a los elevados gastos de rotación y despido, ¿por qué no invertir en los que ya forman parte de la empresa?
Por eso, las estrategias orientadas a la formación del personal y a la valorización de la cultura organizativa generan beneficios muy importantes.
6. Implicar a todo el equipo en el plan de acción
La reducción de costos solo será realmente eficaz si participan todos los empleados de la empresa. Por eso es necesario asegurarse de que todos los equipos comprenden y colaboran para alcanzar los objetivos establecidos.
La implicación del equipo alinea las expectativas y refuerza un vínculo de confianza entre las partes, que es un factor clave para tener éxito en esta fase.
Por lo tanto, intenta demostrar lo importante que será la reducción de costos para la empresa y para cada profesional implicado. Es necesario que todos salgan de las reuniones con la certeza de que seguir el plan general es el mejor camino a seguir.
7. Implantar soluciones tecnológicas
El aferramiento a los viejos hábitos y la dificultad de reemplazar los procesos analógicos están retrasando el giro tecnológico de muchas empresas. El mundo y el mercado avanzan y quienes no invierten en tecnología ya se están quedando atrás respecto a la competencia.
La tecnología adecuada permite reducir costos, optimizando y racionalizando actividades con muchos pasos operativos que requieren control y gestión de tareas. También son esenciales para reducir el uso de papel e identificar gastos innecesarios.
Algunos softwares, como Checklist Fácil, permiten supervisar los procesos en tiempo real y dan a los gestores una idea exacta de todo lo que interviene en la operación. Esto permite aplicar la reducción de costes a la empresa de princípio a fin.
8. Establecer un presupuesto claro para cada área
Como hemos visto, implicar a toda la empresa es un factor crucial en un plan de acción para reducir los costos de forma eficaz. Sin embargo, segmentar las acciones es una estrategia inteligente.
Por eso hay que definir un presupuesto claro para cada área de la empresa, implicando a los líderes de cada sector en esta definición. A continuación, comunica – también de forma asertiva – este presupuesto a los empleados.
Al implementar un presupuesto claro y, además, un techo de gastos para los sectores, los resultados tienden a ser más eficaces.
9. Caracterizar los costos como estratégicos y no estratégicos
Así como es importante identificar el desperdicio y los gastos invisibles, es esencial caracterizar los costos como estratégicos y no estratégicos. Los costos estratégicos son los que pueden considerarse inversiones. Un buen ejemplo es el gasto en campañas de marketing.
Los costos no estratégicos, por otro lado, son gastos necesarios (e incluso esenciales) para que la operación funcione, pero que no tienen un impacto directo en el aumento de las ganancias. Un ejemplo son los gastos de electricidad.
¿Por qué es importante hacer esta caracterización? Para aumentar la eficiencia de los gastos estratégicos. Maximizar la eficiencia de estos gastos implica establecer nuevos objetivos que puedan aportar un mayor Retorno de la Inversión (ROI).
10. Controlar las medidas de reducción de costos
Por último, es importante comprobar periódicamente que los objetivos fijados para la reducción de costos se están cumpliendo realmente.
Esta medida también ayuda en la gestión de los objetivos empresariales, ya que el seguimiento permite saber si las decisiones tomadas están surtiendo realmente efecto o si deben ser revisadas por los gestores junto con el consejo de administración.
Es fundamental realizar este seguimiento de forma constante (y no solo en momentos puntuales, como cierres mensuales o anuales). De este modo, se puede detectar la necesidad de cambiar las acciones y estrategias utilizadas para alcanzar los objetivos.
Ejemplos de acciones para reducir costos en la empresa
Ahora que ya conoces los pasos para reducir los gastos empresariales, necesitas entender dónde se puede aplicar la reducción de costos en la práctica. Aquí tienes algunos ejemplos para optimizar el presupuesto y los recursos financieros de tu empresa:
- Optimiza la gestión de existencias para evitar pérdidas de recursos o mercancías;
- Prioriza las acciones de seguridad laboral para evitar accidentes, bajas laborales, multas y paros;
- Controla el clima organizativo para evitar la rotación de empleados;
- Integra y normaliza los procesos para minimizar las repeticiones, los residuos o el ruido en la comunicación de la información;
- Planifica un plan de acción para prevenir pérdidas comerciales, financieras y organizativas, entre otras;
- Crea una relación duradera con los proveedores con vistas a la rentabilidad y los precios especiales;
- Renegocia los contratos cuando sea necesario y desechar los que ya no merezca la pena mantener.
¿Cómo el Checklist Fácil ayuda a reducir costos a empresas de distintos segmentos?
Hacer un uso estratégico del presupuesto determinado para la operación es una necesidad para las empresas que quieren destacarse de la competencia, reducir costos y mantener la salud financiera. Un software de digitalización, como el Checklist Fácil, es una herramienta importante en este proceso.
Líder en estandarización de procesos en América Latina, Checklist Fácil ha ayudado a impulsar los resultados y la eficiencia operativa de más de 1.700 empresas en más de 14 países. Cuenta con más de 150 funcionalidades, tales como:
- Seguimiento de datos en tiempo real;
- Integración de la información sin ruido de comunicación;
- Informes y Dashboards personalizados;
La digitalización de procesos utilizando Checklist Fácil tiene un impacto directo en los costos y es un gran aliado en la reducción de costos sin comprometer la calidad del producto o servicio. Conoce algunos datos:
- Ocyan, por ejemplo, redujo 200 kg de papel al año en sus operaciones, reduciendo así los costos operativos;
- Milplan Engenharia ahorró 26.000 reales en papel;
- Schulz consiguió una reducción del 90% en la impresión de papel.
Todo esto solo fue posible con procesos más inteligentes y digitales, algo que proporciona Checklist Fácil con una interfaz fácil, intuitiva y altamente personalizable para todo tipo de empresas.
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