La matriz de riesgo es una herramienta utilizada para identificar, evaluar y priorizar los riesgos en procesos o proyectos. De esta manera, es responsable por clasificar la probabilidad de ocurrencia e impactos, facilitando la toma de decisiones para mitigar los riesgos de manera eficaz.
La matriz de riesgos es una herramienta fundamental en la gestión empresarial, ya que permite identificar, evaluar y gestionar peligros potenciales que pueden afectar tanto a proyectos específicos como la operación general de una organización.
Al igual que otros ámbitos, el entorno empresarial también está lleno de incertidumbres que pueden impactar significativamente los resultados, por lo que contar con una matriz de riesgos bien estructurada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Por esa razón te traemos este contenido en el que conocerás qué es una matriz de riesgo, por qué es crucial para la gestión empresarial y cómo puedes crear una que sea efectiva para tu organización.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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Qué es una matriz de riesgos
Una matriz de riesgos, conocida también como matriz de control de riesgos, es una herramienta utilizada durante la etapa de evaluación de contingencias en la planificación del proyecto.
Esta herramienta identifica y registra la probabilidad de que ocurran problemas y evalúa el posible daño o interrupción que pueden causar, volviéndola así indispensable en cualquier plan de trabajo.
Este tipo de matriz proporciona una representación visual del análisis de riesgos, clasificándolos según su nivel de probabilidad y su gravedad o impacto.
Además, permite a todos los miembros del equipo obtener una visión completa de las amenazas asociadas al proyecto, considerando elementos internos y externos.
Los factores internos abarcan procesos empresariales como la ciberseguridad, la gestión de recursos humanos, el mantenimiento a equipos y maquinarias, las obligaciones fiscales, la seguridad laboral y la comunicación organizacional.
Por otro lado, los factores externos incluyen elementos como los desastres naturales, el entorno político, las crisis económicas y las condiciones del mercado.
¿Cómo es una matriz de riesgos?
Generalmente, se presenta en forma de tabla, en donde se pueden observar, por un lado, la posibilidad de que ocurra un riesgo, y por otro, las consecuencias que este podría tener en la organización o en el proyecto.
Esto permite clasificar los riesgos más críticos en categorías de bajos, moderados o altos, facilitando la asignación de recursos y la planificación de estrategias de mitigación adecuadas para abordar los más críticos y minimizar su impacto negativo.
El nivel de riesgo se calcula multiplicando la probabilidad del evento adverso por su impacto. La probabilidad se refiere a la frecuencia con la que puede ocurrir el evento, mientras que el impacto evalúa la repercusión que tendría en el rendimiento de la empresa.
Para facilitar la interpretación de esta información a las partes interesadas, se podría escribir un informe técnico con todos los detalles inherentes.
¿Cuáles son los tipos de riesgo?
Durante la elaboración de una matriz de riesgos, ocurre algo parecido a un mapeo de procesos, en el que es esencial realizar una lluvia de ideas para generar una lista de posibles peligros. Estos riesgos generalmente se clasifican en las siguientes categorías:
- Riesgo estratégico: está relacionado con decisiones y el desempeño estratégico, como seleccionar un proveedor o un software inadecuado para el proyecto.
- Riesgo operativo: involucra errores en los procesos o procedimientos, como una planificación deficiente, una mala inspección de calidad o falta de comunicación entre los equipos.
- Riesgo financiero: incluye eventos que pueden causar pérdidas económicas para la empresa, tales como fluctuaciones del mercado, litigios o la competencia.
- Riesgo técnico: se refiere a problemas relacionados con la tecnología, como violaciones de seguridad, cortes de energía, interrupciones del servicio de Internet o daños a la propiedad.
- Riesgo externo: son aquellos que están fuera de tu control, como inundaciones, incendios, desastres naturales o pandemias.
Dependiendo de la industria en la que te desempeñes, es posible que existan otras categorías a considerar.
Por ejemplo, si trabajas con clientes gubernamentales, es recomendable incluir amenazas legales. Si tu empresa comercializa productos físicos, también deberías evaluar los riesgos de fabricación.
¿Para qué sirve una matriz de riesgos?
1. Detección de riesgos
Una matriz de riesgos es fundamental para identificar y registrar de manera sistemática los posibles peligros que podrían afectar un proyecto. De hecho, es esa su esencia.
2. Valoración de riesgos
Esta herramienta también permite evaluar tanto la probabilidad de ocurrencia de un riesgo como su impacto en los objetivos del proyecto o de la empresa.
3. Priorización de riesgos
Ayuda a clasificar los riesgos según su nivel de probabilidad e impacto, permitiendo que los recursos y la atención se concentren en las contingencias más críticas.
4. Guía para la toma de decisiones
Proporciona datos objetivos y cuantitativos que respaldan la toma de decisiones informadas sobre la gestión de riesgos y la implementación de estrategias de mitigación.
5. Soporte en la planificación
Sirve como base para desarrollar planes de repuesta a las amenazas, especificando cómo la organización manejará y resolverá cada contingencia identificada.
6. Monitoreo y control continuo
Permite un seguimiento constante de las amenazas durante todo el proyecto y facilita el ajuste de las estrategias de gestión según sea necesario, asegurando un control efectivo de las contingencias.
La digitalización de procesos puede ayudar a potenciar los beneficios ofrecidos por la matriz de riesgos.
¿Qué se necesita para elaborar una matriz de riesgo?
Para elaborar una matriz de riesgos efectiva, se deben considerar los siguientes elementos clave:
- Identificación de riesgos: Identificar los peligros asociados a las actividades de la empresa y priorizarlos según su relevancia.
- Determinación de la probabilidad y el impacto: evaluar la probabilidad de que ocurran los riesgos y su impacto potencial, utilizando clasificaciones cualitativas o cuantitativas.
- Evaluación de la calidad de gestión: analizar la eficacia de los controles establecidos por la empresa para mitigar las amenaza, con el objetivo de reducir el indicador de riesgo inherente neto.
- Cálculo del riesgo neto o residual: Calcular el riesgo residual teniendo en cuenta la materialización de las amenazas inherentes y la eficacia de la gestión de la empresa, para tomar decisiones informadas sobre la continuidad de las actividades o el refuerzo de los controles.
¿Cómo elaborar una matriz de riesgos?
Antes de elaborar una matriz de riesgos, es crucial definir un marco de referencia o metodología para la gestión de riesgos, como la norma ISO 31000 o el marco COSO.
Una vez definido el marco e identificados las amenazas de tu empresa, sigue estos pasos para crear e implementar tu matriz de riesgos:
Identifica y prioriza los riesgos
Identifica los peligros relevantes para tu empresa y priorízalos según su relevancia. Algunos ejemplos incluyen: interrupciones en el suministro, ciberataques, catástrofes naturales, daños en equipos, alta rotación del personal e incumplimientos legales.
Evalúa la frecuencia y el impacto
Clasifica los riesgos por su probabilidad de ocurrencia y su impacto utilizando una escala del 1 al 5, donde 1 es improbable/insignificante y 5 es frecuente catastrófico.
Ejemplo: una empresa de tecnología identifica el riesgo de una interrupción del servicio de Internet como probable (4) y con un mayor impacto (4). Esta interrupción puede detener operaciones críticas, afectando la entrega de servicios a los clientes.
Evalúa y clasifica los riesgos para determinar los más críticos. Una vez aplicados los controles, los riesgos inherentes se convierten en amenazas residuales.
Representa gráficamente todos los riesgos evaluados
Utiliza un mapa de riesgos con colores verde, amarillo, naranja y rojo para facilitar la visualización.
Esto te ayudará a identificar claramente los más críticos y a gestionar acciones para prevenirlos o mitigarlos de manera efectiva.
Mantén los riesgos siempre presentes con la matriz de riesgos
La matriz de riesgos es una herramienta fundamental para identificar y evaluar riesgos, priorizar acciones y mejorar la resiliencia organizacional, lo que la hace indispensable para cualquier empresa que quiera fortalecer su capacidad de gestión y su adaptación a la incertidumbre.
Asimismo, contar con herramientas que permitan aplicar esta estrategia de manera efectiva, como el Checklist Fácil, también es clave. Esta plataforma facilita el monitoreo continuo de procesos, la automatización de planes de acción y la generación de informes detallados.
Con ella, tu empresa puede optimizar sus operaciones mediante el uso de checklists digitales que aseguran la precisión, la eficiencia y la seguridad de los datos recopilados.
Y gracias a sus funciones como alertas, recordatorios y análisis en tiempo real, es posible tomar decisiones informadas y proactivas que impulsen el éxito empresarial a largo plazo.
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