En la rutina diaria, la mayoría de los gerentes se enfrenta al desafío de alcanzar metas ambiciosas e inspirar a sus equipos a alcanzar todo su potencial, ya que solo de esta manera las empresas pueden crecer. En este contexto, la metodología OKR se convierte en tu mejor aliada. Se trata de un enfoque estratégico probado para superar desafíos y aumentar la productividad de una organización.
Es por esta razón que, reconociendo su importancia, hemos elaborado este artículo con el propósito de explicar todo lo que necesita saber al respecto. ¿Qué es la metodología OKR, cuáles son sus beneficios, ejemplos, cómo aplicarla y mucho más? ¡Sigue leyendo!
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Qué es la metodología OKR?
OKR, que significa Objetivos y Resultados Clave, es una metodología ágil de gestión orientada a simplificar los objetivos de una empresa y a facilitar el logro de metas. En resumen, esta metodología se encarga de establecer, medir y evaluar los resultados y objetivos de una organización, posibilitando así la implementación de mejoras.
Este sistema fue desarrollado en la década de 1990 por el ex CEO de Intel, Andrew Grove y se desglosa en dos componentes: “Objectives” (Objetivos) y “Key Results” (Resultados Clave). Los objetivos representan las metas que la organización busca lograr, mientras que los resultados clave son indicadores que reflejan el avance hacia los resultados deseados.
Beneficios de la metodología OKR
La adopción de esta metodología ofrece varias ventajas para las empresas, tales como:
- Establecer objetivos y resultados clave de forma clara.
- Asegurar la alineación de equipos, garantizando que todos estén conscientes de los objetivos y logros alcanzados.
- Priorizar lo más importante, permitiendo enfocarse en lo esencial para la organización.
- Aumentar la transparencia al proporcionar a los gerentes visibilidad de los objetivos y resultados.
- Fomentar la responsabilidad y el compromiso del equipo.
- Facilitar la identificación de oportunidades de mejora y la implementación de acciones de mejora continua.
- Ofrecer flexibilidad para adaptarse a la naturaleza cambiante del negocio y del mercado.
Ejemplos de OKR
Para brindar una comprensión más clara de cómo opera la metodología, a continuación, presentamos tres ejemplos prácticos de OKR:
Objetivo: aumentar las ventas de Navidad en un 20% en comparación con el año anterior.
Resultados clave (KR):
1. Aumentar el número de nuevos clientes en un 15%.
2. Lograr que el 35% de los clientes antiguos realicen una nueva compra.
3. Aumentar la tasa de conversión de leads en un 10%.
Objetivo: llegar a ser una autoridad en tu sector.
Resultados clave (KR):
1. Aumentar el tráfico del sitio web en un 30% mediante estrategias de marketing digital.
2. Establecer asociaciones con 5 influenciadores del sector.
3. Alcanzar 20,000 seguidores en las redes sociales en el próximo trimestre.
Objetivo: ser una empresa más sustentable.
Resultados clave (KR):
1. Compensar parte de las emisiones de carbono a través de la plantación de árboles mensualmente.
2. Implementar el uso de energía solar en las oficinas.
3. Reducir en un 30% el desperdicio y la generación de residuos.
¿Cómo implementar la metodología OKR?
A continuación, te mostraremos los 5 pasos para aplicar este método de gestión:
1- Establecer los objetivos ambiciosos
El enfoque de esta metodología es en la definición de metas desafiantes que impulsen el crecimiento y el progreso en la organización. Sin embargo, es fundamental que estas metas sean realistas para asegurar que sean alcanzables.
2- Establecer los resultados clave cuantificables
Es fundamental elegir resultados clave que puedan mostrar el avance hacia los objetivos establecidos. Estos resultados deben ser cuantificables para una evaluación precisa.
3- Establecer los plazos
Es fundamental asignar plazos concretos a cada resultado clave, de manera que estén claramente visibles para todos los colaboradores implicados. Estos plazos pueden variar según el objetivo, ya sea trimestral, semestral o anual
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4- Realizar evaluaciones regulares del progreso
Establecer un calendario de evaluaciones periódicas es fundamental para medir el progreso, identificar posibles obstáculos y destacar oportunidades de mejora. Además, esto garantiza que la organización siga el rumbo adecuado.
5- Implementar un sistema de monitoreo
Para asegurar el éxito en la ejecución de este enfoque, es esencial invertir en una comunicación efectiva. Por lo tanto, es importante establecer un sistema que permita seguir de cerca el progreso de los OKR. Esto puede lograrse mediante el uso de hojas de cálculo, software de gestión, asignación de responsabilidades en el equipo y otras herramientas disponibles.
¿Cuál es la diferencia entre OKR y KPI?
Los OKR se caracterizan por combinar los objetivos de la empresa con los resultados clave que señalan el desempeño de dichos objetivos, mientras que los KPI son métricas de rendimiento que evalúan el desempeño de áreas o acciones específicas.
Para ilustrar este punto, consideremos una empresa que busca mejorar la satisfacción del cliente como objetivo. Un resultado clave en este caso podría ser alcanzar una calificación promedio de 4.7 estrellas, ya que es una métrica cuantificable que refleja si la empresa está progresando en la dirección correcta.
En contraste, un KPI adecuado podría ser el tiempo promedio de respuesta en el chat, puesto que esta métrica mide la eficiencia del servicio al cliente en términos de velocidad de respuesta.
Cómo definir objetivos realistas con la metodología OKR
La definición de metas realistas es un paso crucial. A continuación, te ofrecemos algunos consejos para establecer tus objetivos:
- Selecciona metas que puedan medirse mediante métricas cuantificables.
- Evalúa los recursos disponibles, como el capital, la fuerza laboral, el espacio físico, la presencia en línea y otros.
- Ten en cuenta el tamaño de tu empresa y las posibles limitaciones que puedas enfrentar.
- Fomenta la participación de todo el equipo en la definición de los OKR, ya que las aportaciones de las personas pueden ser muy valiosas.
- Establece plazos concretos para alcanzar tus objetivos.
Cómo hacer seguimiento de los OKR y mejorar tus resultados
Para supervisar de manera efectiva los Objetivos y Resultados Clave (OKR) y mejorar los resultados, es esencial llevar a cabo revisiones periódicas que se adapten a las necesidades de tu organización. En el marco de estas revisiones, es crucial analizar y optimizar los resultados obtenidos.
Además, fomentar la participación activa de tus colaboradores en este proceso es fundamental. Esto puede lograrse mediante reuniones de seguimiento donde todos pueden aportar sus opiniones, creando así una cultura de responsabilidad entre los miembros del equipo.
Asimismo, es esencial aprender de los errores y realizar mejoras continuas para ajustar los procesos y garantizar la eficacia de tu empresa.
Los OKR tienen el potencial de transformar la realidad de los negocios y ayudarlos a alcanzar sus objetivos más ambiciosos de manera rápida. Es importante destacar que esta metodología es altamente valorada en el mercado debido a sus numerosos beneficios y su facilidad de implementación. Es decir, ventajas como una visión más amplia del negocio, la participación activa del equipo y mejores resultados son ejemplos de los beneficios que ofrece.
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