Se entiendo por proyecto de mejora continua a una estrategia cuyo propósito principal radica en mejorar y perfeccionar los procesos, productos y servicios de una empresa.
Su importancia se debe a que en el mundo empresarial, la búsqueda constante de la excelencia y la optimización es un objetivo primordial para mantenerse competitivos y adaptarse a un entorno en constante evolución.
Sin embargo, esto representa un desafío bastante difícil de afrontar.
Por esa razón, en este artículo te mostraremos en detalle qué es un proyecto de mejora continua y cómo puede impulsar el crecimiento y la eficiencia de tu empresa.
¿Quieres descubrir cómo esta metodología puede llevar a tu empresa hacia la excelencia operativa? ¡Sigue leyendo!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
Digitaliza procesos e inspecciones para aumentar la seguridad de tu operación
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¿Qué es un proyecto de mejora continua?
Un proyecto de mejora continua es una iniciativa que tiene como objetivo lograr mejoras progresivas en un producto, proceso o área dentro de una organización.
Estos esfuerzos buscan tanto mejoras graduales a lo largo del tiempo como mejoras significativas que generen un impacto inmediato.
No obstante, es fundamental evaluar y ajustar constantemente estas mejoras en términos de su eficiencia, efectividad y flexibilidad.
¿Qué son los 7 pasos para la mejora continua?
Estos son los 7 pasos que te recomendamos seguir al implementar la mejora continua en tu empresa:
1. Identifica áreas de mejora
El primer paso en el proceso de mejora continua consiste en identificar la situación actual de la empresa. Para ello, es importante abordar una pregunta fundamental: ¿cuáles son los problemas recurrentes a los que te enfrentas?
Puede que existan dificultades en la calidad del servicio al cliente, en la entrega de productos o en la eficiencia de los equipos.
Sea cual sea el caso, es importante definir y clarificar el problema en cuestión para avanzar al siguiente paso.
2. Establece las métricas a utilizar
Una vez que hayas identificado el problema, es necesario definir las métricas que te ayudarán a evaluar si la situación está mejorando o empeorando.
Sin embargo, es crucial que estos indicadores sean objetivos y fácilmente medibles, ya que proporcionarán una visión objetiva del estado de la mejora continua de procesos.
Por ejemplo, si has identificado que los niveles de satisfacción del cliente son bajos, puedes utilizar métricas como el CES (Customer Effort Score), CSAT (Customer Satisfaction Score) o NPS (Net Promoter Score).
Estas métricas te permitirán obtener información cuantitativa sobre el nivel de satisfacción del cliente y su evolución a lo largo del tiempo.
3. Recopila los datos
El tercer paso en el proceso de mejora continua de procesos consiste en recopilar todos los datos relevantes relacionados con el problema identificado. Es a través de esta información que podrás identificar necesidades, problemas y oportunidades de cambio.
Tomando como ejemplo una empresa que enfrenta dificultades en la calidad del servicio al cliente, estos datos le proporcionarán una visión más clara de las causas subyacentes y permitirán identificar áreas de mejora específicas.
4. Analiza los datos
Luego de haber recopilado los datos, es importante identificar la información relevante y determinar cómo obtenerla. Esto conducirá al diseño de una estrategia estructurada para recopilar, almacenar y analizar los datos de manera consistente y regular.
5. Estudia la información reunida
Una de las ventajas de establecer métricas y realizar un seguimiento regular es la capacidad de identificar tendencias.
En este paso, es importante comprender los estándares de comportamiento que se repiten y las circunstancias que promueven o dificultan estas acciones. Este análisis proporcionará una base sólida para tomar medidas efectivas.
6. Convierte los datos en conocimiento relevante
Después de analizar los datos, es importante compartir de manera clara y precisa los resultados del proceso de mejora implementado con las partes interesadas de la empresa. Esto implica presentarles una imagen transparente y objetiva de los resultados obtenidos.
7. Implementar los cambios
El último paso es bastante simple: llevar a cabo la implementación de los cambios necesarios.
Para lograr una mejora continua en los procesos de tu empresa, es fundamental actuar con base en los problemas diagnosticados y oportunidades de solución que hayas identificado.
¿Cómo hacer un proyecto de mejora continua?
Existen diversas herramientas que pueden ayudar en la elaboración de un proyecto de mejora continua, como Six Sigma, Lean, Kaizen, entre otras.
No obstante, los expertos en el campo parecen coincidir en que el Círculo de Deming, también conocido como el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), constituye el marco fundamental de cualquier proceso de mejora.
A continuación examinaremos cuáles son sus elementos básicos a la hora de hacer un proyecto de mejora continua.
1. Planificar (Plan)
Se establecen los objetivos del proyecto de mejora, se acuerdan los indicadores de medición y se identifican los problemas u obstáculos existentes.
2. Hacer (Do)
Se lleva a cabo la implementación del plan de mejora de manera exhaustiva y sistemática, prestando atención a cada fase y plazo del proceso.
3. Verificar (Check)
Una vez completadas las tareas de mejora, se procede a verificar los resultados obtenidos. Se evalúa si se han realizado las mejoras necesarias y se compara con los objetivos establecidos al inicio.
4. Ajustar (Adjust)
Se reconocen y abordan los nuevos fallos o inconvenientes que puedan surgir durante el proceso de mejora. Los equipos de trabajo proponen soluciones y alternativas para resolverlos y se registra la experiencia adquirida.
¿Cómo la tecnología puede ayudar?
La tecnología desempeña un papel fundamental en un proyecto de mejora, ya que ofrece numerosas herramientas y recursos que pueden potenciar el proceso.
Algunas de las formas en las que la tecnología puede ayudar en un proyecto de mejora continua son:
- Permite recopilar datos de una manera más eficiente y precisa, a través de sistemas de información, sensores, aplicaciones y otras herramientas. Esto ayuda a identificar estándares y áreas de mejora;
- automatiza tareas repetitivas, liberando tiempo para actividades más importantes en el proyecto de mejora continua;
- facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo, incluso a distancia;
- mejora el seguimiento en tiempo real de indicadores clave, permitiendo evaluar el impacto de las mejoras implementadas;
- hace posible la recopilación de la retroalimentación de clientes y empleados, proporcionando información valiosa para identificar áreas de mejora y orientar futuras acciones.
En definitiva, un proyecto de mejora continua se presenta como una poderosa estrategia para impulsar el crecimiento y la eficiencia en las organizaciones.
A través de la aplicación de los pasos que describimos anteriormente, tu empresa puede alcanzar niveles más altos de excelencia operativa.
En este sentido, una herramienta que te permita realizar las auditorías de tu organización con checklists en línea, es sin duda una aliada fundamental a la hora de llevar a cabo un proyecto de mejora continua.
