Asegurar la calidad de las operaciones, productos o servicios es fundamental para cualquier empresa, ya que puedes alcanzar rápidamente tus objetivos, por ejemplo, aumentar las ventas y la credibilidad en el mercado. Sin embargo, esta no es una tarea sencilla, pero puede simplificarse implementando un sistema de gestión de calidad.
La implantación de un sistema de gestión de la calidad implica una serie de pasos que deben seguirse estrictamente para poder obtener el certificado del SGC. Esta certificación agrega valor a una empresa, ya que sirve como certificado de calidad internacional del producto.
¿Quieres saber más sobre SGC? Si respondiste que sí, continúa leyendo este post. Qué es, cuál es su propósito, beneficios y cómo implementarlo en tu negocio son algunos de los temas tratados. ¡Disfrútalo!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es el Sistema de Gestión de la Calidad?
QMS, o Sistema de gestión de calidad, es un modelo de administración que se enfoca en crear parámetros para entregar productos que cumplan con las expectativas del cliente.
Este sistema funciona para coordinar prácticas que aseguren la mejora continua de los servicios y productos que ofrece una organización. Y esto se logra mediante la integración de mecanismos que satisfagan las políticas de calidad establecidas por los organismos de control y por la propia empresa.
Su enfoque abarca todos los aspectos dentro de una institución que, directa o indirectamente, influyen en su calidad: personas, procesos, tecnologías, socios comerciales, entre otros.
¿Cuál es el objetivo del Sistema de Gestión de la Calidad?
Un sistema de gestión de calidad tiene como objetivo organizar los procesos de una empresa para que sus productos y/o servicios cumplan con los estándares de calidad esperados. De esta forma se puede garantizar la satisfacción del cliente y la competitividad de la marca en el mercado.
Su propósito es también sensibilizar a todas las áreas e involucrados sobre los estándares requeridos para que los lineamientos de calidad sean parte de la cultura organizacional, reflejada en sus productos y/o servicios.
Un SGC es una herramienta que debe ser aplicada continuamente en una organización para que se adapte a los cambios del mercado y alcance la excelencia.
Importancia y beneficios del SGC para las empresas
Si una empresa no garantiza la satisfacción de sus clientes, difícilmente podrá mantenerse en el mercado. Por lo tanto, es fundamental desarrollar estándares y/o lineamientos para orientar a los gerentes y empleados sobre cómo garantizar la calidad en sus operaciones.
En este sentido, la implementación de sistemas de gestión de la calidad, como la ISO 9001, puede ayudar. Además de garantizar la calidad de sus productos y la satisfacción del consumidor, ayuda a su empresa a obtener la certificación de calidad.
Para clarear sua mente, destacamos abaixo os principais benefícios que um SGC pode proporcionar ao seu negócio:
- Asegura la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la empresa;
- Permite un mejor control de las etapas de los procesos internos;
- Reduce las inconformidades;
- Aumenta la satisfacción de los clientes, fidelizándolos con la marca;
- Disminuye pérdidas en procesos, reduciendo costos y preservando la salud financiera de la organización;
- Posibilita la mejora continua de las operaciones, tornando la organización más eficiente y productiva;
- Mejora la reputación de la empresa en el mercado, convirtiéndola en una referencia;
- Garantiza una ventaja competitiva.
- Ayuda a mejorar las ventas y, en consecuencia, las finanzas de la organización.
¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de la Calidad?
Estas son las etapas de implementación de un sistema de gestión de calidad:
Elige un método de implementación
Hay un gran número de certificaciones de calidad disponibles en el mercado, y cada una tiene unas características específicas. El primer paso es elegir el que mejor se adapte a tu negocio, lo que se puede hacer con la ayuda de una consultoría especializada.
Evalúa la gestión de calidad actual de la institución.
El próximo paso es hacer una evaluación detallada de las herramientas/procesos/operaciones que la institución utiliza actualmente para medir y evaluar la calidad. Con base en este análisis, será posible identificar la mejor manera de implementar los cambios necesarios.
Comunícate con todos los involucrados en los procesos.
Es extremadamente importante que todos los empleados estén al tanto del movimiento hacia la implementación del SGC y sepan cuáles son sus roles en este proceso. Los horarios, herramientas, objetivos y otros elementos involucrados deben ser claros para todos.
Implementa las directrices de la norma elegida
Cada tipo de certificado tiene requisitos específicos, por lo que la implementación se realiza de acuerdo con el estándar elegido. Ten en cuenta que el período de implementación sirve como una curva de aprendizaje. Entonces, es común que sea necesario hacer ajustes, pero esto solo se notará al poner la “mano en la masa”.
Haz una auditoría interna
Luego de implementar los requisitos, y antes de contratar una empresa auditora, es necesario realizar una auditoría interna. Esto es para verificar el trabajo realizado. Este paso se utiliza para identificar (y corregir) posibles fallas, a fin de evitar que la auditoría oficial desaprobe la implementación de la certificación/estándar.
Contrata una auditoría de certificación
Finalmente, es el momento de contratar un organismo certificador para realizar la auditoría, de acuerdo con los requisitos de la norma. Si todo es correcto, emite el certificado.
¿Qué es ISO 9000 y por qué buscar la certificación?
La ISO 9000 es una certificación que certifica el estándar de calidad de tu empresa en base a una serie de normas técnicas. También define qué es la calidad, pero con un enfoque práctico.
ISO 9001 contiene todos los requisitos para la certificación de la serie 9000. Enumera 7 principios para la gestión de la calidad:
- Enfoque en el cliente
El Sistema de Gestión de la Calidad tiene como principal objetivo la satisfacción del cliente. Esto debe quedar claro para todos los involucrados, en todas las actividades realizadas. La satisfacción del cliente debe ser siempre el pilar de una empresa. - Liderazgo
La dirección de la empresa debe tener un conocimiento profundo sobre el proceso de calidad y aplicarlo adecuadamente a sus subordinados.
Por lo tanto, depende de los líderes mantener un ambiente favorable para la implementación y el mantenimiento de los parámetros de calidad internacionales y orientar a los empleados. - Compromiso de la gente
Crear y mantener un equipo comprometido es esencial para mantener buenas prácticas de trabajo en relación con la calidad.
Para ello, es importante que cada colaborador conozca su rol en el proceso y comprenda su importancia para el logro de los objetivos definidos. El compromiso del equipo es el resultado directo de un liderazgo eficiente y bien capacitado. - Enfoque basado en procesos
El enfoque basado en procesos se refiere a la estandarización de actividades para obtener un resultado esperado. Para ello, es necesario establecer y evaluar procesos, asegurándose de que se están siguiendo, lo que permite entender si funcionan de manera eficiente o necesitan ajustes. - Mejora continua
Alcanzar parámetros de calidad no es suficiente, ya que el mercado está en constante cambio. Y eso exige la máxima atención por parte de la empresa.
En este sentido, es necesario que los procesos se sometan a un sistema de mejora continua. Esta práctica es la que garantiza que el certificado del SGC cumpla con los criterios necesarios para su renovación continua. - Toma de decisiones basada en hechos
Cada decisión tomada dentro de un sistema de gestión de calidad debe basarse en datos concretos, obtenidos de números, investigación y análisis.
Esto es posible mediante el seguimiento continuo de los procesos internos. Este análisis permite identificar fallas y trazar planes de acción para corregirlas. - Gestión de relaciones
Mantener relaciones armoniosas y funcionales es otro pilar del SGC. Este principio abarca todas las relaciones de la institución con los agentes con los que interactúa, incluyendo: gerentes, empleados, proveedores, socios comerciales y clientes.
La comunicación debe fluir sin ruido en todas las etapas del sistema de gestión de calidad para que se logre su objetivo.
¿Cómo obtener la certificación ISO 9001?
Tras la implantación de los sistemas de gestión de calidad ISO 9001, comienza la fase de certificación. Es hora de comprobar si los productos/servicios de la empresa cumplen con los estándares internacionales de calidad.
Para ello, es necesario contratar una empresa auditora para evaluar los requisitos implementados. Los puntos de evaluación son los siguientes:
- Identificar el contexto de la organización;
- Identificación de los interesados;
- Mapeo de procesos;
- definición de liderazgo;
- Política de calidad;
- Planificación del Sistema de Gestión;
- Definición de Recursos para atender la planificación;
- Procesos de Operación;
- Verificación del cumplimiento de objetivos;
- Acciones correctivas.
Observación: para evitar conflictos de intereses, las auditorías no pueden ser realizadas por ninguna persona vinculada a la empresa auditada.
La auditoría se realiza en dos pasos:
- El auditor evalúa si la empresa cumple con los requisitos de la norma ISO 9001 y propone posibles ajustes, si es necesario. Este trámite lo puede realizar la propia empresa interesada, la cual puede reunir los documentos y enviarlos a la certificadora;
- En el segundo, aplicado por el certificador, se evalúan los procesos y productos/servicios de la empresa para dar fe de su calidad. Si todo cumple con los estándares esperados, el auditor solicita la emisión del certificado, el cual debe ser entregado a la organización auditada dentro de los 40 días.
La certificación es válida por 3 años. Pasado este plazo, se deberá realizar una nueva auditoría de recertificación, en la que se evaluarán los mismos puntos, así como las mejoras implementadas desde la primera emisión del documento.
Por lo tanto, es necesario monitorear indicadores de calidad para aprovechar esta oportunidad.
Implementa y certifica el SGC con la ayuda de Checklist Fácil
Ahora que ya sabes qué es un Sistema de Gestión de Calidad, su importancia y cómo implementarlo en tu empresa, descubre cómo Checklist Fácil puede hacer más fácil y ágil esta tarea.
Esta solución permite elaborar checklists automatizados. El uso de este recurso es de gran ayuda en el proceso de análisis de la gestión de calidad de tu empresa y facilita la implementación de un SGC, principalmente en la identificación de inconformidades.
Además, los datos recolectados son almacenados en el sistema y pueden ser utilizados como fuente para futuras auditorías, lo que amplía la visión del gestor sobre la evolución de los resultados relacionados con la calidad de las operaciones, productos y/o servicios.
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