Un certificado de calidad es un documento que confirma que una determinada empresa es competente para ofrecer calidad y cumplir con los estándares y normas preestablecidos por un organismo regulador. Generalmente, estas normas son publicadas por organizaciones como ISO (Organización Internacional de Normalización).
Con un mercado cada vez más competitivo, contar con un certificado de calidad es fundamental para empresas de diversos sectores.
Emitido por organismos certificadores con alta credibilidad mundial, este documento de calidad es una forma de demostrar la preocupación por la entrega de productos, servicios y sistemas de excelencia.
¿Qué es un certificado de calidad?
El certificado de calidad es un documento que acredita la competencia de una determinada empresa para fabricar productos o prestar servicios dentro de las reglas y estándares preestablecidos por un organismo regulador.
Las empresas que obtienen un certificado de calidad demuestran que siguen las buenas prácticas, desde el principio hasta el final de sus procesos internos.
Este certificado también acredita que el equipo está alineado con la cultura organizacional y comprometido con el proceso empresarial.
Para lograr un certificado de calidad, la empresa debe adoptar sistemas de gestión, controles internos y estándares que validan su capacidad para trabajar dentro de las pautas y normas internacionales.
Generalmente, estos estándares son emitidos por organizaciones que tienen como objetivo definir parámetros de calidad con el fin de lograr la igualdad de oportunidades para empresas de todo el mundo. Un ejemplo de tal organismo es la International Organization for Standardization, fundada en 1947, en Suiza.
Así como ISO no está vinculada a ningún gobierno, en México el Comité Mexicano para la Atención de la ISO (CMISO) también opera sin fines de lucro.
Un certificado de calidad informa al público que la empresa adopta estrictos estándares de calidad en sus procesos.
¿Para qué sirve el certificado de calidad?
El certificado de calidad es útil para diferentes situaciones. Al ser un documento que confirma el cuidado y preocupación de la organización en seguir los estándares de calidad en los procesos y productos, garantiza una imagen positiva de la empresa al mercado o a los stakeholders.
Al fin y al cabo, trabajar con una empresa certificada proporciona seguridad a los empleados, proveedores y clientes.
Este instrumento también ofrece a las empresas más asertividad. Considerando que al auditar constantemente los procesos, la organización hace un diagnóstico de las tareas, verificando los puntos que necesitan mayor atención, ya que no están en cumplimiento.
Por lo tanto, esto conduce a la búsqueda de la mejora continua, reflejando positivamente en los resultados de la empresa.
¿Qué importancia tiene el certificado de calidad para las empresas?
Un certificado de calidad es muy importante para una empresa, no sólo cuando está pensando en operar en mercados internacionales.
La obtención de esta certificación demuestra a la sociedad lo preocupada que una empresa está por ser organizada y productiva, dejando claro que realmente valora la seguridad del consumidor y calidad de sus productos y servicios.
Por tanto, cumplir con estándares de calidad certificados internacionalmente trae una serie de beneficios a las organizaciones. Entre ellos se encuentran:
- Mayor asertividad en la producción, con control de calidad de procesos, tareas y procedimientos;
- Menos desperdicio de tiempo y materias primas;
- Promueve una mayor competitividad con empresas del mismo sector;
- Nuevas oportunidades de innovación;
- Mayor diferenciación en la competencia, reduciendo la competencia desleal;
- Mayor compromiso de los equipos, independientemente del sector de la empresa;
- Más organización y control, que resultan en mayor eficiencia operativa;
- Reducción de pérdidas y costos;
- Garantiza productos y servicios dentro de las normas;
- Promueve una mayor seguridad en la gestión y la toma de decisiones;
- Ayuda a mapear procesos, tareas y procedimientos;
- Permite medir la evolución de la mejora continua.
A través de estos beneficios, el impacto en la imagen externa de la empresa es oportuno para procesos de licitación pública o concurso privado, ya que uno de los requisitos es contar con un certificado de calidad.
Paso a paso para obtener un certificado de calidad
En algunos sectores la certificación de calidad es obligatoria. En otros, es una decisión estratégica de la empresa, ya que aumenta su competitividad en el mercado, garantizando mejores contratos y asociaciones. Tanto los productos y servicios como los procesos y sistemas pueden tener certificados de calidad.
¿Pero cómo conseguirlo? Para ayudarle con esta misión, hemos organizado las exigencias de un proceso de certificación en cinco pasos básicos:
Paso 1: conoce los estándares de certificación que te interesan
En primer lugar, debe conocer los estándares preestablecidos por el organismo certificador para su producto o servicio estén en conformidad.
Para ello, existen dos opciones (México):
- Accede al sitio web de CMISO, donde especifican todos los estándares y detallan los datos necesarios para obtener más informaciones;
- Contacta a iso-mex@economia.gob.mx e iso-mex2@economia.gob.mx.
Paso 2: define los responsables
El gerente que decide que la empresa debe buscar el certificado de calidad no siempre es el encargado de implementarlo. Por lo tanto, es necesario delegar responsabilidades y elegir el equipo que llevará a cabo este proceso.
Otra opción es crear un sector que se encargará de implementar e inspeccionar las normas antes de la auditoría final.
En esta etapa es importante buscar a los profesionales más comprometidos que puedan ser reubicados en este rol como profesionales especializados en Gestión de Calidad. Ellos serán los encargados de analizar procesos internos y realizar los ajustes necesarios para alcanzar la meta.
También, es fundamental que tengan la autonomía para hacerlo, así como la credibilidad de otros compañeros. Solo así será posible generar fidelidad para que se realicen los ajustes necesarios.
Paso 3: implementación
Este es un paso que desafía a muchas empresas, ya que requiere paciencia y resistencia, además del compromiso de todos.
Las normas indican qué se debe hacer, cómo se debe hacer y qué se requerirá en la auditoría final. Algunas empresas prefieren contratar consultores externos para “omitir” el paso dos y pasar directamente a esta etapa.
Tanto una consultoría de terceros como un equipo interno pueden contar con un Business Process Management (BPM) para auxiliar en esta implantación, porque permite conocer con mayor profundidad la empresa y tener el detalle de los procesos para cumplir con la actividad principal.
Otra herramienta que puede ser crucial en esta etapa es el checklist online, porque permite que las tareas sean controladas en tiempo real, por varias personas y a distancia, a través de una computadora portátil o un teléfono inteligente.
Por último, softwares de gestión de proyectos también pueden ser útiles en esta etapa, brindando más control y permitiendo una mejora continua.
Paso 4: auditoría interna
Antes de que la empresa certificadora especializada realice su auditoría final, recomendamos que el equipo interno o la empresa contratada realice una auditoría previa, para inspeccionar si todos están operando dentro de los estándares adoptados.
En esta etapa será posible encontrar no conformidades, las cuales deberán ser solucionadas para que se alcance los máximos estándares de calidad. Estas inspecciones, llamadas auditorías de calidad, nos permiten marcar el ritmo de la mejora continua, sin dejarlo para el día antes de la auditoría final.
Paso 5: auditoría final
Para realizar la auditoría final, la empresa necesita contratar un organismo de certificación acreditado, especializado en certificar la norma en cuestión, ya sea las normas ISO, OHSAS, PBQP-H u otras.
Este proceso de certificación es bastante estricto y el auditor requerirá que la organización demuestre que sus procesos y productos cumplen con los requisitos.
Para ello, analizará documentos de calidad, observará las actividades diarias, recogerá muestras y pruebas (si es necesario) y entrevistará a los empleados para asegurarse de que todo esté en orden.
Si este auditor independiente encuentra no conformidades graves, la empresa deberá tomar medidas correctivas dentro de un plazo estipulado por el auditor. Luego, regresará para una nueva auditoría en este proceso.
Si la empresa no realiza la corrección solicitada, es posible que no reciba la certificación o la renovación del mismo.
Cabe señalar que, una vez obtenido este certificado, el mismo no tendrá validez “ad eternum”. Es decir, tendrá un periodo de vigencia, dentro del cual la empresa deberá realizar una nueva auditoría para renovarlo.
El certificado final de conformidad o certificado de calidad será emitido por la empresa certificadora, por el CMISO en México.
¿Qué se necesita para certificar un producto, servicio o sistema?
Para obtener un certificado de calidad para un producto, servicio o sistema, la empresa necesita adecuar su producción diaria a los requisitos de la norma que pretende cumplir.
En el caso de la certificación de productos, es necesario adoptar estrictos procesos de fabricación para cumplir con los estándares técnicos. De hecho, lo ideal es que incluso los proveedores de materias primas cuenten con un certificado de calidad. En el segmento de servicios y sistemas, por ejemplo, lo que se evaluará es si los procesos de entrega y desarrollo siguen los requisitos mínimos para asegurar el cumplimiento.
En ambas situaciones, es necesario demostrar que la empresa controla completamente las actividades. Es decir, evalúa si las instalaciones son adecuadas y si el personal está capacitado y consciente de la importancia de actuar dentro de las normas y una cultura de buenas prácticas.
¿Quién puede solicitar un certificado de calidad?
Cualquier empresa con operaciones nacionales o internacionales puede solicitar un certificado de calidad. Independientemente de la entrega de productos, servicios o sistemas.
¿Cuáles son los principales certificados de calidad industrial?
Algunos certificados de calidad son más comunes, ya que pueden ser obtenidos por empresas de todos los segmentos. Otros son específicos de áreas como automovilística, metalmecánica, farmacéutica, etc.
ISO 9001
La que suele ser la más demandada en el mercado es la ISO 9001. Las normas de esta certificación tienen como objetivo asegurar la eficiencia de los procesos, para una productividad más asertiva y en mayor volumen.
En este caso, los procedimientos analizados se evalúan en términos de lo que impacta en la satisfacción del cliente. En otras palabras, deben ocurrir de manera organizada y conectada, de modo que los productos o servicios se entreguen dentro de un alto estándar de calidad.
Como su nombre lo dice, ISO es otorgado por la Organización Internacional de Normalización, cuyo representante en México es el Comité Mexicano para la Atención de la ISO (CMISO).
Para lograr la eficiencia total en la implementación de esta norma, una de las herramientas de control y organización es el ciclo PDCA, ideal para la estandarización de procesos y la implementación de la mejora continua.
ISO 9000
ISO 9000 es una agrupación de normas técnicas para la certificación empresarial que engloba a las ISO 9001, 9004 y 9011.
Además de validar el sistema de producción (ISO 9001), amplía la certificación de la calidad de satisfacción de las demandas de los clientes y del mercado (ISO 9004) y la calidad del sistema de gestión de las empresas (ISO 9011).
Esta certificación asegura aún más credibilidad para la organización, generando oportunidades de reconocimiento y crecimiento en el escenario internacional.
ISO 14001
También emitida por la Organización Internacional de Normalización, la ISO 14001 tiene como principal objetivo certificar la calidad de los procesos relacionados con la preservación ambiental y la sostenibilidad de la empresa.
Tiene como objetivo asegurar que la organización tenga estrategias definidas y procesos eficientes de tratamiento de efluentes, por ejemplo.
La ISO 14001 se puede aplicar a empresas de los más diversos sectores.
Con base en un análisis de sus actividades, la organización necesita definir cómo actuará para causar el menor impacto posible en el medio ambiente y solicitar la certificación.
Debido al gran revuelo mundial sobre el tema, se trata de un certificado de calidad que expresa la preocupación de la empresa por la sostenibilidad, lo que crea una imagen más positiva para los consumidores más exigentes.
ISO 50001
Esta norma regula la eficiencia energética de las empresas. Obtener un certificado de calidad ISO 50001 atestigua que la organización está comprometida con la mejora constante de su desempeño energético. Por ello, impulsa acciones y adquiere equipos e instalaciones orientadas al ahorro energético.
Algunas empresas buscan otras fuentes de energía más limpias y ecológicas, como la eólica y la solar, para conseguir esta certificación y actuar de forma más sustentable.
¿Qué podría perder tu empresa si no posee estos certificados?
En primer lugar, es necesario entender que esforzarse por alcanzar mejores niveles de calidad en los productos y procesos no es un coste, sino una inversión.
No invertir recursos en certificaciones puede acarrear una serie de pérdidas para la empresa. Sin embargo, los más impactantes son los financieros y los de imagen.
Sin un certificado de calidad, tu organización puede quedarse descalificada en licitaciones públicas y concursos privados, además de perder clientes que requieren proveedores certificados.
¿Qué importancia tienen las auditorías de calidad para conseguir esta certificación?
Como hemos visto, las auditorías internas son uno de los pasos para lograr la certificación de calidad. Pero, solo tiene lugar poco antes de la auditoría final.
Por lo tanto, para que una empresa mantenga siempre estándares de excelencia, el departamento de calidad debe realizar inspecciones constantes en todas las etapas de los procesos que impactan la certificación.
Estas auditorías de calidad son evaluaciones planificadas por un profesional ajeno al sector a inspeccionar. Debe verificar si los procesos y actividades se están llevando a cabo dentro de los estándares adoptados.
Ellas también comprueban la eficacia del propio sistema de calidad y ayudan a identificar no conformidades que pueden causar pérdidas financieras, administrativas u operativas. O incluso la pérdida de negocios o clientes.
Por lo tanto, estas auditorías ayudan a reducir costos y mantener altos niveles de calidad. Además de adoptar un enfoque eficaz de los riesgos, mantener los procesos bajo control y ayudar a mantener la imagen positiva de la empresa.
De esta forma, estas auditorías ayudan a reducir costos y mantener altos niveles de calidad. Además de adoptar un enfoque eficaz ante los riesgos, mantener los procesos bajo control y ayudar a mantener la imagen positiva de la empresa.
Por todo ello, siempre deben programarse con antelación y contar con herramientas que faciliten la evaluación de forma eficaz y ágil.
¿Por qué el checklist en línea es un fuerte aliado de las auditorías?
Toda auditoría es un tipo de inspección, en la que el auditor necesita mirar con mucho cuidado, detalle por detalle, los procesos que está analizando.
Para realizar esta tarea de manera más eficiente, se ha vuelto imprescindible el uso de herramientas tecnológicas que permitan mantener las notas organizadas y fácilmente accesibles.
Hasta hace poco tiempo, estos registros se realizaban en hojas de cálculo de papel, que luego debían transferirse a programas de computadora. Esto, además de generar trabajo extra, también aumentaba el margen de error, pues existía el riesgo de equivocarse al “limpiar” la información.
Hoy en día, con el uso de una herramienta de checklist inteligente, esto se considera ultrapasado. Con el Checklist Fácil, por ejemplo, los datos capturados quedan registrados y centralizados en el sistema, aumentando la precisión de la información.
Además, el Checklist Fácil permite crear planes de acción completos, generar informes de forma segura y acceder a los historiales más rápidamente, además del ahorro en papel, que también se refleja en certificados de calidad que impactan en el medio ambiente, como la ISO 14001.
¿Estás interesado? Programa una demostración gratuita y descubre las más de 150 funcionalidades del Checklist Fácil.
