Los tipos de diagrama de flujo son variaciones de esta herramienta visual que representan procesos, sistemas o flujos de trabajo de forma organizada. Incluyen diagramas de flujo de procesos, de decisiones, funcionales y diagramas de bloques, cada uno adecuado para contextos específicos, como identificar cuellos de botella, documentar operaciones o mejorar la comunicación en proyectos.
Los tipos de diagramas de flujo son herramientas visuales ampliamente utilizadas para organizar procesos, representar etapas de trabajo y facilitar la toma de decisiones. Cada tipo tiene características específicas que se adaptan a diferentes contextos, desde el mapeo de procesos empresariales hasta la explicación de flujos operativos.
En esta guía completa, conoce los principales tipos de diagramas de flujo, ejemplos prácticos de aplicación y consejos para elegir el más eficiente según tus necesidades.
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo, también conocido como flujograma, es una representación visual de un proceso o secuencia de pasos. Utiliza símbolos estandarizados, como rectángulos, rombos y flechas, para ilustrar el orden de las actividades y la dirección del flujo de trabajo.
Este diagrama permite que las personas comprendan rápidamente cómo están conectadas las tareas y cómo avanza la acción, facilitando el análisis y la mejora de procesos.
El diagrama de flujo es ampliamente utilizado en diversas áreas, como administración, ingeniería, informática e incluso educación, para simplificar y comunicar procesos complejos.
Dependiendo de la complejidad del proceso, el diagrama de flujo puede ser simple o altamente detallado, adaptándose a diferentes necesidades de comunicación.
A continuación, revisa un resumen de los principales símbolos utilizados:
¿Cuál es la importancia de un diagrama de flujo?
La importancia del diagrama de flujo radica en su capacidad para representar procesos de manera clara y visual. Facilita la comprensión de los pasos de un procedimiento, haciendo más sencillo identificar cómo se interconectan las actividades y cuál es la secuencia correcta a seguir.
Esto es especialmente útil en entrenamientos, auditorías y comunicación entre equipos, ya que permite que todos los involucrados entiendan rápidamente el flujo de trabajo sin explicaciones complejas.
Además, el diagrama de flujo desempeña un papel clave en la identificación de problemas y la optimización de procesos. Con el mapeo visual, es posible detectar cuellos de botella, ineficiencias o redundancias, lo que facilita hacer ajustes para mejorar el desempeño.
También sirve como una herramienta de documentación, garantizando que los procesos estén bien descritos y puedan ser fácilmente seguidos o auditados en el futuro.
Los 9 tipos principales de diagramas de flujo y ejemplos prácticos
A continuación, te presentamos los principales tipos de diagramas de flujo, sus características y ejemplos prácticos de aplicación.
Diagrama de flujo de procesos
El diagrama de flujo de procesos es uno de los más comunes y se usa para representar la secuencia de actividades en un sistema u operación. Detalla cada paso, incluyendo entradas, salidas y decisiones.
Los ejemplos incluyen el mapeo del proceso de fabricación de un producto, desde la entrada de materia prima hasta el empaque.
Diagrama de flujo funcional
También conocido como diagrama de carriles (swimlane), organiza las etapas de un proceso por departamentos o funciones, mostrando claramente las responsabilidades de cada área.
Una aplicación común es en el flujo de aprobación de documentos en una empresa, destacando las acciones de los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Dirección.
Diagrama de flujo vertical
Aquí, las etapas se representan de arriba hacia abajo, destacando jerarquías o flujos secuenciales, como en un flujograma para jerarquía de decisiones en una organización.
Diagrama de flujo horizontal
El diagrama de flujo horizontal utiliza una representación gráfica más avanzada que el vertical, al disponer las etapas en el eje horizontal con símbolos que indican la acción correspondiente. Es ideal para procesos más complejos, como una evolución del modelo anterior.
Diagrama de flujo de documentos
Este modelo se enfoca en la creación de un registro detallado de procesos, ideal para auditorías o normativas. Además, destaca las interacciones entre documentos y etapas específicas.
Un ejemplo es el proceso de emisión y archivo de facturas en una empresa.
Diagrama de flujo panorámico o por bloques
Este tipo es una versión simplificada del diagrama de flujo, que representa el proceso de forma macro. Utiliza bloques conectados por flechas para mostrar las etapas principales.
Aquí, se puede incluir la representación de un sistema de producción industrial, como ingreso de insumos, procesamiento y salida de productos.
Diagrama de flujo de datos
Representa el flujo de información o datos dentro de un sistema. Se usa ampliamente en proyectos de TI y desarrollos de sistemas para mapear entradas, salidas, almacenamiento y procesamiento de datos.
Como ejemplo, el flujo de datos en un sistema de gestión de inventarios.
Diagrama de flujo de sistemas
Se enfoca en mostrar la interacción entre componentes o sistemas dentro de un proceso. Destaca las relaciones entre entradas, procesos y salidas. Un ejemplo es el funcionamiento de un sistema ERP.
Diagrama de flujo de decisión
Se usa para mapear opciones y decisiones dentro de un proceso. Es ideal para representar escenarios donde las elecciones o condiciones específicas influyen en el resultado.
El proceso de evaluación de crédito para clientes es un ejemplo de este tipo de flujograma.
Diagrama de flujo de algoritmo
Comúnmente utilizado en la programación, representa la lógica para resolver problemas o ejecutar tareas en secuencia.
Un ejemplo es el algoritmo para calcular el impuesto en una operación de venta.
¿Cómo elegir el tipo de diagrama de flujo ideal?
Elegir el tipo de diagrama de flujo adecuado depende del objetivo, el público objetivo y la complejidad del proceso que deseas mapear. A continuación, conoce algunas recomendaciones prácticas:
1. Define el objetivo
El primer paso es entender el propósito del diagrama de flujo. Si necesitas analizar cada etapa en detalle, el diagrama de flujo de procesos es la mejor opción.
Para representar responsabilidades entre departamentos, elige el diagrama de flujo funcional. Si buscas un panorama más general y sencillo, el diagrama de bloques atiende bien.
2. Considera el público objetivo
Adapta el nivel de detalle del diagrama al público que lo utilizará. Los profesionales técnicos prefieren diagramas detallados, como el diagrama de flujo de documentación, que abarca todas las interacciones del proceso.
Los gestores y ejecutivos, en cambio, valoran representaciones más simples, como los diagramas de bloques, que facilitan una comprensión rápida.
3. Evalúa la complejidad del proceso
La complejidad del proceso también influye en la elección. Para procesos lineales y sencillos, el diagrama de flujo vertical es eficiente, ya que organiza las etapas de manera clara y secuencial.
Para procesos que involucran diferentes departamentos o flujos paralelos, el diagrama de flujo horizontal o el funcional son ideales, una vez que destacan las interacciones entre áreas y etapas.
Gestión de flujos de trabajo con tecnología
La gestión eficiente de flujos de trabajo se ha vuelto indispensable en un mundo donde la rapidez y la precisión son ventajas competitivas. Afortunadamente, con el apoyo de la tecnología, es posible automatizar procesos, mejorar la comunicación entre equipos y aumentar la productividad.
En este contexto, es posible contar con herramientas modernas como el módulo de Workflow del Checklist Fácil, que ofrece una solución completa para organizar flujos de trabajo de manera visual e intuitiva.
Con este software, puedes crear diagramas personalizados, asignar tareas, monitorear plazos y seguir el progreso de las actividades en tiempo real. Esto garantiza mayor control, elimina retrabajos y promueve la estandarización de procesos en tu empresa. ¿Quieres saber más? ¡Solicita ahora una demostración gratuita!
