checklists aplicados
más agilidad en la generación de informes
de los errores corregidos
de trabajo optimizadas al año
de CO₂ no emitidas
SOBRE GUIMA CONSECO
La empresa está presente en el mercado desde 1988 y atiende a más de 2.300 clientes en todo Brasil. Es referente nacional en full facilities management y cuenta con un laboratorio de control de calidad y un centro de distribución propios para garantizar el estándar de excelencia de los productos utilizados y de los servicios prestados.
SEGMENTO
Servicios
NÚMERO DE COLABORADORES
+ de 14.000
Cliente Checklist Fácil desde 2020
APLICACIONES
RECURSOS
Cuando Guima Conseco identificó la oportunidad de evolucionar aún más la trazabilidad y la gestión de sus procesos, el objetivo era claro: sostener el crecimiento de la operación con mayor agilidad, estandarización y visión estratégica.
Parte de la formalización de los servicios todavía seguía un flujo manual: las órdenes de servicio se completaban a mano, se digitalizaban y se enviaban por correo electrónico a los clientes. Un modelo que respondía a las necesidades de la operación, pero que ya no acompañaba el ritmo de expansión de la empresa.
Con el crecimiento de las demandas y la ampliación de los contratos, se volvió estratégico modernizar algunos procedimientos operativos.
Con la digitalización de los procesos, Guima comenzó a contar con registros estandarizados, históricos organizados en tiempo real y acceso rápido a la información. Lo que antes requería etapas manuales y retrabajo pasó a centralizarse en una gestión simple, integrada y orientada por datos.
Además de optimizar el tiempo de los equipos en campo, la solución fortaleció y amplió la visibilidad estratégica de la operación. Hoy, la empresa logra monitorear indicadores con mayor precisión, medir el volumen de informes por contrato y estructurar metas con base en datos.
Antes del Checklist Fácil, nuestros informes de área y de visitas eran manuscritos. Incluso, utilizábamos modelos diferentes. Si necesitábamos un informe tiempo después, teníamos que buscarlo físicamente en archivos, y no siempre lo encontrábamos.
Gerente de Operaciones
La digitalización de procesos aportó más eficiencia y modernidad a las operaciones de Guima Conseco. Los principales procesos y procedimientos digitalizados incluyen:
Creación y ejecución de órdenes de servicio:
los documentos, antes físicos, ahora se generan directamente en el sistema, facilitando el registro y seguimiento de tareas como limpieza, mantenimiento de fachadas y jardinería.
Recolección de evidencias fotográficas:
el equipo puede tomar fotografías durante la ejecución del servicio y adjuntarlas directamente al checklist para comprobar el trabajo realizado.
Envío de informes y documentos a los clientes:
después de finalizar el servicio, los informes se envían automáticamente por correo electrónico al cliente y la información queda disponible en PDF, aportando agilidad y formalidad.
Archivo y recuperación de documentos históricos:
la digitalización permite el almacenamiento centralizado de todos los checklists e informes, posibilitando una búsqueda rápida y eficiente de documentos de años anteriores.
Centralización de la documentación:
fotografías, firmas de clientes e información de la unidad ahora se consolidan en un único documento, eliminando la dispersión de múltiples archivos.
Seguimiento de inspecciones y supervisiones:
el sistema permite monitorear cuándo el supervisor estuvo en el lugar, durante cuánto tiempo, qué actividades se realizaron, las interacciones con el cliente y el estado de las pendientes.
Estandarización y evolución de los checklists:
los checklists se adaptan a los servicios ofrecidos (limpieza, fachadas y jardinería), y las preguntas evolucionan con el tiempo, incorporando requisitos como fotografías obligatorias.
Registro de fichas de EPP:
en todas las áreas de la operación, la comprobación de entrega de EPP, un requisito clave para la seguridad y el cumplimiento, pasó a realizarse con fotografías y almacenamiento digital dentro del sistema.
Comenzamos el checklist con la descripción del servicio y, al momento de finalizar, recopilamos las firmas del cliente, los datos y las firmas del equipo, y luego comparto todo con el cliente. ¡Facilitó muchísimo nuestro trabajo!
Supervisor de Limpieza de Fachadas
La base de las operaciones son los checklists digitales y personalizables, que permiten un seguimiento preciso de las tareas realizadas en cada unidad.
La inclusión de fotografías y archivos adjuntos es una de las funcionalidades más valoradas, ya que facilita la comprobación visual de los servicios. Para agilizar aún más el proceso, el sistema ofrece la generación automática de informes en PDF, simplificando el envío y la formalización de la documentación.
Como complemento, la opción de incluir audios permite que los supervisores registren detalles complejos o situaciones específicas de manera rápida y eficiente, asegurando que esta información quede documentada en el informe.
La Firma Digital es otro componente importante, ya que permite recopilar directamente la firma del cliente en el propio checklist, garantizando la formalización inmediata del servicio.
El uso de la aplicación en modo offline es otra funcionalidad del sistema que facilita el acceso de los equipos durante las aplicaciones realizadas en los lugares donde se prestan los servicios.
Sin duda, ahorramos un 80% del tiempo en las visitas, porque el informe manuscrito dependía de un borrador inicial y, después, de pasarlo a otro documento oficial. Hoy, logramos saber cómo se está prestando el servicio, cuánto tiempo tomó y el tiempo de permanencia en la inspección.
Gerente de Operaciones
La implementación del Checklist Fácil generó una transformación significativa en la gestión de Guima Conseco, aportando beneficios en diferentes frentes.
La empresa logró una reducción del tiempo operativo, ya que el proceso de documentación y envío de informes se optimizó en aproximadamente un 80%, eliminando la necesidad de desplazamientos hacia la sede.
El tiempo de llenado de un informe en campo se redujo a la mitad, ahora con un mayor nivel de detalle. Esta eficiencia contribuyó a mejorar la calidad y el profesionalismo de los servicios, con la generación de documentos más completos, que incluyen logotipos, fotografías y firmas, transmitiendo una imagen más formal y estandarizada.
También hubo una centralización y mayor facilidad de acceso a la información, ya que todos los documentos ahora se almacenan en un único sistema, agilizando las búsquedas para auditorías y la emisión de facturas.
El sistema permitió generar indicadores e impulsar la mejora continua, algo inviable con métodos manuales, haciendo posible el seguimiento del desempeño y la presentación de evidencias sobre la ejecución de los servicios.
Guima Conseco también logró avances en seguridad y cumplimiento normativo. La digitalización de la comprobación de entrega de EPP, con registro fotográfico, ayudó a prevenir sanciones y aportó mayor seguridad jurídica a la operación.
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