Las acciones correctivas y preventivas son elementos clave de los sistemas de gestión de calidad. Mientras las correctivas eliminan la causa de una no conformidad ya ocurrida, las preventivas buscan anticiparse a posibles fallas. Ambas son fundamentales para cumplir con normas como la ISO 9001 y promover la mejora continua.
En los sistemas de gestión de calidad modernos, implementar acciones correctivas y preventivas es una práctica clave para evitar errores, mejorar procesos y fomentar la mejora continua.
Estas acciones forman parte esencial del enfoque CAPA (Corrective and Preventive Actions) y son cruciales para cumplir con estándares como la ISO 9001, IFS, BRC y otros marcos normativos que priorizan la calidad, la seguridad y salud y la prevención de riesgos.
Pero ¿realmente sabes cuándo aplicar una acción correctiva o una acción preventiva? Sigue leyendo para conocer sus diferencias, beneficios y cómo documentarlas con la ayuda de la tecnología adecuada.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es una acción correctiva?
Una acción correctiva elimina la causa de una no conformidad o desviación real en los procesos, para evitar su repetición.
Por ejemplo, si una máquina mal calibrada genera defectos, la acción correctiva puede ser ajustar el equipo, capacitar al operario y revisar el lote producido.
Para detectar la causa raíz, se usan herramientas como los 5 porqués o el diagrama de Ishikawa, asegurando que la medida aplicada sea eficaz.
¿Qué es una acción preventiva?
Una acción preventiva se aplica antes de que ocurra una no conformidad, con el fin de anticiparse a los riesgos.
Por ejemplo, crear nuevos protocolos de emergencia tras detectar una posible falla eléctrica, aunque aún no haya incidentes.
Estas medidas preventivas son valoradas en sectores como la educación y la industria, donde la seguridad y salud es crítica. Además, refuerzan una cultura de mejora continua.
¿Cuál es la diferencia entre acción correctiva y preventiva?
Aunque se confunden, la diferencia clave está en el momento de aplicación:
- La acción correctiva responde a un problema ya ocurrido;
- La acción preventiva anticipa una posible falla.
Ambas son fundamentales, pero su uso depende del contexto y del análisis de riesgos. Su aplicación eficiente ayuda a reducir costos, cumplir con normas y proteger la reputación.
Relación con normas como ISO 9001, BRC, IFS y APPCC
Las acciones correctivas y preventivas están alineadas con normas como la ISO 9001, que exige tratar no conformidades y prevenir su recurrencia.
En esquemas como IFS, BRC o APPCC, también se requiere documentar acciones preventivas y demostrar control de procesos críticos para garantizar la calidad e inocuidad.
El APPCC, por ejemplo, se basa en identificar riesgos y aplicar medidas preventivas, lo que hace que la gestión CAPA sea parte clave de su estructura.
Además de asegurar la mejora continua, estas normas generan confianza en clientes y reguladores.
Beneficios de un sistema CAPA efectivo
Un sistema de acciones correctivas y preventivas bien estructurado no solo resuelve problemas, sino que transforma la cultura de la empresa. Entre sus beneficios:
- Menos retrabajos y sanciones;
- Mayor eficacia en auditorías;
- Prevención de incidentes de seguridad y salud;
- Mayor compromiso de los equipos;
- Cumplimiento con los sistemas de gestión de calidad.
Además, permite identificar patrones, anticipar riesgos y diseñar soluciones sostenibles.
Etapas del proceso CAPA
Un sistema CAPA debe seguir un proceso lógico para tratar los problemas desde la raíz:
1. Detección del problema
A través de quejas, indicadores o inspecciones.
2. Análisis de causa raíz
Utilizando herramientas como los 5 porqués o el diagrama de Ishikawa.
3. Definición y ejecución de acciones
Se definen acciones correctivas o preventivas con responsables y plazos.
4. Verificación de eficacia
Se valida si las acciones evitaron la repetición.
5. Registro y documentación
Todo debe quedar trazable y accesible.
6. Seguimiento y mejora continua
Con el apoyo del ciclo PDCA para retroalimentar el sistema.
¿Qué herramienta usar para documentar el sistema CAPA?
Aunque entender y aplicar acciones correctivas y preventivas es vital, gestionarlas en planillas o correos puede volverse caótico. En este sentido, la tecnología puede ayudar y mucho.
Es el caso del Checklist Fácil: una herramienta digital para automatizar tu sistema CAPA con total trazabilidad y eficiencia. Con el software puedes:
- Crear flujos automatizados para cada tipo de acción preventiva o correctiva;
- Asignar tareas, responsables y fechas;
- Adjuntar evidencias y documentación técnica;
- Generar reportes automáticos y KPI;
- Integrar el CAPA con auditorías, inspecciones y planes de acción.
Así, no solo facilitas el cumplimiento de la ISO 9001, sino que mejoras la comunicación entre equipos y tomas decisiones más rápidas y basadas en datos.
¿Listo para llevar tu gestión al siguiente nivel? Con la herramienta ideal, tu sistema CAPA deja de ser una obligación y se convierte en una ventaja competitiva.
Solicita una demostración gratuita y comienza a aplicar acciones correctivas y preventivas de forma digital, colaborativa y alineada con tu estrategia de mejora continua.
