La auditoría de calidad se basa en las normas de la ISO 9001, con el objetivo de establecer criterios para una operación de alto rendimiento, además de fomentar mejoras continuas en la operación. Sin embargo, este proceso requiere soporte tecnológico para que los resultados sean confiables y transparentes. Así, es posible replicar estrategias exitosas y aumentar la credibilidad de la empresa ante los clientes.
La auditoría de calidad forma parte de la rutina de los profesionales de Control y Gestión de la Calidad en las empresas. El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de los principios establecidos por las normas técnicas, en especial la ISO 9001, con el fin de corregir cuellos de botella y encontrar oportunidades de mejora continua.
Además de verificar la eficacia de los procesos organizacionales, estas auditorías son muy importantes para promover la transparencia y aumentar el grado de confiabilidad de los clientes.
Otra ventaja de las auditorías es perfeccionar los procesos internos para obtener una certificación de calidad, creando un diferenciador frente a los competidores.
¿Quieres entender mejor cómo funciona? Sigue leyendo, conoce los tipos de auditoría de calidad y ve cómo realizarlas en tu empresa.
¿Qué es una auditoría de calidad?
Se denomina auditoría de calidad al proceso de verificar y analizar las operaciones de una empresa, ya sea por profesionales internos o por organismos externos. La intención es confirmar que la institución trabaja de acuerdo con las legislaciones vigentes de Gestión de la Calidad y excelencia operativa.
Este tipo de auditoría se basa, en gran parte, en los criterios de la ISO 9001. Entre ellos, se destacan:
- Definición de parámetros para actuar con alto rendimiento;
- Incentivo a la mejora continua de las operaciones;
- Fomento a la innovación y uso de nuevas tecnologías;
- Gestión de Calidad basada en valor agregado;
- Liderazgo humanizado y enfoque en la satisfacción del cliente
¿Cómo hacer una auditoría de calidad?
Las auditorías de calidad requieren planificación y análisis de datos. Evaluar los indicadores de desempeño es un paso crucial en este proceso, pues permite visualizar con claridad los puntos de ajuste y mejora continua. A continuación, resumimos las principales etapas de una auditoría adecuada:
1. Planificación
Se trata de una etapa previa a la auditoría en sí. Es en la fase de planificación donde la Gestión de Calidad analiza el contexto de la empresa, define los objetivos de la auditoría y delega a los responsables de la ejecución.
Lo ideal es que en este plan estén todas las actividades necesarias para la realización de la auditoría, especificando en detalle los departamentos, servicios y productos que serán auditados por el equipo. Así, es posible mantener la alineación y evitar retrabajos.
2. Documentación
El segundo paso es preparar y organizar la documentación necesaria para guiar la auditoría. Esto dependerá del tipo de auditoría en cuestión, pero, normalmente, los documentos involucran las legislaciones vigentes en esa área específica.En el caso de la auditoría de calidad, las normas ISO 9000, por ejemplo, deben estar claras para todos los miembros del equipo.
3. Ejecución
Esta es la fase de “manos a la obra”, el momento en que se recogen los datos en los departamentos específicos para verificar que la empresa está actuando conforme a los estándares de calidad preestablecidos.
En esta etapa, es muy importante que todos los auditores tengan acceso a los checklists de verificación, de modo que ningún ítem, producto o servicio pase desapercibido en las inspecciones.
En seguida, los equipos registran los eventuales problemas y no conformidades encontradas para, después, componer la base de datos que orientará la resolución de esos gaps.
4. Resultados
En este momento, la base de datos de la auditoría ya es lo suficientemente robusta para que el gestor pueda definir acciones estratégicas a partir de estos indicadores. Luego, se delegan nuevas funciones a los equipos, con el objetivo de corregir los cuellos de botella y replicar las estrategias que han dado buenos resultados.
¿Cuáles son las clasificaciones de las auditorías de calidad?
Las auditorías de calidad pueden realizarse internamente o por medio de agentes externos a la empresa, con el fin de, por ejemplo, verificar el control de calidad de algún proveedor. En ese sentido, el proceso se divide en tres clasificaciones básicas:
- Auditoría de primera parte: el proceso es gestionado por la propia empresa, a partir de los criterios predefinidos en su planificación de Control y Gestión de la Calidad;
- Auditoría de segunda parte: el proceso es externo, generalmente realizado en proveedores para asegurarse de que se está negociando con un socio confiable;
Auditoría de tercera parte: el proceso es externo, realizado por organismos reguladores, ya que el objetivo es evaluar si la empresa está cumpliendo con los requisitos legales para operar en ese contexto específico.
¿Por qué realizar la auditoría de calidad?
Existen muchas razones para hacer auditorías de calidad en las empresas. Además de los aspectos organizacionales – con el objetivo de reducir costos, por ejemplo – es interesante para la institución estar “al día” con las normas de calidad para recibir certificaciones del mercado. Esto favorece la construcción de una imagen sólida de la marca, agregando valor a sus productos.
Desde el punto de vista del cliente, la realización de auditorías también es algo muy positivo, pues demuestra transparencia. Así, los consumidores se sienten más seguros, ya que las auditorías comprobaron que existe una Gestión de Calidad efectiva dentro de la empresa.
En relación con la eficiencia operacional, las auditorías permiten que el gestor se anticipe a problemas que puedan afectar el control de calidad. Así, al identificar previamente los posibles cuellos de botella de alguna operación, los equipos logran ajustar los procesos para evitar pérdidas financieras y enfocarse en mejoras continuas.
¿Cómo la tecnología puede apoyar las auditorías?
Hoy en día, como la automatización de procesos ya se ha convertido en una pieza clave en la Gestión de Calidad, es prácticamente imposible pensar en auditorías sin considerar el uso de herramientas tecnológicas para guiar la operación. Al fin y al cabo, estamos hablando de un proceso que involucra una base de datos extensa y minuciosa.
Trabajar esta información con rigor y precisión es primordial para el resultado de la auditoría. De lo contrario, algunos gaps pueden pasar desapercibidos y acabar comprometiendo el proceso más adelante. Por eso, para ganar agilidad y confiabilidad en la auditoría, es importante elegir la herramienta adecuada de acuerdo con tu operación.
El uso de checklists digitales para verificación de productos, servicios y departamentos es uno de esos recursos que optimizan las auditorías de calidad. Así, además de seguir el orden de prioridad de las operaciones, los colaboradores no corren el riesgo de olvidar alguna etapa importante del proceso.
Más que garantizar un control de calidad efectivo, los equipos podrán aprovechar mejor el tiempo operativo y crear una base de datos rica que hará que las próximas auditorías sean aún más prácticas y funcionales.
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