La auditoría de calidad se basa en las normas de la ISO 9001, con el objetivo de establecer criterios para una operación de alto rendimiento, además de fomentar mejoras continuas en la operación. Sin embargo, este proceso requiere soporte tecnológico para que los resultados sean confiables y transparentes. Así, es posible replicar estrategias exitosas y aumentar la credibilidad de la empresa ante los clientes.
La auditoría de calidad forma parte de la rutina de los profesionales de Control y Gestión de la Calidad en las empresas. El objetivo de este proceso es garantizar el cumplimiento de los principios establecidos por las normas técnicas, en especial la ISO 9001, con el fin de corregir cuellos de botella y encontrar oportunidades de mejora continua.
Además de verificar la eficacia de los procesos organizacionales, estas auditorías son muy importantes para promover la transparencia y aumentar el grado de confiabilidad de los clientes.
Otra ventaja de las auditorías es perfeccionar los procesos internos para obtener una certificación de calidad, creando un diferenciador frente a los competidores.
¿Quieres entender mejor cómo funciona? Sigue leyendo, conoce los tipos de auditoría de calidad y ve cómo realizarlas en tu empresa.
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es una auditoría de calidad?
Se denomina auditoría de calidad al proceso de verificar y analizar las operaciones de una empresa, ya sea por profesionales internos o por organismos externos. La intención es confirmar que la institución trabaja de acuerdo con las legislaciones vigentes de Gestión de la Calidad y excelencia operativa.
Este tipo de auditoría se basa, en gran parte, en los criterios de la ISO 9001. Entre ellos, se destacan:
- Definición de parámetros para actuar con alto rendimiento;
- Incentivo a la mejora continua de las operaciones;
- Fomento a la innovación y uso de nuevas tecnologías;
- Gestión de Calidad basada en valor agregado;
- Liderazgo humanizado y enfoque en la satisfacción del cliente
¿Cómo hacer una auditoría de calidad?
Las auditorías de calidad requieren planificación y análisis de datos. Evaluar los indicadores de desempeño es un paso crucial en este proceso, pues permite visualizar con claridad los puntos de ajuste y mejora continua. A continuación, resumimos las principales etapas de una auditoría adecuada:
1. Planificación
Se trata de una etapa previa a la auditoría en sí. Es en la fase de planificación donde la Gestión de Calidad analiza el contexto de la empresa, define los objetivos de la auditoría y delega a los responsables de la ejecución.
Lo ideal es que en este plan estén todas las actividades necesarias para la realización de la auditoría, especificando en detalle los departamentos, servicios y productos que serán auditados por el equipo. Así, es posible mantener la alineación y evitar retrabajos.
2. Documentación
El segundo paso es preparar y organizar la documentación necesaria para guiar la auditoría. Esto dependerá del tipo de auditoría en cuestión, pero, normalmente, los documentos involucran las legislaciones vigentes en esa área específica.En el caso de la auditoría de calidad, las normas ISO 9000, por ejemplo, deben estar claras para todos los miembros del equipo.
3. Ejecución
Esta es la fase de “manos a la obra”, el momento en que se recogen los datos en los departamentos específicos para verificar que la empresa está actuando conforme a los estándares de calidad preestablecidos.
En esta etapa, es muy importante que todos los auditores tengan acceso a los checklists de verificación, de modo que ningún ítem, producto o servicio pase desapercibido en las inspecciones.
En seguida, los equipos registran los eventuales problemas y no conformidades encontradas para, después, componer la base de datos que orientará la resolución de esos gaps.
4. Resultados
En este momento, la base de datos de la auditoría ya es lo suficientemente robusta para que el gestor pueda definir acciones estratégicas a partir de estos indicadores. Luego, se delegan nuevas funciones a los equipos, con el objetivo de corregir los cuellos de botella y replicar las estrategias que han dado buenos resultados.
¿Cuáles son las clasificaciones de las auditorías de calidad?
Las auditorías de calidad pueden realizarse internamente o por medio de agentes externos a la empresa, con el fin de, por ejemplo, verificar el control de calidad de algún proveedor. En ese sentido, el proceso se divide en tres clasificaciones básicas:
- Auditoría de primera parte: el proceso es gestionado por la propia empresa, a partir de los criterios predefinidos en su planificación de Control y Gestión de la Calidad;
- Auditoría de segunda parte: el proceso es externo, generalmente realizado en proveedores para asegurarse de que se está negociando con un socio confiable;
Auditoría de tercera parte: el proceso es externo, realizado por organismos reguladores, ya que el objetivo es evaluar si la empresa está cumpliendo con los requisitos legales para operar en ese contexto específico.
¿Por qué realizar la auditoría de calidad?
Existen muchas razones para hacer auditorías de calidad en las empresas. Además de los aspectos organizacionales – con el objetivo de reducir costos, por ejemplo – es interesante para la institución estar “al día” con las normas de calidad para recibir certificaciones del mercado. Esto favorece la construcción de una imagen sólida de la marca, agregando valor a sus productos.
Desde el punto de vista del cliente, la realización de auditorías también es algo muy positivo, pues demuestra transparencia. Así, los consumidores se sienten más seguros, ya que las auditorías comprobaron que existe una Gestión de Calidad efectiva dentro de la empresa.
En relación con la eficiencia operacional, las auditorías permiten que el gestor se anticipe a problemas que puedan afectar el control de calidad. Así, al identificar previamente los posibles cuellos de botella de alguna operación, los equipos logran ajustar los procesos para evitar pérdidas financieras y enfocarse en mejoras continuas.
¿Cómo la tecnología puede apoyar las auditorías?
Hoy en día, como la automatización de procesos ya se ha convertido en una pieza clave en la Gestión de Calidad, es prácticamente imposible pensar en auditorías sin considerar el uso de herramientas tecnológicas para guiar la operación. Al fin y al cabo, estamos hablando de un proceso que involucra una base de datos extensa y minuciosa.
Trabajar esta información con rigor y precisión es primordial para el resultado de la auditoría. De lo contrario, algunos gaps pueden pasar desapercibidos y acabar comprometiendo el proceso más adelante. Por eso, para ganar agilidad y confiabilidad en la auditoría, es importante elegir la herramienta adecuada de acuerdo con tu operación.
El uso de checklists digitales para verificación de productos, servicios y departamentos es uno de esos recursos que optimizan las auditorías de calidad. Así, además de seguir el orden de prioridad de las operaciones, los colaboradores no corren el riesgo de olvidar alguna etapa importante del proceso.
Más que garantizar un control de calidad efectivo, los equipos podrán aprovechar mejor el tiempo operativo y crear una base de datos rica que hará que las próximas auditorías sean aún más prácticas y funcionales.
El Checklist Fácil es la solución ideal para este proceso. Con él, tu empresa automatiza chequeos y recolección de datos con flexibilidad y seguridad, monitoreando áreas y procesos para mantener la operación dentro de los estándares y conquistar las principales certificaciones.
Acompaña el historial de las evaluaciones por medio de dashboards, crea Planes de Acción para corregir los desvíos encontrados y utiliza la Cerca Digital para asegurar la realización de las auditorías en el lugar correcto.
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