Un proceso de certificación es un conjunto de etapas y evaluaciones que una organización debe seguir para obtener un reconocimiento oficial de conformidad con determinados estándares, como las normas ISO.
Este proceso es un parte fundamental para aquellas compañías que desean demostrar su compromiso con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la salud en el trabajo, entre otros ámbitos.
Las certificaciones ISO, por ejemplo, además de ser reconocidas a nivel mundial, son puntos de referencia clave para proyectar una imagen sólida y confiable en cualquier sector empresarial.
¿Te interesa conocer cómo funciona el proceso de certificación y por qué es beneficioso para tu empresa embarcarse en este proceso? ¡Sigue leyendo para descubrirlo!
¿Qué es un proceso de certificación?
El proceso de certificación se inicia cuando las organizaciones interesadas se ponen en contacto con la institución. En caso necesario, se llevan a cabo reuniones con dichas entidades para brindar información sobre el proceso.
La institución, por su parte, ofrece capacitaciones relacionadas con esta actividad, así como otros recursos que la complementan y están relacionados con todo el proceso de implementación, auditorías, seguimiento y certificación.
Algunas de las certificaciones más importantes, como las ISO, representan puntos de referencia significativos para la reputación de una empresa comprometida con la gestión de la calidad, la seguridad y la salud laboral, así como con el medio ambiente, etc.
Existen certificaciones especializadas y adaptadas a los requisitos de cada sector, como la automotriz, alimentaria o incluso de telecomunicaciones.
Por lo tanto, el proceso de certificación de los sistemas de gestión es simple y generalmente sigue un enfoque coherente para las normas ISO de sistemas de gestión. Estas son algunas de las normas más comunes:
- ISO 14000: sistema de gestión medioambiental.
- ISO 45001: sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
- ISO 9001: sistema de gestión de la calidad.
- ISO13485: sistema de gestión de la calidad en productos sanitarios.
- ISO 27001: sistema de gestión de seguridad de la información.
- ISO 22000: sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos.
Etapas de un proceso de certificación
A continuación te mostramos las 6 etapas de un proceso de certificación:
1. Solicitud de certificación y estudio de la documentación
La organización interesada en obtener un reconocimiento externo debe enviar una solicitud de certificación y proporcionar a la institución información sobre su sistema de gestión y su alcance.
Además, se presentarán datos relevantes sobre la organización, como el número de empleados, sedes, actividades y proyectos. La secretaría técnica analiza la solicitud y comunica la aceptación, dando inicio al proceso de certificación.
2. Vista previa
Una vez que la secretaría técnica ha confirmado la conformidad del cliente, se elabora un plan de visita y el auditor acude a las instalaciones de la organización solicitante.
Durante esta visita se audita la documentación del sistema de gestión, se evalúan las instalaciones y se intercambia información personal. También se recopila información sobre el alcance de la certificación y se prepara el plan de auditoría.
3. Auditoría de certificación
Esta auditoría de certificación se divide en dos etapas:
Etapa I de la auditoría de certificación
Durante esta fase, el auditor principal verificará que el sistema de gestión de la empresa ha sido diseñado de acuerdo con los requisitos de la norma y que está en línea con los objetivos establecidos por la política de la organización.
A lo largo de la auditoría, el equipo de la institución evaluará aspectos como las condiciones físicas del sitio, el alcance del sistema de gestión, el grado de comprensión de los requisitos de la norma, la realización de auditorías internas y revisiones de gestión.
También se evaluará el nivel de implementación del sistema de gestión para determinar si está listo para la etapa II de la auditoría de certificación.
Al finalizar la auditoría, se le comunica a la empresa los resultados de la etapa I. En caso de que los resultados sean aceptables, se le dará confirmación para proceder con la etapa II de la auditoría, si corresponde.
Etapa II de la auditoría de certificación
En esta etapa, el equipo de evaluación, bajo la supervisión del auditor líder, llevará a cabo una revisión del sistema de gestión de la empresa tratando de causar la menor interrupción posible.
Los objetivos de esta fase de la auditoría de certificación son confirmar que el sistema de gestión cumple con todos los requisitos de la norma y verificar que la organización ha implementado el sistema de manera efectiva para lograr los objetivos establecidos por la política de la empresa.
En caso de encontrar alguna inconformidad, se le otorgará a la empresa un plazo específico para corregirla.
4. Decisión de certificación
Al finalizar cada actividad del proceso de certificación, el personal de la institución llevará a cabo una revisión imparcial e independiente de la auditoría para evaluar los resultados, incluyendo las recomendaciones del equipo de auditoría, antes de emitir la certificación.
Basándose en las conclusiones de la auditoría, el revisor tomará la decisión de otorgar, mantener, renovar y/o restablecer la certificación si existe evidencia objetiva suficiente de conformidad.
En caso de que no se encuentre dicha evidencia o se detecte evidencia significativa de inconformidad, se puede optar por rechazar, suspender o retirar la certificación.
La certificación no podrá ser emitida si la organización incumple de manera persistente, o grave, los requisitos de certificación, tales como la falta de realización de las auditorías en el plazo requerido, la falta de implementación de acciones correctivas o el incumplimiento de pagos.
5. Certificación
En este momento, la empresa ha obtenido la certificación y será registrada oficialmente como tal.
Al recibir el certificado, podrá gozar de la tranquilidad y seguridad que brinda la certificación obtenida.
6. Evaluaciones de seguimiento
Estas evaluaciones son revisiones periódicas que constituyen:
- La revisión del certificado: esta etapa, conocida como “auditoría de seguimiento”, se lleva a cabo un año después de obtener el certificado.
- La auditoría de renovación del certificado: cada tres años se realiza una evaluación exhaustiva de la certificación para asurar la conformidad continua y mantener el certificado vigente.
Importancia del proceso de certificación
Aunque el proceso de certificación puede resultar un poco largo y tedioso en ocasiones, es un camino que las empresas deben considerar seriamente si quieren demostrar su compromiso por el perfeccionamiento de sus sistemas de gestión.
La certificación, una vez obtenida, no solo aporta credibilidad y confianza a los clientes y socios comerciales, sino que también impulsa la mejora continua de los procesos internos y la adopción de mejores prácticas.
Además, las certificaciones son un factor clave para acceder a nuevos mercados, donde los requisitos de calidad y cumplimiento son cada vez más exigentes.
Al contar con ellas, se pueden abrir nuevas puertas y ampliar las oportunidades comerciales a nivel nacional e internacional para tu empresa.
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