La metodología Lean es un modelo de gestión creado para reducir todos los costos innecesarios y promover una operación lean en las instituciones. Es utilizado por empresas de todos los segmentos para potenciar los resultados, mejorar los indicadores de rentabilidad y promover la satisfacción de los clientes.
En el artículo de hoy te explicamos qué es el método Lean y cómo puede ayudar a tu empresa a ser más productiva y gastar menos. ¡Sigue leyendo!
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Qué es la metodología Lean?
La metodología Lean es un modelo de gestión que busca agilizar las operaciones, eliminando todas aquellas acciones que se consideren innecesarias. El enfoque de este enfoque es mantener solo lo esencial para el buen funcionamiento de la empresa, lo que permite la reducción de costos, pero sin pérdida de productividad.
De esta forma, se descartan todas las actividades que no agregan valor al proceso. Por lo tanto, se puede decir que la cultura lean es una forma de hacer que la empresa funcione productivamente, pero con el menor costo y tiempo posible.
Además de ahorrar tiempo y dinero, eliminar acciones innecesarias permite a los empleados concentrarse en las actividades más importantes, lo que se traduce en entregas más rápidas y de mayor calidad. Así, esta solución también pretende mejorar los resultados de la organización.
¿Cuál es el origen de Lean?
El método Lean se originó en Japón en las fábricas de Toyota en la década de 1940. En ese momento, la economía del país se encontraba en una situación crítica y las fábricas necesitaban medidas para optimizar la gestión de la producción industrial. Por lo tanto, la reducción de costos en las operaciones era una necesidad primordial.
En ese contexto, el ingeniero jefe de producción de la marca, Taiichi Ohno, desarrolló métodos para reducir costos en la industria y aumentar la productividad para crear el Sistema de Producción Toyota (TPS).
Las prácticas de TPS dieron origen a la metodología Lean, que se aplicó solo en la industria manufacturera, pero que se extendió por todo el mundo y comenzó a ser adoptada por diversos sectores del mercado, como la construcción civil, por ejemplo.
¿Cuál es el objetivo y cómo funciona la filosofía Lean?
La metodología Lean tiene como objetivo principal la optimización de todas las áreas de una organización, diminuyendo costos y plazos, pero sin afectar la calidad final del producto. El método apuesta por la producción ajustada, que defiende que lo que no aporta valor sea rastreado y eliminado del proceso.
La filosofía Lean se implementa en una empresa a través de varias herramientas, que tienen como objetivo reducir las pérdidas y aumentar la productividad. Por ejemplo, el uso de un checklist para optimizar el desempeño de las actividades, como la auditoría y la identificación de inconformidades.
¿Dónde se aplica la metodología Lean?
La cultura Lean se puede aplicar a cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o industria. Por ejemplo, construcción civil, distribuidoras, etc.
Tipos de Lean
Existen 5 tipos de Lean, cada uno enfocado en prácticas específicas.
Lean manufacturing
Lean manufacturing se aplica en fábricas e industrias, donde se comenzó a aplicar la metodología.
Su objetivo central es reducir los desperdicios y gastos innecesarios durante el proceso productivo, reduciendo tiempos de producción y defectos en los productos finales.
Lean construction
Lean construction tiene la función de ayudar en algunos de los mayores desafíos en la construcción civil, como pérdida de material, retrasos en la entrega, seguridad en el sitio de construcción, entre otros.
La metodología ayuda en el mapeo del flujo de obras, lo que permite identificar los desperdicios y crear planes de acción para eliminarlos.
Lean healthcare
La cultura Lean también puede ser de gran utilidad en el entorno hospitalario, que es lo que predica Lean Healthcare.
El principio es el mismo: reducción de actuaciones que no aportan valor al proceso, pero que no implican la prestación de servicios a los pacientes.
Por ejemplo, el método puede ayudar a reducir las largas colas y el desperdicio de insumos, lo que permite un servicio más rápido y eficiente.
Lean office
O Lean office se refiere a la aplicación del método Lean en áreas administrativas, con el objetivo de identificar pérdidas y desperdicios y actuar para su eliminación.
Uno de sus principales focos es simplificar los procesos. Esto comienza con la eliminación de trámites burocráticos innecesarios, comunes en el área administrativa.
Lean service
Aunque son productos intangibles, los servicios también pueden beneficiarse de la metodología Lean.
El enfoque de Lean service es la satisfacción del cliente final. Este método trabaja para mejorar el desempeño de los servicios y, con base en esto, promover la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los pilares de Lean?
Independientemente del tipo, el método Lean tiene principios básicos que deben observarse para obtener prácticas de gestión eficientes. Descubre cuáles son a continuación:
Valor
Especifica el valor desde la perspectiva del cliente para comprender cómo perciben el valor de tu marca y producto.
Así, al identificar algo que el cliente no está dispuesto a pagar, tenemos un desperdicio que debe ser eliminado. Por ejemplo, un producto no aceptado por el mercado o parte de él.
Flujo de valor
En esta etapa, es necesario mapear el flujo de valor para comprender qué pasos agregan (o no) valor al servicio o producto.
Por lo tanto, toda acción o comportamiento que no se suma al proceso se considera un desperdicio de recursos.
Flujo continuo
Crear un flujo continuo significa que, luego de identificar el flujo de valor que agrega al proceso, es necesario hacerlo continuo.
El objetivo es lograr que funcione sin interrupciones, es decir, de forma fluida.
Pull Start System
Este principio dicta que la empresa debe producir solo lo necesario, es decir, de acuerdo a su demanda y de manera que no haya sobrantes.
Además de evitar la sobreproducción, este principio permite que el equipo se concentre en producir artículos de calidad (ya que la cantidad no es el enfoque), lo que ayuda a reducir el retrabajo.
Perfección
La mejora continua es una acción permanente de la metodología Lean y debe ser observada por la empresa.
Perseguir este objetivo significa establecer metas y planes para un proceso de producción eficiente que resulte en productos de calidad y satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los desperdicios de Lean?
El método Lean tiene como objetivo rastrear, identificar y eliminar los desperdicios en el proceso de producción. A continuación, conoce los tipos de residuos vinculados a este enfoque:
Procesamiento inadecuado
El desperdicio de procesamiento innecesario ocurre cuando la organización no tiene en cuenta el deseo del cliente y produce más de lo solicitado.
Este despilfarro conduce a la repetición del trabajo, la pérdida de materiales y el uso ineficiente del tiempo de los empleados.
Superproducción
Este tipo de desperdicio ocurre cuando la empresa produce más de lo que realmente se necesita, lo que resulta en artículos sobrantes.
Stock
Estos residuos están ligados al almacenamiento excesivo o inadecuado de productos, materias primas y similares.
Este tipo de error puede resultar en daños al material almacenado, causando pérdidas financieras a la institución.
Transporte
A pesar de ser una necesidad constante, el transporte es un generador de costos que no agrega valor al producto, por lo que debe usarse solo cuando sea necesario.
Por lo tanto, es importante pensar en el diseño de las operaciones para reducir la necesidad de transportar componentes de producción
Movimientos innecesarios
Los movimientos innecesarios pueden provenir de personas o equipos y, al final, perder el tiempo en una actividad que no ofrece retorno.
Elaborar un layout eficiente para el ámbito de trabajo puede ser la solución ideal para resolver esta situación.
Efectos y reprocesamiento
Este desperdicio es causado directamente por errores y fallas en los procesos. Ocurre cuando el equipo necesita invertir tiempo y recursos para afinar una acción que debería haberse realizado correctamente en el primer intento.
Espera
Este desperdicio siempre ocurre cuando hay una paralización de actividades, por ejemplo, provocada por empleados, máquinas, equipos, entre otros.
Si se acaba una materia prima y los trabajadores tienen que parar actividades, esa es una situación que caracteriza una pérdida de espera.
Conocimiento
Desperdiciar profesionales también genera una gran pérdida para una organización.
El desperdicio de personas ocurre cuando las habilidades de un empleado no se aprovechan y termina en un rol que no se adapta a sus habilidades.
9 principales herramientas de Lean
Varias herramientas de gestión pueden formar parte de la metodología Lean y utilizarse para evaluar, comprender y mejorar los procesos de una empresa. Conoce nueve:
1- 5S
Metodología japonesa utilizada para medir la calidad y comprometer a todos los involucrados en los procesos. Las 5S son:
- Seiri: prevenir desperdicios.
- Seiton: organizar tu espacio de trabajo para que los elementos necesarios estén al alcance de tu mano.
- Seiso: promover la limpieza en el ambiente de trabajo.
- Seiketsu: fomentar el sentimiento de la estandarización para promover la limpieza y la apariencia del medio ambiente.
- Shitsuke: fomentar y promover la autodisciplina entre los empleados.
2- Just in time
El método Just in Time difunde la creación y producción solo de lo que es necesario para satisfacer la demanda, evitando excesos y desperdicios.
El enfoque principal de esta herramienta es eliminar los productos atascados en el almacén.
3- Kanban
Kanban utiliza un tablero con notas o post-its para controlar los flujos de producción o transporte en una industria.
Es un sistema de gestión relativamente simple, que utiliza un atractivo visual para facilitar la comprensión de los procesos.
4- Kaizen
El foco de la metodología Kaizen está en el propio empleado, que es el motor de toda empresa.
La herramienta defiende la cualificación/formación de los empleados como forma de motivarlos y mantenerlos productivos.
6- PDCA
El método PDCA es un modelo de gestión eficiente, que propone un ciclo de 4 pasos:
- Plan (planear): etapa de planificación inicial, donde se tienen en cuenta los objetivos finales para la definición de método, plazos, objetivos, personas implicadas, etc.
- Do (hacer): tiempo para poner en práctica lo decidido en la planificación.
- Check (verificar): análisis y seguimiento para verificar los resultados de la acción y si se alcanzaron las expectativas.
- Act (actuar): actuar para corregir las fallas ocurridas en el proceso, para no permitir que vuelvan a ocurrir.
7- Jidoka
Es una herramienta que tiene como objetivo automatizar el proceso de fabricación, promoviendo entregas de calidad y reduciendo errores.
La idea central de esta metodología es permitir que un solo trabajador se ocupe de varias máquinas al mismo tiempo.
8- KPIs
Los KPI son indicadores de rendimiento que se utilizan para medir y analizar la eficiencia, el éxito o el rendimiento de un proceso u organización.
En Lean, estos indicadores señalan procesos que deben optimizarse, así como también miden los cambios implementados.
9- Gemba Walk
Gemba Walk es una filosofía gerencial de origen japonés creada para que los líderes y gerentes tengan un conocimiento real de lo que sucede en las instalaciones de la organización a través del contacto con los empleados.
El ejercicio propuesto consiste en recorrer las instalaciones de la fábrica y observar la ejecución de los procesos.
¿Cuáles son los beneficios de la metodología Lean para las empresas?
Los beneficios de implementar el método Lean son muchos, ya que esta filosofía pasa a formar parte de la cultura organizacional de la empresa, fomentando la mejora constante de todos tus procesos. Por ejemplo, genera:
- Ahorro de tiempo, dinero y mano de obra;
- Productos finales con mejor calidad;
- La organización de los recursos;
- La optimización de la productividad;
- Mayores ganancias;
- Minimización de residuos;
- Transparencia en las actividades;
- La satisfacción del cliente.
Como se ve, la gestión Lean es capaz de hacer que tu empresa sea mucho más productiva. Y lo mejor es poder utilizar la tecnología para hacer la implementación de esta metodología más sencilla, fácil y segura, como es Checklist Fácil.
Con esta solución podrás optimizar la ejecución de procesos y alcanzar rápidamente tus objetivos de negocio. Por ejemplo, auditar e identificar inconformidades.
Programa una demostración de nuestra solución y conócela mejor. ¿Qué tal?
