Las tablas de control son herramientas gráficas que permiten monitorear procesos en tiempo real. Ayudan a identificar variaciones, facilitar decisiones informadas y mejorar la comunicación entre equipos, asegurando la eficiencia operativa y la calidad en la organización.
En la era de la industria 4.0, las empresas buscan cada vez más herramientas que optimicen sus procesos y faciliten decisiones basadas en datos. En ese sentido, las tablas de control se han convertido en un verdadero aliado y pilar esencial para la gestión de calidad y la mejora continua.
Desarrolladas de los principios estadísticos de Walter Shewhart en los años 1920, estas herramientas son fundamentales para el análisis e inteligencia de datos. Su utilización permite a las organizaciones visualizar y controlar la variabilidad de sus procesos en tiempo real, ofreciendo insights valiosos que abarcan desde la producción hasta la alta dirección.
En este artículo, entenderás todo sobre cómo las tablas de control pueden revolucionar su enfoque hacia la calidad y la eficiencia, además de promover una cultura de datos. ¡Así que acompáñanos y buena lectura!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué son las tablas de control y para qué sirven?
Las tablas de control, también conocidas como tableros de control, panel de control, listas de control o dashboards, son herramientas gráficas utilizadas para monitorear y controlar procesos dentro de una organización.
Su función principal es permitir la detección simple y en tiempo real de variaciones en un proceso a lo largo del tiempo. O sea, al transformar información compleja en gráficos visualmente atractivos y fáciles de comprender, estos tipos de tableros simplifican el proceso de interpretación de datos y proporcionan una visión clara de los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Con esta percepción, el liderazgo tiene en mano un escenario preciso y claro de la situación actual de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Las tablas de control también sirven como una herramienta de mejora continua, ya que permiten detectar áreas donde el proceso puede ser optimizado.
Al identificar los estándares de fallas o errores, se pueden implementar cambios estratégicos que reduzcan el desperdicio, mejoren la eficiencia operativa y aumenten la satisfacción del cliente.
¿Cuáles son los beneficios de las tablas de control?
Las tablas de control son herramientas fundamentales que permiten a las organizaciones optimizar sus procesos y garantizar resultados consistentes. Su aplicación brinda múltiplos beneficios a varios tipos industrias, como:
- Monitoreo en tiempo real: las listas de control permiten a las empresas visualizar y analizar datos de forma instantánea, facilitando la identificación de problemas y la toma de decisiones informadas en tiempo real. Esto es crucial para mantener la calidad y la eficiencia operativa.
- Mejora de la comunicación: al proporcionar una representación visual de los datos, los paneles mejoran la comunicación entre los equipos y departamentos, asegurando que todos estén alineados con respecto a los objetivos y resultados.
- Detección de variaciones: una de las principales ventajas de las tablas de control es su capacidad para identificar variaciones en los procesos que pueden llevar a fallas. Esto permite a las organizaciones actuar proactivamente para corregir problemas antes de que afecten la calidad del producto o servicio.
- Facilitación de la toma de decisiones: los tableros de control resumen grandes volúmenes de datos en formatos fácilmente digestibles, lo que ayuda a los ejecutivos y gerentes a tomar decisiones rápidas y efectivas basadas en información actualizada y relevante.
- Fomento de la mejora continua: al utilizar tablas de control, las organizaciones pueden establecer estándares y métricas que impulsan la mejora continua. Esto promueve una cultura de calidad y optimización en todos los niveles de la empresa.
- Versatilidad: las tablas de control pueden adaptarse a diversas áreas de la organización, desde la gestión de calidad hasta la supervisión del desempeño de los empleados, lo que las convierte en una herramienta integral para múltiples aplicaciones.
¿Cuáles son los principales tipos de tablas de control?
Luego de haber entendido el concepto, objetivos y ventajas, es fundamental conocer los diferentes tipos de tabla de control que existen para aplicarlos de forma adecuada según las necesidades de cada empresa.
Dependiendo del enfoque, algunos tableros de control se centran en las operaciones diarias, mientras que otros permiten análisis más profundos o visualizaciones a nivel estratégico.
A continuación, conoce los principales tipos de tablas de control, cada una con una función específica dentro de la organización:
Tablas de control operativas
Están diseñados para monitorear las operaciones diarias de la empresa. Se enfocan en las métricas clave de rendimiento de procesos específicos, como la producción, inventarios, y gestión logística. Son usados principalmente por supervisores y gerentes operativos.
Tablas de control estratégicas
Está orientado a los niveles ejecutivos y directivos de una organización. Ofrecen una visión de alto nivel de las métricas clave relacionadas con los objetivos de largo plazo, como crecimiento de ingresos, expansión de mercado, y rentabilidad.
Tablas de control analíticas
Son más detallados y permiten el análisis profundo de datos. Incluyen capacidades avanzadas de minería de datos, predicciones y análisis de tendencias. Son ideales para los departamentos de inteligencia de negocio o analistas de datos.
Tablas de control tácticas
Se utilizan para monitorear la ejecución de proyectos y estrategias a nivel intermedio. Proveen información detallada sobre el estado de los proyectos en curso y su alineación con las metas estratégicas. Los usan principalmente gerentes de proyectos y equipos de planificación.
Cada tipo de tablero tiene un propósito específico, pero todos comparten el objetivo común de mejorar la toma de decisiones basadas en datos actualizados y precisos.
¿Cuáles aplicaciones pueden tener las listas de control?
Mientras aprendiste más sobre los principales tipos de tablas de control, es importante comprender en cuáles áreas o departamentos pueden utilizarla, sobre todo para mejorar la gestión y el control de procesos.
A continuación, se describen algunas de las aplicaciones más comunes:
Producción y manufactura
En las líneas de producción, los tableros de control ayudan a supervisar el rendimiento de las máquinas y el flujo de trabajo, garantizando que las operaciones se realicen de manera eficiente y efectiva.
Análisis financiero
Las organizaciones utilizan tablas de control para realizar un seguimiento de los indicadores financieros clave, como ingresos, costos y márgenes de ganancia, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
Gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, los tableros de control ayudan a monitorear el progreso de las actividades, identificar desviaciones y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
Marketing y ventas
Las empresas pueden utilizar tablas de control para evaluar el desempeño de sus campañas de marketing y ventas, permitiendo ajustes rápidos para maximizar el retorno de la inversión.
Recursos Humanos
En el área de recursos humanos, los tableros de control son útiles para medir el desempeño de los empleados, la satisfacción laboral y otros indicadores clave que impactan en la cultura organizacional.
Logística y cadena de suministro
En la gestión de la cadena de suministro, permiten visualizar y analizar datos sobre inventarios, plazos de entrega y eficiencia en el transporte, lo que contribuye a optimizar las operaciones logísticas.
En conclusión, las tablas de control son herramientas versátiles que pueden adaptarse a diferentes contextos y necesidades dentro de una organización, mejorando la eficiencia y efectividad en la gestión.
Tablas de control para la gestión de calidad
Las tablas de control son una herramienta aún más esencial en la gestión de calidad debido a su capacidad para monitorear y mantener la estabilidad de los procesos. Su importancia se debe a la posibilidad de identificar variaciones en tiempo real, diferenciando entre cambios normales y anormales.
Esto es crucial en la gestión de calidad, ya que pequeñas desviaciones pueden llevar a defectos en los productos o servicios, afectando una serie de etapas, desde la eficiencia de las operaciones hasta la satisfacción del cliente y la reputación de la organización.
En comparación con otras áreas, donde las variaciones pueden ser aceptables o incluso esperadas, en la gestión de calidad cada detalle cuenta para garantizar un estándar elevado.
En la práctica, las tablas de control de calidad son utilizadas para recolectar y analizar datos de desempeño a lo largo del tiempo. Se establecen límites de control basados en parámetros predefinidos, lo que permite a los equipos detectar rápidamente cuándo un proceso se encuentra fuera de control.
Además, facilitan la identificación de tendencias y la implementación de acciones correctivas antes de que se produzcan problemas mayores. El monitoreo constante no solo optimiza la calidad del producto, sino que también fomenta una cultura de mejora continua dentro de la organización, involucrando a todos los empleados en el compromiso con la calidad. Así, las tablas de control se convierten en una herramienta invaluable para lograr y mantener estándares de calidad altos.
Ejemplos prácticos de tablas de control
Para facilitar la comprensión sobre cómo las tablas de control son aplicadas en la gestión de calidad, conoce abajo dos ejemplos prácticos y bastante simples:
Control de peso en una línea de producción de galletas
Una fábrica de galletas utiliza una tabla de control para monitorear el peso de sus productos. La línea central representa el peso objetivo de 50 gramos, con límites de control superior e inferior establecidos en ±2 gramos. Cada hora, se toman muestras de 5 galletas y se registra su peso promedio y rango.
Si el peso promedio cae fuera de los límites de control o muestra una tendencia constante hacia arriba o hacia abajo, se investigan las causas y se realizan ajustes en la maquinaria de dosificación.
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Control de calidad en un centro de atención telefónica
Un centro de atención al cliente utiliza una tabla de control para monitorear la proporción de llamadas resueltas de manera satisfactoria. Diariamente, se registra el número total de llamadas y el número de llamadas que no cumplen con los estándares de calidad establecidos.
La tabla muestra la proporción de llamadas insatisfactorias a lo largo del tiempo. Si esta proporción supera el límite, se investigan las causas (problemas técnicos, falta de capacitación del personal, etc) y se implementan medidas correctivas.
¿Cómo hacer una tabla de control?
A continuación, conoce los pasos clave para elaborar una tabla de control efectiva:
1. Define el objetivo
Antes de crear una tabla de control, es fundamental saber qué quieres monitorear. Esto puede ser el rendimiento de un proceso, indicadores clave de rendimiento (KPI), o cualquier métrica que sea relevante para tu organización. Tener un objetivo claro te ayudará a seleccionar las métricas adecuadas y a enfocar tus esfuerzos en áreas específicas que impactan la calidad.
2. Define las métricas
Elige las métricas que vas a incluir en el tablero de control. Deben ser medibles y específicas, como tasas de producción, número de defectos, tiempo de respuesta, entre otros. Asegúrate de que estas métricas estén alineadas con tus objetivos y que realmente reflejen el rendimiento de los procesos que deseas evaluar.
3. Elige el formato
Decide si tu panel será digital o impreso. Mientras la versión manual y física presenta una serie de limitaciones, el formato digital permite actualizaciones y análisis más fáciles, lo que es crucial para mantener la relevancia de la información. Implementar un software de gestión de datos puede optimizar esta tarea, permitiendo que la tabla de control se actualice automáticamente y reduciendo el riesgo de errores humanos en la entrada de datos.
4. Organiza la información
Diseña la tabla de control con las columnas necesarias. Generalmente, se incluye:
- Fecha: para registrar cuándo se tomaron los datos;
- Métrica: la KPI o el dato específico que estás monitoreando;
- Valor actual: el número actual que estás registrando;
- Objetivo: el valor que esperas alcanzar;
- Comentarios: para apuntar cualquier observación relevante.
5. Recopila datos
Empieza a recopilar datos en función de las métricas elegidas. Asegúrate de que los datos sean precisos y se registren de manera consistente. La calidad de los datos es crucial para obtener análisis válidos y significativos.
6. Analiza y ajusta
Revisa el dashboard periódicamente para analizar los resultados. Esto te permitirá identificar tendencias y áreas de mejora. Además, si es necesario, ajusta las métricas o el enfoque. La capacidad de respuesta ante los datos es esencial para el éxito en la gestión de calidad.
7. Comunica los resultados
Comparte los hallazgos con tu equipo o con las partes interesadas para fomentar la transparencia y la mejora continua. La comunicación abierta sobre el rendimiento puede motivar al equipo y facilitar la implementación de mejoras.
Al seguir estos pasos, no solo crearás una tabla de control útil, sino que también establecerás un enfoque proactivo para la gestión de la calidad dentro de tu organización.
¡Recuerda que el uso de herramientas digitales puede simplificar considerablemente este proceso y maximizar la efectividad de tus esfuerzos, como descubrirás aún más a continuación!
Utiliza softwares para tu tabla de control
En un entorno competitivo y dinámico, la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos es crucial para mantener la eficiencia operativa. Aunque los métodos tradicionales puedan parecer más simples, suelen presentar limitaciones que impactan en la calidad y operatividad de los procesos. Aquí es donde entra en juego un software de gestión de datos.
Un software de gestión de datos proporciona un enfoque integral y flexible, asegurando que la información sea precisa, coherente y accesible en tiempo real. Por ejemplo, una solución robusta como el Checklist Fácil simplifica el análisis al automatizar la recopilación y transformación de datos, eliminando la necesidad de gestionar informes manualmente. Esto no solo ahorra tiempo y recursos, sino que permite a las empresas enfocarse en mejorar sus procesos y cumplir con altos estándares de calidad.
Líder en Latinoamérica, el Checklist Fácil ofrece más de 150 funcionalidades que eliminan por completo las tareas manuales, automatizando y estandarizando procesos. Por medio del sistema, es posible ahorrar hasta dos horas diarias por analista, optimizando el trabajo y garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad mediante:
- Checklists Inteligentes, que facilitan la estandarización del llenado, resultando en una recopilación de datos uniforme;
- Plan de Acción, para la corrección de no conformidades o la implementación de mejoras con gestión completa de las iniciativas hasta su finalización;
- Flujos de trabajo, para la configuración de procesos completos, integrando unidades, departamentos, procedimientos y profesionales;
- Módulo Power BI, para tomar decisiones basadas en evidencias;
- Inclusión de archivos multimedia, aumentando la credibilidad en la gestión de los procedimientos;
- ¡Y más!
Además, puedes personalizar las métricas de tus tablas de control y alinearlas con los objetivos comerciales, asegurando que cada decisión se base en datos precisos y actualizados. Así, las organizaciones no sólo monitorean su desempeño, sino que también están preparadas para adaptarse a cambios del mercado y superar las expectativas de sus clientes.
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