Si has llegado hasta este artículo, probablemente estás buscando resolver problemas y alcanzar resultados aún más satisfactorios, ¿verdad? Estás en el camino correcto, porque el Diagrama de Ishikawa es una de las piezas fundamentales en la gestión de calidad de un negocio.
Pero, ¿qué es y cómo funciona este método? El Diagrama de Ishikawa es una herramienta sencilla y eficiente para sortear adversidades detectadas en la operación que pueden comprometer el flujo de procesos y, consecuentemente, la rentabilidad de la empresa.
¿Vamos a conocer el Diagrama de Ishikawa y entender cómo completarlo en cada una de sus etapas, paso a paso? ¡Continúa la lectura!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es el Diagrama de Ishikawa?
El Diagrama de Ishikawa es una herramienta gráfica utilizada para analizar y visualizar las múltiples causas que pueden estar contribuyendo a un problema particular.
Es una metodología utilizada para descubrir exactamente qué factores determinan estos obstáculos, como una forma estratégica de encontrar sus soluciones.
El Diagrama de Ishikawa también es conocido por otros nombres, como:
- Diagrama de Espina de Pescado;
- Diagrama de Causa-Efecto;
- PDCA de Espina de Pescado;
- Árbol de Causas;
- Método de las 6M.
Más importante que el nombre atribuido a ese método es saber cómo aplicar la herramienta de forma correcta. De lo contrario, el análisis no será efectivo y el problema seguirá afectando sus resultados.
¿Cuál es la función del Diagrama de Ishikawa?
En suma, el Diagrama de Ishikawa fue creado para resolver problemas que impactan los procesos de una organización.
Esto se debe a que el método se fundamenta en la idea de que cada problema tiene una causa específica y que al identificar su origen, es posible eliminarlo. Por lo tanto, se requiere someter a prueba y analizar cada sugerencia de causas indicadas por el equipo involucrado.
El Diagrama de Ishikawa también es útil en la prevención de problemas y en la mejora continua de procesos. De este modo, la metodología identifica la relación existente entre el resultado no deseado (efecto) y los diversos factores (causas) que originan las no conformidades.
Así, es posible aplicar el Diagrama de Ishikawa en diversos contextos, por ejemplo:
- Explorar las causas raíz y subyacentes de un problema;
- Ampliar la percepción de las posibles causas de un problema para evitar enfoques limitados e ineficientes.
- Realizar un análisis detallado de los recursos necesarios para resolver el problema;
- Obtener una comprensión integral del problema en cuestión;
- Generar mejoras en diversos procesos, desde los más sencillos hasta los más complejos y desafiantes.
¿Cómo surgió el Diagrama de Ishikawa?
Aunque sigue siendo relevante y tiene éxito entre los gestores en la actualidad, el Diagrama de Ishikawa se remonta al siglo pasado. En 1943, el ingeniero químico Kaoru Ishikawa desarrolló esta metodología como una forma de optimizar la gestión de calidad.
Su idea era crear una herramienta que pudiera ser utilizada por cualquier persona, desde los trabajadores en la planta de producción, hasta la dirección. Así, podría utilizarse para abordar una amplia variedad de problemas provenientes de diferentes fuentes y niveles de complejidad.
Debido a su naturaleza visual y facilidad de uso, el diagrama se ha vuelto ampliamente popular como una herramienta para combatir la improductividad en el entorno organizacional.
¿Cuáles son los beneficios del Diagrama de Ishikawa?
Puesto que el método busca analizar las causas y sus respectivos efectos en busca de soluciones, la principal ventaja de recurrir al Diagrama de Ishikawa es el aumento en la productividad.
A fin de cuentas, al identificar y resolver los problemas con facilidad, se abre espacio para la innovación, la planificación estratégica y la ejecución de tareas.
Además de todas las ventajas mencionadas, esta herramienta se destaca como una poderosa aliada en la gestión gracias a su capacidad para representar gráficamente información de forma sencilla y comprensible. De esta manera, la convierte en una solución idónea para abordar diversos aspectos y niveles jerárquicos dentro de la organización.
Además, esta opción ofrece la ventaja de contar con un seguimiento visual e intuitivo de los desafíos y sus soluciones. Del mismo modo, facilita un análisis global a largo plazo de la operación y contribuye a generar ideas para la planificación y las estrategias comerciales.
El Diagrama de Ishikawa también puede utilizarse de forma complementaria a otras metodologías, especialmente en reuniones de lluvia de ideas. De esta manera, favorece el desempeño de las reuniones, mejora la comunicación y ayuda a construir diferentes perspectivas.
En este sentido, el Diagrama de Ishikawa es uno de los métodos más importantes para los planes de acción en la gestión del negocio. Es importante recordar que el método no identifica la gravedad de las causas, sino su origen. Esto significa que la conducción del estudio posterior al Diagrama de Ishikawa debe ser realizada por la propia gestión, junto con otros involucrados.
¿Cuáles son los 6 Ms del Diagrama de Ishikawa?
Ishikawa, Espina de Pescado, Causa y Efecto, 6M… Te estarás preguntando: ¿por qué este diagrama, que lleva el nombre de su creador, tiene tantos apodos?
Aunque tenga otros nombres muy diferentes, notarás que todos tienen un significado que tiene sentido con el objetivo de la metodología.
El Diagrama de Ishikawa también es conocido como Diagrama de Espina de Pescado porque el formato del gráfico y sus diversas ramificaciones recuerdan al esqueleto de un pez.
¿Pero por qué Diagrama 6M? Este nombre está relacionado con los seis tipos de causas que Kaoru Ishikawa definió como las posibles razones de la existencia del problema que se busca resolver. Cada una de estas seis causas comienza con la letra M:
- Método;
- Maquinaria;
- Medición;
- Medio ambiente;
- Materiales;
- Mano de obra.
Para entender mejor, basta con hacer una pregunta relacionando cada uno de los M. Por ejemplo:
- ¿De qué manera la forma de llevar a cabo el trabajo afecta el problema?
- ¿De qué manera el maquinario utilizado puede afectar al problema?
- ¿Podría ser que las métricas sean la raíz del problema al medir el progreso de las actividades?
- ¿El entorno en el que se desarrolla el proceso afecta las posibles fallas?
- ¿De qué manera se vincula el tipo de material, e incluso su calidad, con el problema en cuestión?
- ¿Cuál es la dinámica de interacción entre los colaboradores y cómo se ven involucrados en el problema?
De esta manera, encontrarás la fuente del problema al responder a estas preguntas con el Diagrama 6M.
A continuación, revisa cómo cada uno de ellos puede impactar en tu operación y qué debes observar en este proceso:
1. Método
Es la parte del Diagrama de Ishikawa que abarca la ejecución de los procedimientos, incluyendo tanto las fórmulas de trabajo como las herramientas utilizadas.
No son raras las empresas apegadas a rutinas manuales y que presentan lentitud y errores en la operación. En este caso, el uso de software se presenta como una solución clásica para mejorar la precisión y agilidad del trabajo.
2. Maquinaria
Muchas veces, los problemas están relacionados con fallos en los equipos, lo que puede causar retrasos, errores, reelaboraciones e accidentes. Esto puede suceder por falta de mantenimiento o incluso por un uso incorrecto.
Por eso, es importante analizar el funcionamiento de la maquinaria para evitar pérdidas y pausas en la producción.
3. Medición
Los indicadores de desempeño son de suma importancia para cualquier negocio, pues permiten medir, controlar y monitorear las actividades realizadas.
Por esta razón, si los indicadores presentan una estructura defectuosa y no están de acuerdo con la realidad operativa, o incluso si son extraídos de forma incorrecta, el análisis de los informes se verá afectado negativamente, lo que podría ser la raíz del problema.
4. Medio ambiente
Se puede referir tanto al ambiente interno como externo. Es decir, el entorno donde se fabrica el producto, como el diseño y los ruidos sonoros. De igual modo, los factores externos, como la inestabilidad del tiempo, pueden ser causantes de problemas.
5. Materiales
Como hemos visto, esta “M” está relacionada con el uso de materia prima en el proceso de producción. Por lo tanto, es importante estar atento si estos insumos se encuentran fuera de las especificaciones o en la cantidad adecuada, sobre todo en lo que respecta a la gestión de tu inventario. Dado un control y almacenamiento inadecuados, es posible que estos insumos se deterioren o sufran daños.
6. Mano de obra
Es fundamental tener en cuenta que, en ausencia de instrucciones claras y una orientación adecuada para la integración entre áreas y la estandarización de procesos, es muy posible que los profesionales cometan errores en la ejecución de sus actividades. Esto adquiere una relevancia significativa al elaborar un Diagrama de Ishikawa.
Sin duda, un solo error puede desencadenar una cadena de eventos que resulte en una interrupción del control de calidad y, por lo tanto, perjudicar toda la operación. Especialmente cuando lo que se produce es rechazado en la inspección de calidad.
¿Cómo elaborar un Diagrama de Ishikawa?
No es de extrañar que la metodología creada por Ishikawa también se llame “espina de pez”.
El gráfico está formado por una línea recta en la horizontal y seis líneas en lados opuestos. En el extremo derecho de la línea horizontal es donde se indica el efecto de un determinado problema, mientras que las líneas diagonales representan los seis elementos (6M) y sus causas.
El resultado del dibujo del diagrama se muestra en la imagen a continuación:
Con el diagrama en tus manos, es hora de llenar las “espinas de pez” con las causas del problema. A continuación, veremos seis pasos para hacerlo.
1. Identificar el problema
Antes de acceder al diagrama, es imprescindible contar con un problema que resolver o un riesgo que evitar, ya que este es el primer paso necesario. Recuerda ser específico al analizar el problema, pues abordarlo de forma genérica y superficial puede dificultar la realización del diagrama.
Otra sugerencia importante es abordar cada problema por separado. Es decir, hacer un diagrama por problema. Después de todo, si se plantean más de una cuestión al mismo tiempo, será imposible determinar las causas de manera objetiva, ya que pueden tener orígenes diferentes, aunque los problemas sean similares.
2. Extrae datos precisos de tu operación
Recopila datos cuantitativos y cualitativos relevantes al problema. En esta fase, enfócate en información basada en hechos concretos, no en suposiciones. Por lo tanto, cuenta con una herramienta que facilite la extracción de estos datos de forma rápida, segura y confiable, es esencial.
3. Reúne a tu equipo
La eficiencia del diagrama aumenta cuando todas las partes involucradas en el problema identificado trabajan juntas para resolverlo. Además de encontrar la causa, esto ayuda en la determinación de soluciones y en cómo aplicarlas correctamente.
A fin de cuentas, la lluvia de ideas demuestra ser más eficiente, ya que fomenta el intercambio de ideas sin restricciones ni suposiciones.
4. Usa las categorías de acuerdo con tu segmento
Las espinas del pez delimitan los espacios para las diferentes categorías, conocidas como los 6M. Así que, asegúrate de utilizar los espacios adecuadamente para evitar confusiones.
La eficiencia del diagrama se ve potenciada al incorporar datos reales de la operación y al considerar aspectos estrictamente coherentes con el problema y la industria en cuestión. Por lo tanto, en esta etapa resulta igualmente crucial evitar generalizaciones.
5. Identifica las sub causas
Una vez que las causas principales han sido identificadas, procede a añadir líneas horizontales a los componentes de la espina del pez. En ellas, especifica las sub causas, es decir, los factores que contribuyen a la causa principal que se está abordando.
6. Define acciones
¡Listo! Ahora que tu diagrama está completo, es hora de analizar la información. Discute todas las ideas que has reunido con tu equipo y determina las causas que impactan en el problema definido. Después de eso, es necesario iniciar el plan de acciones que remediarán esas causas, junto con sus respectivos plazos.
Cuenta con un software para identificar y abordar problemas de manera ágil
Hasta aquí hemos hablado sobre cómo la metodología del Diagrama de Ishikawa ayuda a identificar causas, efectos y posibles soluciones para un problema. Pero, ¿qué tal si te cuento que esto puede ser aún más fácil con la ayuda de la tecnología?
Este es el caso del Checklist Fácil, un software para la gestión, aprobación y análisis de diversos procesos, como inspecciones, verificaciones y revisiones.
Con Checklist Fácil, la información se centraliza y se almacena en una herramienta en línea y segura y son puestas a disposición automáticamente y en tiempo real.
De esta manera, es fácil realizar verificaciones, reportar no conformidades, elaborar informes y planes de acción, en un corto período de tiempo entre la identificación del problema y su solución.
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