En muchas empresas, los procesos de inspección son una parte fundamental de sus operaciones diarias. Debido a su naturaleza altamente adaptable, estos procedimientos pueden implementarse en una variedad de departamentos y sectores comerciales.
Las inspecciones desempeñan un papel crucial en la garantía de la calidad de los servicios y la seguridad en la producción, lo que ayuda a minimizar errores, mitigar riesgos e incluso prevenir accidentes laborales.
Por lo tanto, en esta publicación, te adentrarás en el mundo de la inspección: desde su definición y metodología hasta los principales tipos y las herramientas disponibles para su ejecución eficiente. ¡Continúa leyendo!
Más seguridad y menos errores: la estrategia de TPF Engenharia para agilizar la resolución de no conformidades
45%
de reducción de errores
100%
de digitalización de procesos
+1300
horas de trabajo optimizadas al año
+R$ 167 mil
ahorrados
10 toneladas
de CO₂e evitadas
+360 mil
mil hojas de papel ahorradas
SOBRE A TPF ENGENHARIA
Con más de 55 años de trayectoria, TPF Engenharia es reconocida por su trabajo en ingeniería consultiva y suma más de 500 proyectos de gran envergadura ejecutados. La empresa ofrece soluciones integrales de ingeniería con equipos multidisciplinarios y busca consolidarse como referente de la ingeniería brasileña, destacándose por la calidad y la innovación.
SECTOR
Ingeniería
Nº DE COLABORADORES
Más de 1.000
Cliente Checklist Fácil desde 2021
APLICACIONES
- Ingeniería
- Mantenimiento
- Operaciones
- Seguridad y Salud en el Trabajo (SST/EHS)
Recursos
- Planes de Acción
- Flujo de Análisis
- Módulos de Workflow
- Firma Digital
- Inclusión de Evidencias
¿Cuáles eran los desafíos de TPF Engenharia?
Antes de implementar el Checklist Fácil, y aunque ya contaba con procesos de calidad bien establecidos, TPF Engenharia enfrentaba desafíos habituales en operaciones de gran escala que dependían de métodos manuales.
La gestión de los criterios de calidad de las obras de cada contrato se realizaba mediante formularios impresos, completados manualmente y digitalizados posteriormente.
Entre los principales desafíos operativos de este modelo se encontraban:
Pérdida de documentos e inconsistencias en los datos:
el traslado y el llenado manual de formularios aumentaban el riesgo de pérdida de información y errores en los registros.
Demoras en la identificación y resolución de no conformidades:
el ciclo de registro, digitalización y envío de información por correo electrónico generaba retrasos críticos en la toma de decisiones y en la corrección de problemas.
Mucho tiempo dedicado a la elaboración de informes:
consolidar la información proveniente de inspecciones manuales era un proceso complejo y lento.
Dificultad para gestionar el crecimiento de obras y contratos:
con proyectos distribuidos por todo Brasil y decenas de contratos supervisados al mismo tiempo, la gestión manual limitaba la escalabilidad y la eficiencia de la operación
Falta de una visión gerencial unificada:
la ausencia de datos centralizados y digitalizados impedía generar indicadores y realizar análisis estratégicos en tiempo real.
TPF Engenharia necesitaba una solución que no solo digitalizara sus procesos, sino que también aportara agilidad, trazabilidad y una visión integral para fortalecer la calidad de sus entregas.
¿Qué cambió con el Checklist Fácil?
TPF Engenharia encontró en el Checklist Fácil un aliado estratégico para superar estos desafíos.
Con la herramienta, la operación obtuvo importantes beneficios:
Digitalización y estandarización:
todas las inspecciones y verificaciones de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente comenzaron a realizarse digitalmente, garantizando la estandarización de la recopilación de datos en todas las unidades y proyectos.
Mayor agilidad y trazabilidad:
a informação passou a ser coletada e disponibilizada em tempo real, eliminando a demora dos processos manuais e permitindo a rastreabilidade completa de cada etapa e item inspecionado.
Visión gerencial más completa:
la integración de datos con otras soluciones y plataformas de Business Intelligence proporcionó una capacidad de análisis que antes no era posible, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas.
Soporte para auditorías y cumplimiento normativo:
el sistema se convirtió en una herramienta esencial para las auditorías internas y para mantener las certificaciones de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales y una mayor seguridad jurídica.
Mayor capacidad operativa:
la eficiencia obtenida permitió a TPF Engenharia gestionar un número mucho mayor de proyectos y contratos simultáneamente, fortaleciendo su competitividad.
¿Qué procesos fueron digitalizados?
La flexibilidad del Checklist Fácil permitió que TPF Engenharia digitalizara una amplia variedad de procesos y especialidades, desde la supervisión de obras (saneamiento, transporte, edificaciones, entre otras) hasta la verificación de proyectos complejos.
Todos los contratos pasan por una etapa inicial de planificación para identificar:
- Ítems críticos de la obra.
- Matriz normativa.
- Criterios de muestreo.
- Flujos de trabajo y notificaciones para la comunicación directa con las empresas involucradas.
Con esta información, comienza una implementación completamente personalizada según la realidad de cada cliente.
En esta etapa, los equipos de Desarrollo de Sistemas y Calidad realizan las configuraciones necesarias y, posteriormente, los equipos de campo ejecutan los procesos definidos.
Con foco en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las supervisiones verifican la ejecución de los servicios y gestionan las actividades.
Los checklists se utilizan en todas las etapas de la operación para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Las auditorías, que antes generaban un enorme volumen de documentos impresos, ahora se realizan completamente dentro del sistema, con registros íntegros y auditables. Esto garantiza la integridad de la información y facilita el mantenimiento de las certificaciones de TPF Engenharia.
Agilidad y control con flujos de trabajo automatizados
El Plan de Acción es uno de los recursos más utilizados por la operación de TPF Engenharia.
La configuración que exige registrar una acción correctiva cada vez que se detecta una no conformidad facilita el control y el seguimiento por parte de los supervisores.
Además, la posibilidad de establecer flujos directos de comunicación con los clientes agiliza la resolución de las situaciones identificadas.
Los clientes reciben notificaciones en determinados escenarios, como la identificación de desviaciones en una obra, además de alertas para realizar las etapas de revisión y aprobación de los checklists mediante el Flujo de Análisis.
Esto permite identificar y resolver las no conformidades con rapidez, evitando, por ejemplo, la paralización de actividades en situaciones críticas.
Los equipos también utilizan el módulo Workflow Avanzado para gestionar procesos secuenciales y críticos de manera fluida, sin fallas de comunicación y con toda la información centralizada.
Además, recursos como la Firma Digital y la Inclusión de archivos se utilizan con frecuencia para reforzar la confiabilidad de los registros y mantener todas las evidencias necesarias durante el seguimiento de los contratos.
Decisiones estratégicas en tiempo real
Uno de los mayores beneficios para TPF Engenharia fue transformar datos operativos en inteligencia para la gestión.
Gracias a la flexibilidad del Checklist Fácil y a su API, la empresa desarrolló un sólido sistema de análisis de datos.
Esta integración permitió:
- Creación de matrices de riesgo y priorización: TPF Engenharia clasifica las no conformidades según su gravedad y probabilidad, generando matrices de riesgo que ayudan a priorizar las acciones.
- Dashboards dinámicos y personalizados: mediante los datos obtenidos a través de la API, TPF Engenharia alimenta su plataforma interna y sus paneles de Business Intelligence.
Así, la empresa obtiene una visión completa de indicadores como:
- Cantidad de checklists ejecutados
- Total de no conformidades abiertas por obra o contrato
- Porcentaje de cumplimiento de los Planes de Acción
- Nivel de riesgo de cada obra
- Indicadores específicos definidos para cada cliente según sus procedimientos internos
Con acceso a indicadores precisos e información actualizada en tiempo real, los responsables de TPF Engenharia pueden tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y eficiencia.
Resultados obtenidos
La digitalización de procesos con el Checklist Fácil incrementó significativamente la seguridad y la validez jurídica de la documentación de TPF Engenharia.
Cada registro, cada Plan de Acción y cada evidencia quedan almacenados en un historial detallado, permitiendo consultar información específica en cualquier momento.
En un proceso de hormigonado, por ejemplo, es posible identificar exactamente qué columna y qué vivienda fueron inspeccionadas.
Otro beneficio importante fue la escalabilidad.
La empresa, que anteriormente gestionaba un número menor de contratos, hoy supervisa más de 80 contratos de forma simultánea, muchos de ellos de gran envergadura.
Algunos resultados que demuestran este avance son:
- 45% de reducción de errores.
- 100% de digitalización de procesos.
- Más de 1.300 horas de trabajo optimizadas al año.
- Más de R$ 167 mil ahorrados.
- 10 toneladas de CO₂e evitadas.
- Más de 360 mil hojas de papel ahorradas.
TPF Engenharia demuestra cómo la tecnología, combinada con una visión estratégica, puede transformar por completo la gestión de operaciones de ingeniería, garantizando no solo el cumplimiento y la calidad, sino también una mayor eficiencia y capacidad de crecimiento en un mercado cada vez más exigente.
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¿Qué es una inspección?
La inspección es un tipo de verificación que enumera los elementos para verificación con el fin de identificar si se cumplen las condiciones requeridas para una tarea determinada.
Por lo tanto, es una acción que está directamente relacionada con la implementación y estandarización de procesos. Según Henry Fayol, una inspección hace parte de la función de control dentro de la gestión empresarial, donde se supervisan las actividades para corregir desviaciones y garantizar la eficacia.
En este sentido, la inspección es muy importante para garantizar que todas las partes de un proceso, equipamiento o ambiente cumplan con los estándares, principalmente los de seguridad y calidad.
¿Cómo realizar inspecciones?
Para realizar una inspección, es importante definir algunos criterios:
- ¿Cuál será el objeto de inspección? Procesos, ambientes, equipos o personas.
- ¿Con qué frecuencia se llevará a cabo? Diaria, semanal, quincenal o mensual.
- ¿Cuál es el objetivo? Seguridad, calidad, mantenimiento o gestión de riesgos.
Una vez completado este mapeo inicial, es hora de identificar cada elemento que será examinado, facilitando así la detección de cualquier no conformidad. En este contexto, contar con procesos estructurados resulta fundamental para elaborar una lista de inspección.
De esta manera, se analiza el estado de cada fase, prestando especial atención a los estándares necesarios para mantener la calidad y la seguridad. Una vez identificados todos estos elementos, es esencial crear un documento que sirva como base para la inspección.
Un checklist es una herramienta ideal para esta tarea, ya que permite verificar y confirmar cada elemento de forma sistemática.
Existen diversas formas de organizar los checklists para inspecciones. ¿Te gustaría explorar algunas de las herramientas disponibles para ello?
Diagrama de flujo de inspección
Este enfoque resulta efectivo para visualizar y mapear los procesos requeridos en la inspección. Puede ser elaborado tanto con herramientas de dibujo como de forma manual.
Cronograma de inspecciones planeadas
Implementar un calendario de inspecciones programadas resulta fundamental para asegurar la correcta ejecución de los procesos. Para llevarlo a cabo, simplemente se requiere la creación de una tabla en una herramienta de hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets, donde se detallen el objeto a inspeccionar y la fecha correspondiente.
Además, se deben asignar los responsables pertinentes y añadir recordatorios para cumplir con las fechas establecidas
Hoja de inspección
Una hoja de inspección es un formulario diseñado para documentar observaciones, insights o datos relevantes del procedimiento. Su formato puede variar según el propósito y los elementos evaluados en el proceso.
Métodos de inspección
Existen diversos métodos de inspección, los cuales pueden variar en función de sus objetivos, frecuencia y los elementos que se verifiquen. A continuación, presentamos las principales:
Generales
Las inspecciones generales son típicamente llevadas a cabo por empresas certificadas. En esta instancia, se verifica cada sector de la empresa.
Parciales
Estas inspecciones se enfocan en un departamento específico, equipo, actividad o proceso dentro de una empresa.
Rutina
Las verificaciones de rutina consisten en inspecciones que se llevan a cabo para garantizar el bienestar de los empleados y prevenir problemas potenciales.
Periódicas
Las inspecciones periódicas se centran principalmente en el mantenimiento y la comprobación de equipos, herramientas e instalaciones.
Eventuales
Se llevan a cabo de manera más esporádica, con un propósito observacional general y sin una agenda predeterminada.
Especiales
Expertos técnicos realizan inspecciones especiales junto con empresas certificadas.
Oficiales
Las inspecciones oficiales son llevadas a cabo exclusivamente por organismos gubernamentales o entidades regulatorias designadas para garantizar el cumplimiento de las normativas y estándares establecidos.
Tipos de inspección
Existen diferentes tipos de inspecciones que pueden variar según el contexto y sector en el que se realicen.
Inspección del trabajo
La inspección de trabajo, o inspección laboral, representa un papel crucial en la protección de los derechos laborales, asegurando un ambiente de trabajo seguro y equitativo.
Esto implica garantizar aspectos como el salario justo y una carga de trabajo adecuada, al mismo tiempo que se identifican y corrigen los riesgos ocupacionales para promover la salud y seguridad en el trabajo.
Inspección de calidad
La inspección de calidad implica la revisión de productos, servicios o procesos con el fin de asegurar su cumplimiento con los estándares establecidos.
Su objetivo es detectar errores, defectos y fallos, permitiendo su corrección antes de que el cliente entre en contacto con el producto, garantizando así su satisfacción.
Inspección de seguridad y de Equipos de Protección Personal
Estas inspecciones están relacionadas con la Salud y Seguridad en el Trabajo (SST), abarcando procesos destinados a identificar posibles riesgos en el ambiente laboral con el fin de prevenir accidentes y enfermedades.
Inspección sanitaria
La inspección sanitaria comprende el conjunto de procedimientos que aseguran las condiciones higiénicas de los establecimientos donde se producen, procesan, envasan, almacenan y distribuyen alimentos.
Inspección de materiales
Se refiere a la evaluación de materias primas, insumos y demás recursos, siendo esencial para asegurar la seguridad, durabilidad y rendimiento de los productos elaborados o servicios proporcionados.
Inspección técnica
La inspección técnica conlleva una evaluación llevada a cabo por profesionales expertos en un campo técnico específico, como el estado, funcionamiento y seguridad de equipos, instalaciones, edificaciones o productos.
Cómo optimizar la revisión de inspecciones con IA
Optimizar la revisión de inspecciones no se trata solo de ganar velocidad, sino de garantizar consistencia y confiabilidad en los análisis. Cuando este proceso depende exclusivamente de la interpretación humana, es común encontrar variaciones en los criterios y pérdida de eficiencia.
La Inteligencia Artificial introduce una nueva forma de abordar este desafío, al automatizar la verificación de checklists y señalar posibles inconsistencias. De esta manera, los equipos pueden enfocar su atención en los casos críticos y mejorar la calidad de la gestión operativa.
¿Qué es la inspección visual?
Es una metodología centrada en la observación directa para verificar el correcto funcionamiento de un objeto. En términos simples, implica identificar fallos mediante la inspección visual.
Esta técnica puede aplicarse tanto de manera presencial como virtual, utilizando herramientas como lentes de aumento y cámaras para examinar minuciosamente el objeto.
Su aplicación abarca una amplia gama de sectores y organizaciones, desde la línea de producción de productos hasta el mantenimiento de equipos y maquinaria.
¿Cómo crear un informe de inspección?
Independientemente de si es un informe en formato de formulario o discursivo, hay cierta información crucial para el documento. Aquí enumeramos los puntos principales:
1. Incluye una portada
La inclusión de una portada, o incluso un encabezado de identificación, facilita la rápida identificación del documento.
Los detalles que pueden ser incluidos en esta sección son:
- Nombre de la empresa
- Número o código del informe
- Ubicación
- Fecha
- Responsable de la inspección.
Si el informe abarca una inspección de un área completa, identifica el departamento correspondiente. Por otro lado, si se trata de un informe específico para máquinas del mismo modelo, puntúa los equipos analizados y su ubicación.
Es crucial mantener esta información organizada, por lo que también se puede distribuir entre la portada y la página de presentación.
2. Define el objetivo
Describe el objetivo de manera sencilla. Sin embargo, si se requiere, detalla el contexto del objeto de inspección. Además, puedes mencionar los métodos de inspección utilizados.
3. Describe los resultados
En esta etapa se exponen las conclusiones derivadas de la inspección periódica con el fin de potenciar el control de calidad y optimizar otros procesos operativos. Se sugiere seguir la secuencia de la inspección y estructurar la presentación de los factores en forma de elementos, numerados de manera secuencial.
4. Indica los servicios realizados
Detalla los trabajos de mantenimiento y mejoras llevados a cabo durante la fase de inspección o como resultado de la misma. Esto puede incluir, por ejemplo, labores de limpieza, reparaciones, sustituciones de componentes, entre otras acciones realizadas.
5. Agrega recomendaciones
Esta sección está destinada a documentar sugerencias para futuras inspecciones. Redacta esta sección solamente después de llevar a cabo un análisis minucioso de las condiciones físicas de la máquina.
6. Incluye documentos adicionales
Adjunta documentos pertinentes al informe, como gráficos, resultados de pruebas, datos estadísticos, u otros elementos estructurales, complementan la información de la inspección.
¿Cómo obtener un certificado de inspección?
Es fundamental considerar que los procesos particulares para adquirir un certificado de inspección pueden diferir dependiendo del sector, país y el tipo de inspección necesaria.
Para obtener un certificado de inspección es necesario seguir los pasos a continuación:
- Contrata a un inspector o a una empresa debidamente autorizada y cualificada para llevar a cabo el procedimiento.
- Agenda una cita para realizar la inspección.
- Prepara el entorno y el objeto, separando documentos y otros materiales que puedan ser útiles durante la inspección.
- Aguarda la ejecución de la inspección.
- Recibe el informe detallado por parte del inspector y, si es necesario, lleva a cabo las acciones correctivas correspondientes.
- Por último, el inspector entregará el certificado correspondiente.
Herramientas para inspeccionar
Es natural tener tus propias preferencias sobre cómo gestionar tus verificaciones. No obstante, es importante reconocer que estas preferencias personales no son el único factor a considerar.
En empresas con un elevado número de auditorías, la acumulación de documentos físicos puede resultar impracticable. Por lo tanto, es esencial adaptar tu elección de herramientas a las necesidades específicas de tu contexto empresarial.
A continuación, destacamos las tres opciones principales: cuestionarios en papel, hojas de cálculo y checklists digitales.
Cuestionarios en papel
Los checklists en papel son simplemente una versión impresa de los elementos a verificar, utilizando el portapapeles como herramienta de apoyo para facilitar el proceso de inspección.
Aunque pueden ser viables a corto plazo en empresas más pequeñas con auditorías poco frecuentes debido al bajo volumen de papel, a largo plazo se vuelven problemáticos debido a la necesidad de archivar registros, lo que ocupa espacio y dificulta la búsqueda de información específica.
En negocios más grandes, esta opción es aún más difícil, ya que recopilar información de todos los sectores consume mucho tiempo y la cantidad de material generado diariamente es considerable.
Por lo tanto, tanto a corto como a largo plazo, los checklists en papel se convierten en una solución temporal cuando se busca optimizar el espacio y el tiempo.
Planillas
¡Las hojas de cálculo de Excel son de gran ayuda para abordar el problema de la digitalización de datos y reducir así la dependencia del papel!
Sin embargo, esta funcionalidad puede presentar algunas limitaciones durante la revisión. A veces, surgen obstáculos como la edición accidental de una pregunta, la falta de guardado automático de respuestas o la dificultad para adjuntar archivos.
A pesar de ello, las hojas de cálculo contribuyen al ahorro de material físico, aunque el tiempo dedicado a registrar los datos permanece elevado. A pesar de esto, constituyen una herramienta inicial valiosa para la organización.
Checklist digital
El checklist digital fue desarrollado con el propósito específico de verificar los procesos, convirtiéndolo así en una herramienta integral para inspecciones. Entre sus características se incluyen:
- Tipos de respuestas personalizadas.
- Adjunto de archivos multimedia.
- Bloqueo de galería.
- Plan de acción.
- GPS.
- Programaciones.
- Informes.
- Aplicación fuera de línea.
- Y otras más.
Estos diferenciales no solo facilitan la recopilación y almacenamiento de datos, sino que también, mediante la generación automática de informes, se evidencia una notable optimización del tiempo, lo que contribuye a mejorar la eficiencia operativa y la productividad del equipo.
¿Cómo aumentar la productividad y reducir costos mediante la inspección en línea?
La inspección en línea, mediante el uso de software y herramientas digitales, es una excelente estrategia para garantizar la eficiencia operacional y otros beneficios. Descubre mejor a continuación.
1. Digitalización y automatización de procesos
Mediante la inspección en línea se puede digitalizar y automatizar los procesos, lo que resulta en una reducción del tiempo necesario para que los empleados completen los formularios, al tiempo que se garantiza la precisión de la información. Además, esto conlleva una disminución en el uso de papel.
2. Análisis de datos
La implementación de la digitalización en las inspecciones facilita el análisis de dashboards e informes que contienen datos relevantes sobre dichos procedimientos, lo que permite anticipar posibles no conformidades y áreas de mejora.
3. Mejora continua
Empleando un enfoque de mejora continua, se puede optimizar de manera constante el proceso con el fin de incrementar la productividad y disminuir los costos.
Con Checklist Fácil es posible realizar inspecciones digitales y automatizadas al crear checklists personalizados para optimizar la gestión de datos e informaciones en tu negocio. Además, podrás contar con más de funcionalidades, como:
- Módulo Power BI;
- Planes de acción automáticos;
- Registros multimedia;
- Flujos de trabajo;
- Y mucho más.
Entonces, ¿tu empresa está lista para implementar inspecciones de rutina? ¡Conoce el Checklist Fácil para comenzar tus inspecciones ahora mismo!
