Planillas de control de procesos, también conocidas como Hojas de Cálculo para el control de procesos, son herramientas utilizadas para monitorear y evaluar las actividades de los diversos sectores de una empresa con el objetivo de impulsar la eficiencia operacional e implantar la mejora continua. Para una mayor consistencia, es indicado digitalizarlas utilizando un software de gestión.
El control de procesos es crucial para la eficiencia y el éxito de las empresas, especialmente en la industria. Garantiza que todas las etapas operativas sean monitoreadas y optimizadas, reduciendo pérdidas y mejorando la calidad de los productos.
Con un control riguroso, es posible identificar rápidamente cuellos de botella y fallas, implementando acciones correctivas de manera ágil. Además, el control de procesos facilita la estandarización, asegurando consistencia y previsibilidad en la producción.
Esto no solo aumenta la productividad y competitividad, sino que también garantiza el cumplimiento de normas y regulaciones, promoviendo un entorno de trabajo más seguro y sostenible.
En este contexto, utilizar una planilla de control de procesos es una forma accesible y eficaz de monitorear, evaluar y mejorar las actividades de tu empresa. Para más seguridad en el registro de dados y facilidad al acceso de informaciones, es importante digitalizarlas, utilizando un software de gestión.
En este artículo, entenderemos cómo crear y utilizar una planilla de control de procesos, destacando las mejores prácticas, tipos y modelos. ¡Sigue leyendo!
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Cómo crear una planilla de control de procesos?
Una planilla de control de procesos es una herramienta utilizada para monitorear, organizar y gestionar las diversas etapas operativas de una empresa.
Permite a los gestores y equipos supervisar de cerca el desempeño de los procesos, identificar cuellos de botella, tomar decisiones informadas y aplicar mejoras continuas.
Para quienes prefieren crear una hoja de cálculo de control de procesos desde cero, y no a partir de un modelo, a continuación, sugerimos algunas buenas prácticas:
1. Define los procesos a controlar
Identifica y enumera todos los procesos que necesitan ser monitoreados. Esto puede incluir procesos de producción, ventas, atención al cliente, entre otros.
2. Crea la estructura de la planilla
Organiza la hoja de cálculo en columnas que representen diferentes aspectos del proceso, como:
- Nombre del proceso: identificación del proceso;
- Responsable: persona o equipo a quien se debe asignar la ejecución;
- Fecha de inicio: cuándo comenzó el proceso;
- Fecha de término: cuándo se completó el proceso;
- Estado: estado actual del proceso (en progreso, completado, pendiente);
- Indicadores de desempeño (KPIs): métricas para evaluar el éxito del proceso;
- Observaciones: comentarios o notas adicionales.
3. Establece indicadores de desempeño (KPIs)
Define KPIs claros y medibles para cada proceso. Estos indicadores ayudarán a evaluar el desempeño e identificar áreas de mejora.
4. Completa la planilla regularmente
Actualiza la hoja de cálculo con información precisa y regular sobre cada proceso. Esto garantizará que todos los datos estén al día y sean relevantes para análisis futuros.
5. Analiza los datos
Revisa periódicamente los datos de la planilla para identificar tendencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora. Usa gráficos y tablas para visualizar el desempeño de los procesos.
6. Toma decisiones basadas en evidencia
Utiliza la información recopilada para tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar los procesos. Esto puede incluir la redistribución de recursos, la implementación de nuevas estrategias o la eliminación de ineficiencias.
¿Cuáles son los tipos de hojas de cálculo de control de procesos industriales?
Diferentes tipos de planillas de control de procesos industriales se utilizan para monitorear, evaluar y optimizar las diversas actividades dentro de una industria.
A continuación, presentamos los principales tipos de planillas de control de procesos industriales y sus funcionalidades.
Planillas de control de producción
Estas planillas se utilizan para monitorear todo el proceso de producción, desde la entrada de materia prima hasta la salida del producto final. Incluyen información como:
- Volumen de producción;
- Tiempo de ciclo;
- Tasa de rechazo;
- Eficiencia de producción.
Planillas de control de calidad
Destinadas a garantizar que los productos cumplan con los estándares de calidad establecidos, estas planillas monitorean:
- Resultados de inspecciones;
- Pruebas de calidad;
- Conformidad con las especificaciones;
- Acciones correctivas implementadas.
Planillas de control de mantenimiento
Estas planillas son esenciales para garantizar la operatividad y longevidad de los equipos industriales. Incluyen:
- Programación de mantenimiento preventivo;
- Registro de mantenimientos correctivos;
- Historial de fallas y reparaciones;
- Costos de mantenimiento.
Planillas de control de inventarios
Estas planillas se utilizan para monitorear la entrada y salida de materiales, garantizando que el inventario se mantenga en niveles óptimos. Incluyen:
- Cantidad de materiales en inventario;
- Punto de reabastecimiento;
- Inventario periódico;
- Rotación de inventario.
Planillas de control de seguridad
Estas planillas ayudan a monitorear y garantizar los indicadores de Salud y Seguridad en el entorno laboral. Pueden incluir:
- Informes de incidentes y accidentes;
- Checklists de seguridad;
- Capacitaciones realizadas;
Planillas de control de costos
Importantes para la gestión financiera, estas planillas monitorean:
- Costos de producción;
- Costos de materiales;
- Costos de mano de obra;
- Costos operativos.
Planillas de control de proyectos
Estas planillas ayudan a gestionar proyectos industriales, garantizando que se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Incluyen:
- Cronogramas de actividades;
- Asignación de recursos;
- Hitos y entregables;
- Estado del proyecto.
¿Cómo crear planillas de control de procesos siguiendo metodologías?
Otra opción es crear tu hoja de cálculo de control a partir de una metodología específica. Métodos como 5S, 5W2H, Kanban, Ishikawa y Kaizen ofrecen un enfoque único para la optimización y gestión de procesos industriales. Descubre cómo hacerlo:
Metodología 5S
La metodología 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) se utiliza para crear un ambiente de trabajo organizado y eficiente. Los componentes de la planilla incluyen:
- Seiri (Organización): elementos necesarios, elementos innecesarios;
- Seiton (Orden): ubicación de los elementos, frecuencia de uso;
- Seiso (Limpieza): fecha de limpieza, responsable;
- Seiketsu (Estandarización): procedimientos estandarizados, checklists;
- Shitsuke (Disciplina): capacitaciones, auditorías.
Metodología 5W2H
La metodología 5W2H (What, Why, Where, When, Who, How, How Much) se utiliza para el análisis y planificación de actividades. La planilla debe contener los siguientes componentes:
- What (¿Qué?): descripción de la actividad/proceso;
- Why (¿Por qué?): objetivo/motivo;
- Where (¿Dónde?): ubicación;
- When (¿Cuándo?): fecha y hora;
- Who (¿Quién?): responsable;
- How (¿Cómo?): método/procedimiento;
- How much (¿Cuánto?): costo/recursos.
Metodología Kanban
La metodología Kanban se utiliza para visualizar el flujo de trabajo y gestionar tareas. Los componentes de la planilla deben incluir:
- Tareas pendientes: lista de tareas;
- En progreso: tareas en curso;
- Completadas: tareas finalizadas;
- Fecha de inicio: cuándo comenzó la tarea;
- Fecha de finalización: cuándo se completó la tarea;
- Responsable: persona/equipo asignado.
Diagrama de Ishikawa
El Diagrama de Ishikawa (o Diagrama de Causa y Efecto) se utiliza para identificar y analizar causas de problemas. La planilla debe incluir los siguientes componentes:
- Problema principal: descripción del problema;
- Causas: lista de causas principales (método, máquina, mano de obra, material, entorno, medida);
- Subcausas: detalles de las subcausas;
- Acciones correctivas: medidas para solucionar el problema;
- Responsable: persona/equipo asignado.
Metodología Kaizen
La metodología Kaizen se utiliza para la mejora continua de los procesos. Entre los componentes de la planilla, están:
- Identificación del proceso: nombre del proceso;
- Situación actual: descripción del estado actual;
- Problemas identificados: lista de problemas;
- Objetivos de mejora: metas a alcanzar;
- Plan de acción: acciones a implementar;
- Responsables: personas/equipos asignados;
- Plazos: fechas de implementación;
- Resultados: evaluación de los resultados.
Modelos y ejemplos prácticos de hojas de cálculo para control de procesos
Ahora ya sabes cómo crear tus planillas. Sin embargo, algunos profesionales pueden preferir utilizar modelos listos.
La buena noticia es que tenemos varios modelos gratuitos para descargar, enfocados en diferentes procesos y áreas de la empresa. ¡Échales un vistazo!
Gestión de calidad
En el proceso de producción, varios elementos necesitan ser auditados para asegurar la gestión de calidad y evitar pérdidas. Utiliza nuestro modelo de checklist para optimizar las inspecciones y minimizar errores.
Mantenimiento de equipos
Estandariza los procesos de verificación de los activos de tu empresa, reduce errores y solicita servicios de reparación con mayor precisión a partir de nuestro checklist.
Prácticas ESG
Verifica si las rutinas de tu operación están alineadas con los parámetros de sostenibilidad empresarial utilizando nuestro modelo editable.
Salud y seguridad en el trabajo
Modelo editable y listo para ser aplicado en tu empresa, ayuda a verificar los elementos necesarios para garantizar un trabajo seguro.
Planilla o software para control de procesos: ¿qué es mejor?
Una duda común entre los gestores es sobre la mejor herramienta de control de procesos: al final, ¿qué es más ventajoso, planillas o un software especializado?
Al comparar estos dos modelos, el software para control de procesos es definitivamente más ventajoso. Aunque implique costos iniciales y una curva de aprendizaje para el equipo, los beneficios a medio y largo plazo son visibles para las empresas.
Mira dos tablas comparativas para que las analices por tu cuenta:
Planillas
| Ventajas | Desventajas |
| Costo-beneficio | Escalabilidad limitada |
| Flexibilidad | Propensión a errores |
| Familiaridad de uso | Colaboración limitada |
| Información dispersa | |
| Compilación manual de los datos |
Software de control de procesos
| Ventajas | Desventajas |
| Automatización de procesos | Costo inicial |
| Reducción de errores humanos | Curva de aprendizaje |
| Integración con otros sistemas | |
| Colaboración | |
| Información centralizada | |
| Datos compilados automáticamente |
¿Por qué Checklist Fácil es más eficiente que las planillas de control de procesos?
En un entorno empresarial dinámico, la eficiencia en la gestión de procesos es crucial. Y es en este contexto que herramientas como Checklist Fácil se destacan como alternativas superiores a las planillas tradicionales para el control de procesos.
Líder en América Latina, el software de gestión de procesos es una solución accesible y completa, con opciones de planes compatibles con cualquier tipo y tamaño de negocio.
Control y automatización de procesos
La plataforma cuenta con más de 150 funcionalidades. Entre ellas, algunas se destacan, siendo especialmente útiles para el control de procesos:
- Checklists inteligentes, que sirven para la estandarización de llenado, resultando en una recopilación de datos estandarizada;
- Workflow, para configuración de flujos de trabajo completos, integrando unidades, departamentos, procesos y profesionales;
- Programación, para que ningún proceso deje de ser ejecutado;
- Inclusión de medios en diversos formatos, aumentando la credibilidad en la gestión de los procesos;
- Rankings comparativos, permitiendo una visión analítica y de rápida interpretación sobre el desempeño de las operaciones;
- Plan de acción, para corrección de no conformidades o implementación de mejoras con gestión completa de las iniciativas hasta su conclusión.
Interfaz amigable
El Checklist Fácil tiene una interfaz amigable e intuitiva, facilitando la adopción y utilización por parte de los colaboradores. A diferencia de las planillas, que pueden ser complejas y requerir conocimientos avanzados de fórmulas y funciones, Checklist Fácil permite un uso simplificado y eficiente.
Datos en tiempo real
Con el Checklist Fácil, es posible acceder y actualizar información en tiempo real, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto garantiza que todos los involucrados tengan acceso a la información más reciente, algo que puede ser difícil de mantener con planillas, especialmente cuando se están utilizando varias versiones.
Colaboración
El Checklist Fácil permite una colaboración más eficaz entre equipos. Los usuarios pueden comentar, adjuntar documentos y asignar tareas directamente en la plataforma, algo que es más complicado de gestionar en planillas, donde el control de versiones puede ser problemático.
Notificaciones y alertas
La herramienta envía notificaciones y alertas automáticas para recordar a los usuarios sobre plazos y tareas pendientes, garantizando que nada se olvide. Las planillas, por otro lado, no ofrecen esta funcionalidad intrínseca sin la implementación de scripts o fórmulas complejas.
Informes y análisis
El Checklist Fácil genera informes detallados y análisis avanzados con solo unos clics. Permite la visualización de datos a través de gráficos y dashboards, facilitando la interpretación y la toma de decisiones. En planillas, crear informes detallados puede ser un proceso laborioso y propenso a errores.
Escalabilidad y personalización
El software es altamente escalable y puede ser fácilmente personalizadoa para satisfacer las necesidades específicas de la empresa, independientemente de su tamaño. Las planillas, en cambio, pueden volverse ineficaces y difíciles de gestionar a medida que aumenta el volumen de datos y la complejidad de los procesos.
Seguridad
El Checklist Fácil ofrece recursos avanzados de seguridad para proteger los datos empresariales, incluyendo control de acceso y encriptación. Las plantillas almacenadas localmente o en servicios de almacenamiento en la nube sin seguridad adecuada pueden ser más vulnerables a pérdidas y accesos no autorizados.
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