La recolección de datos estructurada y precisa permite la toma de decisiones empresariales más acertadas al ofrecer información confiable, reducir errores y anticipar tendencias. Usar metodologías como checklists digitales mejora la calidad de los datos y potencia la estrategia.
Cada vez más, la gestión de datos se convierte en un pilar fundamental para la toma de decisiones estratégicas y acertadas en las empresas. Sin embargo, es común que el enfoque se centre en los métodos de recolección de datos, sin una planificación previa sobre qué información es realmente relevante. Aquí es donde entra en juego la metodología de recolección, y en particular, el uso de checklists.
El uso de herramientas adecuadas, como los checklists, permite estructurar la recopilación de información, garantizando consistencia, precisión y calidad en los datos obtenidos. Después de todo, sin datos confiables, las decisiones empresariales se basan en suposiciones, lo que puede conllevar a errores costosos y pérdida de eficiencia.
De esa manera, con una estrategia bien definida y las herramientas adecuadas, es posible mejorar la precisión en auditorías, optimizar la gestión de recursos y, sobre todo, potenciar la toma de decisiones estratégicas basadas en datos reales.
¿Quieres descubrir cómo los checklists pueden transformar la forma en que tu empresa recopila y analiza datos? Sigue leyendo y aprende a optimizar tu proceso de recolección de datos con estrategias efectivas.
Transformación digital en más de 1.200 procesos de Saint-Gobain
+ de 600 horas
de trabajo optimizadas al año
+ de 500 mil hojas
de papel ahorradas en 12 meses
+ de 13 mil checklists
aplicados al mes
+ de 1.200 usuarios
registrados en el sistema
Acerca de Saint-Gobain
La multinacional francesa es líder mundial en construcción ligera y sostenible, fabrica y distribuye materiales y soluciones para los mercados de la construcción, la industria y la movilidad. Opera en 76 países, fue fundada en 1665 y se ha comprometido a lograr la neutralidad de carbono para 2050.
Segmento
Industria y Logística
Nº DE EMPLEADOS
168.000
Cliente Checklist Fácil desde 2019
Aplicaciones
- Producción
- Salud, Seguridad y Medio Ambiente
- Auditorías y Certificaciones
- Calidad
Recursos
- Checklists Inteligentes
- Código QR
- Plan de Acción
- OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
- Checklist por Imagen
- Departamentalización
- Catálogos
- Etiquetado Secuencial
- Integración con Power BI
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La empresa necesitaba digitalizar los procesos relacionados con el Medio Ambiente, Salud y Seguridad (EHS), el Transporte, la Producción, el Mantenimiento y la Calidad, entre otros. Entre las principales dificultades de las inspecciones y auditorías de papel se encontraban:
- Retrasos en la obtención de la información necesaria;
- Errores de anotación e interpretación durante los controles;
- Pérdida de tiempo de los equipos en tareas manuales de recopilación;
- Desperdicio excesivo de papel para documentar las actividades.
Saint-Gobain es un grupo mundial con varias unidades de negocio. Una de ellas es la de Productos de Construcción (PPC), que incluye las marcas Quartzolit, Brasilit, Parco, Isover y Ecophon.
Como resultado, la operación generaba un gran volumen de papel y datos en las rutinas. Desde 2019, por tanto, el Checklist Fácil ha permitido digitalizar los procesos e impulsar los resultados de la empresa.
Uno de los mayores desafíos, dada la gran cantidad de volumen que tenemos que enviar, es la agilidad que necesitamos a la hora de producir. Por eso necesitamos procesos muy ágiles y ajustados para garantizar nuestros objetivos.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
¿Cuáles eran los desafíos de Saint-Gobain?
La implantación del Checklist Fácil se ha traducido en beneficios que han transformado las operaciones de PPC de Saint-Gobain, aumentando la productividad de los equipos, eliminando el uso de más de 500 mil hojas de papel y optimizando más de 600 horas de trabajo al año.
En resumen, fue posible lograr resultados como:
- 1.200 procesos digitalizados;
- 13 mil checklists aplicados mensualmente;
- Mejora en la gestión de las no conformidades;
- Refuerzo de la cultura digital en la organización;
- Datos más fiables y gestionados en tiempo real.
Uno de los puntos que favoreció el compromiso de los equipos con el sistema fue la practicidad de funciones como el código QR. La funcionalidad permite acceder rápidamente a las aplicaciones correctas, reduciendo el grado de dificultad en el uso de la solución y agilizando el acceso a los checklists de cada proceso.
En 2019, hicimos un plan para acelerar nuestra transformación digital, y fue entonces cuando conocimos Checklist Fácil. Utilizamos la solución en todas nuestras 34 unidades de fabricación en todo Brasil, así como en nuestro Centro de Distribución.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Equipos más productivos
Las horas que antes se desperdiciaban en retrabajos o imprevistos durante las inspecciones podían redirigirse a tareas más estratégicas o importantes en el día a día.
Por ejemplo, la fábrica organiza diariamente Diálogos de Seguridad (DDS). Todos los profesionales interrumpen sus actividades para participar en debates pertinentes sobre diversos temas de Seguridad Laboral.
La lista de asistencia se ha vuelto mucho más práctica con el sistema, optimizando el tiempo que antes se dedicaba a este control. Como resultado, los profesionales empezaron a disfrutar más del contenido de las reuniones.
Otras situaciones que ilustran esta ganancia son el acceso rápido a los formularios y la reducción de las interferencias externas durante los procesos (como la búsqueda de materiales, la pérdida de hojas y otras distracciones).
Datos más fiables
Módulos como OCR (Optical Character Recognition) eliminan las posibilidades de errores en los registros, que pueden ser causados por borrones o incluso falta de atención por parte de los profesionales durante las inspecciones.
Por esta razón, junto con la estandarización de las recopilaciones con opciones de configuración adaptables a cada necesidad, el Checklist Fácil ha proporcionado a la operación el acceso a datos fiables.
Gestión completa de tratamiento de desviaciones
El uso del Plan de Acción ha aportado agilidad a la gestión de las no conformidades, resolviendo cualquier incidencia o falla antes de que aumente la criticidad del problema.
El recurso ha mejorado la comunicación y la integración entre los diferentes equipos, proporcionando una visión global de los ciclos de ejecución y finalización de las acciones planificadas.
Además, el seguimiento de todo lo que se hace en la operación proporciona las pruebas necesarias para que los responsables estén seguros de lo que se ha realizado.
Logramos mejorar nuestros indicadores porque mejoramos la gestión de las no conformidades. Además, hemos conseguido garantizar una cultura digital en el entorno de la fábrica y una mayor fiabilidad de los datos, ya que hemos reducido el riesgo de errores cometidos por nuestro equipo de usuarios.
Amanda Lima de Campos
Coordinadora de Rendimiento Industrial e Inteligencia de Datos en PPC
Cambio de la cultura empresarial en el entorno de la fábrica
Con la significativa digitalización de los procesos, el Checklist Fácil ha dado un salto en el indicador de operadores conectados. La métrica de la empresa considera, entre otros factores, el uso de un dispositivo móvil y el acceso a al menos uno de los sistemas de la empresa al menos una vez a la semana.
En 2020, el 33% de los operadores de PPC estaban conectados. En 2021, la cifra ascendió al 75%, superando el objetivo de la empresa del 65%.
Como resultado, la gestión del rendimiento observó que los equipos se implicaban más en las sugerencias de mejora y en las ideas innovadoras para las rutinas de trabajo.
Economía de papel
Con cada proceso digitalizado, Saint-Gobain ha contribuido más a preservar el medio ambiente, además de ahorrar recursos.
Más de 500 mil hojas de papel al año pudieron ahorrarse con la adquisición de Checklist Fácil, lo que también se tradujo en ganancias en la organización de los registros y la credibilidad de la información.
Integración con otros sistemas
La API del Checklist Fácil hizo posible que la base de datos del software se comunicara con otras soluciones, como QlickSense y Microsoft Power BI. Antes, con la antigua API, la operación tenía que esperar al menos un día para tener acceso a los datos recopilados.
Hoy en día, la toma de decisiones es más eficaz, ya que el sistema pone los datos a disposición en tiempo real, sin límites de tiempo para consumir la API ni errores de rendimiento durante los procesos de actualización de la información.
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¿Qué es la recolección de datos?
La recolección de datos es el proceso de obtener, organizar y registrar información relevante para su análisis y uso en la toma de decisiones. Esta práctica permite a las organizaciones obtener una visión clara de su desempeño, identificar áreas de mejora y fundamentar estrategias con datos reales en lugar de suposiciones.
Existen diferentes metodologías para recopilar datos, desde herramientas digitales hasta métodos tradicionales. Sin embargo, la clave no está solo en recolectar información, sino en asegurarse de que los datos obtenidos sean precisos, estructurados y útiles para los objetivos de la empresa.
Cuando la recolección de datos se realiza de manera estratégica, se convierte en un recurso esencial para optimizar procesos, mejorar la eficiencia y tomar decisiones más informadas.
¿Por qué la recopilación de datos precisa es crucial para una empresa?
Tomar decisiones basadas en datos no es una opción, sino una necesidad. La recolección de datos bien estructurada permite a las empresas reducir incertidumbre, identificar estándares y anticipar tendencias, lo que se traduce en una mejor planificación y optimización de recursos.
Cuando la información se recopila de manera precisa, se evitan errores, se reduce costos y se mejora la eficiencia empresarial en auditorías, reportes y análisis estratégicos. Además, contar con datos confiables facilita la detección de problemas antes de que se conviertan en crisis y permite implementar soluciones fundamentadas.
Otro aspecto clave es que los datos bien gestionados sirven como base para la innovación. Desde mejorar la experiencia del cliente hasta optimizar procesos internos, una recolección de datos efectiva impulsa mejoras continuas y aporta ventaja competitiva en el mercado.
Metodologías de recolección de datos
Para garantizar una recolección de datos precisa y efectiva, es fundamental emplear metodologías que aseguren coherencia, calidad y accesibilidad en la información obtenida.
Entre las diversas metodologías disponibles, el uso de checklists destaca como una de las herramientas más prácticas y eficientes. También existen otros métodos que pueden complementar la recopilación de información según las necesidades específicas de cada empresa. ¡Descubre más a continuación!
Checklists Digitales
Los checklists se han convertido en una de las formas más eficaces de recopilar datos de manera estructurada. Estas listas de verificación permiten documentar información de forma ordenada, asegurando que ningún paso crítico se omita y que la recopilación sea uniforme en diferentes procesos y equipos.
Además, con el avance de las herramientas digitales, los checklists digitales han ganado popularidad, permitiendo la integración con software de gestión de datos para un acceso y análisis más eficientes.
Otros métodos de recolección de datos
Si bien los checklists son una herramienta clave, existen otras metodologías complementarias que pueden ser útiles dependiendo del contexto y el tipo de información que se necesita obtener:
- Entrevistas: ideales para recopilar información detallada y cualitativa de expertos, empleados o clientes. Permiten explorar percepciones, opiniones y experiencias;
- Encuestas: útiles para obtener datos de un gran número de personas en poco tiempo. Pueden aplicarse de manera presencial o digital, y ayudan a identificar tendencias y patrones de comportamiento;
- Observación: método efectivo para analizar procesos en tiempo real sin interferencias. Se usa en entornos operativos o de servicio para evaluar desempeño, identificar fallas y medir la eficiencia.
Beneficios de utilizar checklists en la recolección de datos
Implementar checklists en la recolección de datos no solo simplifica el proceso, sino que también aporta múltiples beneficios que impactan directamente en la eficiencia y precisión de la información obtenida.
A continuación, comprende por qué esta herramienta es clave en la gestión de datos empresariales:
Mayor precisión y reducción de errores
Los checklists minimizan la posibilidad de omitir información crucial al estructurar la recopilación de datos en pasos organizados. Esto evita errores humanos y mejora la fiabilidad de la información obtenida.
Estandarización del proceso
Al definir un flujo de trabajo claro y uniforme, los checklists garantizan que todas las personas involucradas en la recolección de datos sigan los mismos criterios, asegurando coherencia y calidad en los resultados.
Ahorro de tiempo y optimización de recursos
Gracias a su simplicidad y estructura clara, los checklists agilizan la recopilación de datos, reduciendo la necesidad de verificaciones constantes. Esto permite que los equipos trabajen de manera más eficiente y focalicen esfuerzos en el análisis y aplicación de la información.
Facilidad para auditorías y cumplimiento normativo
Al documentar cada paso de un proceso, los checklists facilitan auditorías internas y externas, asegurando que se cumplan normativas y regulaciones sin complicaciones. Además, permiten identificar áreas de mejora con mayor rapidez.
Integración con herramientas digitales
Hoy en día, los checklists digitales permiten una gestión de datos más eficiente al integrarse con software de auditoría, mantenimiento y gestión empresarial. Esto posibilita el acceso inmediato a la información recopilada y mejora su análisis en tiempo real.
¿Cómo implementar checklists en el proceso de recolección?
El uso de checklists en la recolección de datos puede transformar la forma en que una empresa recopila, organiza y analiza información. Sin embargo, para que sean realmente efectivos, es importante seguir una estrategia de implementación bien definida.
Aprende a continuación cómo incorporar checklists en tu proceso de recolección de datos:
Define los objetivos de la recolección de datos
Antes de diseñar un checklist, es fundamental tener claro qué información se necesita y para qué. Preguntas clave que debes hacerte:
- ¿Cuál es el propósito de la recopilación de datos?
- ¿Quién utilizará esta información y cómo será analizada?
- ¿Cuáles son los datos críticos que no pueden faltar?
Diseña un checklist claro y estructurado
Un checklist efectivo debe ser fácil de entender y aplicar. Para eso:
- Utiliza un lenguaje claro y directo;
- Organiza los datos en categorías o secciones para una mejor lectura;
- Asegúrate de que los pasos o preguntas sigan un orden lógico;
- Evita preguntas ambiguas o demasiado generales.
Escoge la mejor herramienta
Hoy en día, existen múltiples opciones para crear y gestionar checklists. Algunas empresas optan por formatos físicos, pero los checklists digitales ofrecen ventajas como:
- Acceso remoto y en tiempo real;
- Integración con herramientas de análisis de datos;
- Automatización de procesos y recordatorios.
Además, existen herramientas más completas y especializadas de gestión de datos, como el Checklist Fácil, software de auditoría o incluso aplicaciones móviles diseñadas para la recopilación estructurada de información.
Capacita a tu equipo en su uso
Para que los checklists sean realmente efectivos, los empleados que los utilizarán deben estar capacitados para:
- Comprender la importancia de recolectar datos de manera precisa;
- Saber cómo completar el checklist correctamente;
- Interpretar y utilizar la información recopilada.
Monitorea, analiza y mejora continuamente
Un checklist no es una herramienta estática. Con el tiempo, las necesidades de la empresa pueden cambiar, por lo que es fundamental revisar periódicamente su contenido, analizar los datos recopilados para detectar áreas de mejora y, por fin, ajustar la estructura o los criterios si es necesario.
Desafíos en la recolección de datos
A pesar de sus beneficios, la recolección de datos también presenta algunos retos:
- Falta de capacitación: si el equipo no comprende bien los procesos, los datos pueden ser inconsistentes;
- Resistencia al cambio: algunos empleados pueden mostrar reticencia a adoptar nuevas metodologías;
- Uso inadecuado de herramientas: seleccionar el software incorrecto puede dificultar el análisis.
Para superar estos desafíos, es esencial contar con una estrategia bien definida combinada con la herramienta adecuada.
¿Cuál herramienta escoger para recolección de datos?
Como has visto, la recolección de datos a través de checklists es una estrategia poderosa que mejora la toma de decisiones empresariales, optimiza la gestión de procesos y garantiza una información más precisa y estructurada.
Sin embargo, para maximizar sus beneficios, es fundamental contar con una herramienta que facilite su aplicación y administración.
Elegido por más de 2.000 empresas en Latinoamérica, el Checklist Fácil ofrece más de 150 funcionalidades para optimizar la recolección de datos y mejorar la eficiencia operativa. Entre sus ventajas destacan:
- Checklists Inteligentes: aplica formularios en línea para digitalizar cualquier tipo de inspección;
- Inteligencia Artificial: crea cuestionarios completos con la ayuda de la IA integrada;
- Planes de Acción: agiliza la resolución de las no conformidades detectadas en las inspecciones;
- Módulos de Workflow: crea flujos de trabajo inteligentes y vincula checklists para cada etapa;
- Respuesta Inteligente: realiza inspecciones visuales precisas con el reconocimiento de imágenes por IA.
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