Informes un 90 % más rápidos con auditorías digitalizadas

¿Cuáles eran los desafíos de DB Diagnósticos?

Antes de la implementación de Checklist Fácil, los procesos se realizaban manualmente y los equipos enfrentaban dificultades y retrabajos para recopilar y analizar los datos de las auditorías.

De forma periódica, más de 100 sectores debían ser auditados en un corto período para cumplir con los diferentes requisitos exigidos por las certificaciones de Calidad del laboratorio (ISO 9001, ISO/IEC 17025, DICQ y PALC).

Actualmente, todas las unidades de DB Diagnósticos utilizan Checklist Fácil para este seguimiento, lo que ha aportado mayor agilidad y trazabilidad a los supervisores de Calidad gracias a la centralización de la información en el sistema.

La empresa cuenta con nueve unidades y una capacidad total para realizar más de 35 millones de exámenes al mes.

DB Diagnósticos también cuenta con más de 30 unidades regionales de apoyo, preparadas para la recepción, clasificación y distribución de muestras hacia el centro de procesamiento más cercano, atendiendo a más de nueve mil laboratorios en todo Brasil.

Áreas de uso del sistema

• Auditorías;
• Gestión de proveedores;
• Gestión de riesgos;
• Servicios Especializados en Seguridad y Medicina del Trabajo (SESMT);
• Logística.

Principales procesos de DB Diagnósticos con Checklist Fácil

Recursos destacados en la operación

El Módulo Workflow Avanzado es uno de los recursos del sistema que más contribuyen a la operación de DB Diagnósticos.

El sistema permite compartir un enlace accesible incluso para usuarios que no están registrados en el software, facilitando la interacción entre el equipo de Calidad y el área de Asesoría Científica.

Otra funcionalidad que fortaleció la credibilidad y la trazabilidad de las auditorías fue la incorporación de archivos multimedia durante las aplicaciones.

Los auditores comenzaron a recopilar evidencias mediante fotos y videos, eliminando problemas de inconsistencia en la información. Con los registros realizados directamente en el sistema, los supervisores tienen acceso rápido a evidencias e información concreta para solicitar correcciones o mejoras en casos de no conformidad.

Resultados obtenidos

Checklist Fácil permitió aumentar en un 7% la cobertura de las auditorías, pasando de 124 a 133 sectores auditados, mediante una reestructuración que incrementó la eficiencia del equipo y permitió obtener mejores resultados con menos recursos.

Los informes técnicos, que anteriormente tardaban 15 días en completarse, comenzaron a estar listos en apenas dos días, período necesario para que los auditores finalicen las aplicaciones debido a la complejidad de los puntos evaluados.

Además, la operación logró:

• Un 18% más de eficiencia en las auditorías, optimizando el tiempo de trabajo de los auditores;
• Una mejora en la calidad de las evidencias mediante registros fotográficos;
• Estandarización y análisis de datos, contribuyendo a reducir la subjetividad entre los auditores;
• Una mayor comprensión de los criterios auditados por parte de las áreas involucradas, gracias a la claridad de los ítems definidos en los checklists;
• Mayor movilidad, facilidad de acceso, rapidez en el acceso a la información y trazabilidad.

Todos estos resultados fueron presentados en un artículo científico enviado por el equipo al Congreso Brasileño de Patología Clínica y Empresarial (SBPC), con el objetivo de inspirar la digitalización de las operaciones en otros actores del mercado.