GRUPO GOMASA
Informes digitalizados y datos más seguros en el Grupo Gomasa
Con el Checklist Fácil, Grupo Gomasa digitalizó sus inspecciones, aumentó la confiabilidad de los datos y mejoró el control remoto de 37 unidades en México.
¿Cuáles eran los desafíos del Grupo Gomasa?
Con 22 estaciones de servicio y 15 tiendas en México, el Grupo Gomasa necesitaba monitorear a distancia las actividades realizadas en sus unidades.
Antes del Checklist Fácil, los gestores no tenían la certeza de que los colaboradores estuvieran realizando las actividades correctamente y en los lugares esperados.
Al buscar el sistema, los equipos pretendían:
- Asegurarse de que los colaboradores estaban cumpliendo las funciones esperadas en las rutinas
- Mantener la calidad en la atención, con limpieza y organización de las unidades
- Tener un control efectivo sobre los equipos tecnológicos utilizados en las operaciones
“Necesitaba revisar los informes, porque PowerPoint es manipulable. Podían subir fotos de situaciones anteriores, información errónea o incluso en formatos no compatibles. Mueves una foto de lugar sin querer y cambias todo el contenido.”
Erik Cortés, Gerente de TI
¿Qué procesos fueron digitalizados con el Checklist Fácil?
Con el Checklist Fácil, el Grupo Gomasa digitalizó procesos de diferentes áreas de su operación:
- Mantenimiento
- Control de Inventario
- Tecnología de la Información
- Gestión de Tiendas
- Digitalización de Procesos
Mediante un sistema de cámaras en los puntos de operación, los equipos del Grupo Gomasa monitorean las rutinas con la aplicación de checklists. Algunos de los ítems verificados son el uso de uniformes, los procedimientos realizados durante la atención a los clientes y la presencia de los vigilantes, entre otros aspectos esenciales para la calidad de las operaciones.
Otro proceso controlado con el Checklist Fácil corresponde a los equipos tecnológicos: el software se utiliza para reunir información de inventario, sustituciones y mantenimiento.
¿Qué recursos del Checklist Fácil son más utilizados?
El Grupo Gomasa utiliza diferentes recursos para monitorear actividades, recopilar evidencias y aumentar la confiabilidad de la información registrada en sus unidades.
“Realizamos un control no solo del horario en el que se envía el checklist por correo electrónico, sino también del momento en el que fue completado, es decir, cuando se realizó la actividad realmente. Esto para nosotros ha sido de gran ayuda.”
Erik Cortés, Gerente de TI
¿Cuáles fueron los resultados obtenidos?
1 minuto
para cada informe de mantenimiento programado (antes era al menos una hora)
37 unidades
monitoreadas a distancia, con información centralizada
Operación más eficiente
El Grupo Gomasa aumentó la eficiencia de sus operaciones y pasó a tener mayor control sobre fechas, horarios y fotos tomadas en el momento de las verificaciones.
Datos más confiables
Los datos ganaron más credibilidad, ya que los registros dejaron de depender de procesos manuales que podían generar errores o alteraciones.
Equipos bajo control
El control de inventario y mantenimiento de los equipos tecnológicos se volvió más preciso, sin errores en los registros de números de serie y con histórico de registros y fotografías vinculadas a las aplicaciones.
Informes en un minuto
Uno de los principales avances ocurrió en los informes de mantenimiento programado. Una actividad que antes demandaba al menos una hora pasó a realizarse en aproximadamente un minuto o durante la propia ejecución de la actividad.
Monitoreo a distancia
La digitalización permitió que los gestores monitorearan a distancia 37 unidades con información más segura y disponible de forma centralizada.
“El personal tardaba al menos una hora con cada informe de mantenimiento programado. Era una cifra bastante elevada en horas de trabajo. Ahora es algo que hacen en un minuto o mientras realizan la actividad. No necesitamos tiempo extra para hacer el informe.”
Erik Cortés, Gerente de TI
GRUPO GOMASA
Más control y confiabilidad en las operaciones
Monitoreo a distancia
Los gestores pueden acompañar las actividades realizadas en 37 unidades.
Datos más confiables
Fechas, horarios y fotografías aumentan la seguridad de los registros.
Informes más rápidos
Los informes de mantenimiento programado, que demandaban al menos una hora, ahora pueden realizarse en aproximadamente un minuto.
Evidencias vinculadas
Las fotografías quedan vinculadas directamente a las verificaciones realizadas.
Control de ubicación
La Cerca Digital ayuda a garantizar que cada checklist se aplique en el lugar planificado.
Inventario más preciso
Los equipos tecnológicos pueden gestionarse con información sobre números de serie, sustituciones y mantenimiento.
Operación estandarizada
Las unidades siguen criterios definidos para atención, limpieza, organización y otras actividades.
Menos trabajo manual
La digitalización reduce el uso de hojas de cálculo y presentaciones para generar informes.
Casos
Conoce otros casos de éxito
Descubre cómo otras empresas utilizan el Checklist Fácil para digitalizar procesos, aumentar la eficiencia y tener mayor control sobre sus operaciones.
