¿Cuáles eran los desafíos del Grupo Kuo?
Los negocios del Grupo Kuo están muy dispersos físicamente. Por eso tienen grandes equipos sobre el terreno, que antes tenían que llevar laptops, notebooks o una serie de hojas impresas para realizar sus actividades, ya fueran de supervisión u operativas.
“Tenemos un servicio de impresión que se paga en función del volumen consumido. Cada año, ese volumen crecía y también la cantidad que pagábamos por las impresiones físicas. Además, en muchos sitios era habitual encontrar carpetas con todos estos registros, como un inventario físico. Por ejemplo, archivaban el inventario de febrero de hace cinco años y lo conservaban así.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnología de la Información en el Grupo Kuo
El modelo de negocio del grupo se basa en un enfoque constante en la generación de valor en todas sus dimensiones: económica, social y medioambiental. Por ello, una visión sostenible de los procesos, con rentabilidad y responsabilidad, es sumamente importante. En este contexto, una solución para digitalizar los procesos era el mejor camino a seguir.
¿Qué ha cambiado con el Checklist Fácil?
En la actualidad, el día a día de las operaciones de los cientos de sucursales de todo el mundo se registra en el Checklist Fácil. Esto significa que los supervisores y gerentes de los puntos de venta no tienen que ir a las tiendas para comprobar si hay desviaciones en cuanto a imagen, horario, gestión del dinero y calidad.
“No sabíamos si realmente se realizaban los controles de imagen, de piezas y de calidad. Hoy en día, está garantizado que se realiza alrededor del 100% de estos controles. Antes no había forma de saberlo manualmente. Ahora, cuando documentamos un evento, lo hacemos a través del Checklist Fácil y, con ello, hemos eliminado un problema que teníamos con las cámaras. Y es que teníamos que dar acceso a los puertos USB de las unidades de memoria, lo que provocaba importantes casos de virus, cuyo origen era una memoria USB. Así que este avance nos ha ayudado mucho a promover una política de ciberseguridad.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnología de la Información en el Grupo Kuo
El Checklist Fácil también ha facilitado el control del personal, ya que el sistema permite saber exactamente cuándo empieza a trabajar cada profesional. Actualmente, los supervisores del Grupo Kuo utilizan el sistema para aplicar los cuestionarios de apertura y cierre a todas las tiendas.
Con estos checklists, evalúan varios puntos y ponen al final los datos de ventas y calidad. También reservan citas para los auditores, que realizan las comprobaciones.
“No sabíamos si el supervisor iba al lugar o informaba del suceso desde su casa. Hoy, con la geolocalización, tiene que ir al lugar y queda registrado a qué hora estuvo allí, cuántos lugares visitó ese día y cuándo terminó la última visita. Esto optimiza la gestión del equipo de campo en su conjunto.”
Erik Rafael Sandoval Gómez, Tecnología de la Información en el Grupo Kuo
-35%
en los costos de impresión
319 mil
checklists aplicados solo en 2023
Otro punto de mejora generado por el Checklist Fácil se refiere al uso de papel, que se ha reducido sustancialmente. Como resultado, los costos de impresión de la empresa se redujeron en un 35%.
Además, con la posibilidad de aplicar los checklists a través del celular, muchos empleados han podido dejar de ir a la oficina solo para descargar informes. De este modo, se eliminó un gran volumen de cámaras, ordenadores y servidores que apenas se utilizaban.
Además de las significativas ganancias numéricas, el Checklist Fácil ha tenido un impacto positivo en toda la rutina del grupo: solo en 2023, se aplicaron 319 mil checklists, aportando una mayor fiabilidad a las inspecciones y un proceso de recopilación en tienda más eficiente.
GRUPO KUO
Inspecciones digitalizadas y mayor productividad en el Grupo Kuo
Menos costos de impresión
Los costos de impresión de la empresa se redujeron en un 35%.
Menos equipos ociosos
Se eliminó un gran volumen de cámaras, ordenadores y servidores que apenas se utilizaban.
Operación en escala
Solo en 2023, se aplicaron 319 mil checklists en las tiendas del grupo.
Controles garantizados
Está garantizado que se realiza alrededor del 100% de los controles de imagen, piezas y calidad.
Más ciberseguridad
La eliminación de las memorias USB fortaleció la política de ciberseguridad de la empresa.
Supervisión en campo
La geolocalización registra la hora de llegada, los lugares visitados y el final de la última visita.
Apertura y cierre
Los supervisores aplican cuestionarios de apertura y cierre en todas las tiendas.
Menos desplazamientos
Los empleados ya no necesitan ir a la oficina solo para descargar informes.
Cases
Conoce otros casos de éxito
Conoce historias de empresas que transformaron sus operaciones con el Checklist Fácil. Mira cómo diferentes negocios digitalizaron procesos, aumentaron la productividad, redujeron errores y lograron tener más control sobre sus rutinas.
