Guima Conseco
80% más agilidad en las operaciones de Guima Conseco
¿Cuáles eran los desafíos que enfrentaba la operación antes del sistema?
Cuando Guima Conseco identificó la oportunidad de evolucionar aún más la trazabilidad y la gestión de sus procesos, el objetivo era claro: sostener el crecimiento de la operación con mayor agilidad, estandarización y visión estratégica.
Parte de la formalización de los servicios todavía seguía un flujo manual: las órdenes de servicio se completaban a mano, se digitalizaban y se enviaban por correo electrónico a los clientes. Un modelo que respondía a las necesidades de la operación, pero que ya no acompañaba el ritmo de expansión de la empresa.
Con el crecimiento de las demandas y la ampliación de los contratos, se volvió estratégico modernizar algunos procedimientos operativos. Fue en este contexto que el Checklist Fácil se incorporó como socio tecnológico.
Con la digitalización de los procesos, Guima comenzó a contar con registros estandarizados, históricos organizados en tiempo real y acceso rápido a la información. Lo que antes requería etapas manuales y retrabajo pasó a centralizarse en una gestión simple, integrada y orientada por datos.
Además de optimizar el tiempo de los equipos en campo, la solución fortaleció y amplió la visibilidad estratégica de la operación. Hoy, la empresa logra monitorear indicadores con mayor precisión, medir el volumen de informes por contrato y estructurar metas con base en datos.
Más que sustituir el papel por herramientas digitales, el proyecto con el Checklist Fácil fortaleció la gobernanza operativa y preparó a Guima para seguir creciendo con control, eficiencia y trazabilidad.
“Antes del Checklist Fácil, nuestros informes de área y de visitas eran manuscritos. Incluso, utilizábamos modelos diferentes. Si necesitábamos un informe tiempo después, teníamos que buscarlo físicamente en archivos, y no siempre lo encontrábamos.”
Raimundo Alves Medeiros Filho, Gerente de Operaciones
¿Qué procesos fueron digitalizados con el Checklist Fácil?
“Comenzamos el checklist con la descripción del servicio y, al momento de finalizar, recopilamos las firmas del cliente, los datos y las firmas del equipo, y luego comparto todo con el cliente. ¡Facilitó muchísimo nuestro trabajo!”
Rafael Oliveira, Supervisor de Limpieza de Fachadas
¿Qué recursos del Checklist Fácil son los más utilizados?
El uso de la aplicación en modo offline facilita el acceso de los equipos durante las aplicaciones realizadas en los lugares donde se prestan los servicios.
¿Cuáles fueron los beneficios obtenidos con el sistema?
La implementación del Checklist Fácil generó una transformación significativa en la gestión de Guima Conseco, aportando beneficios en diferentes frentes.
80%
de optimización en la documentación y el envío de informes, sin desplazamientos hacia la sede
50%
menos tiempo para completar un informe en campo, con mayor nivel de detalle
“Sin duda, ahorramos un 80% del tiempo en las visitas, porque el informe manuscrito dependía de un borrador inicial y, después, de pasarlo a otro documento oficial. Hoy, logramos saber cómo se está prestando el servicio, cuánto tiempo tomó y el tiempo de permanencia en la inspección.”
Raimundo Alves Medeiros Filho, Gerente de Operaciones
Más profesionalismo
Esta eficiencia contribuyó a mejorar la calidad y el profesionalismo de los servicios, con documentos más completos, que incluyen logotipos, fotografías y firmas, transmitiendo una imagen más formal y estandarizada.
Información centralizada
Todos los documentos ahora se almacenan en un único sistema, agilizando las búsquedas para auditorías y la emisión de facturas.
Indicadores y mejora continua
El sistema permitió generar indicadores e impulsar la mejora continua, algo inviable con métodos manuales, haciendo posible el seguimiento del desempeño y la presentación de evidencias sobre la ejecución de los servicios.
Seguridad y cumplimiento
La digitalización de la comprobación de entrega de EPP, con registro fotográfico, ayudó a prevenir sanciones y aportó mayor seguridad jurídica a la operación.
Guima Conseco
Cómo Checklist Fácil ayudó a mejorar los resultados
Órdenes de servicio digitales
Las órdenes de servicio se generan en el sistema, para limpieza, fachadas y jardinería.
Evidencias fotográficas
El equipo toma fotos durante el servicio y las adjunta al checklist.
Informes automáticos
Al finalizar el servicio, el informe llega al cliente por correo y en PDF.
Historial organizado
Checklists e informes de años anteriores se encuentran rápidamente.
Documentación centralizada
Fotos, firmas del cliente e información de la unidad en un único documento.
Supervisión en campo
Se sabe cuándo y por cuánto tiempo el supervisor estuvo en el lugar y qué hizo.
Checklists estandarizados
Se adaptan a cada servicio y evolucionan, con fotografías obligatorias.
Fichas de EPP
La entrega de EPP se comprueba con fotos y queda guardada en el sistema.
Casos
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