80% más agilidad en las operaciones de Guima Conseco

¿Cuáles eran los desafíos que enfrentaba la operación antes del sistema?

Cuando Guima Conseco identificó la oportunidad de seguir mejorando la trazabilidad y la gestión de sus procesos, el objetivo era claro: sostener el crecimiento de la operación con mayor agilidad, estandarización y visión estratégica.

Parte de la formalización de los servicios todavía seguía un flujo manual: las órdenes de servicio se completaban a mano, se digitalizaban y se enviaban por correo electrónico a los clientes. Era un modelo que respondía a las necesidades de la operación, pero que ya no acompañaba el ritmo de expansión de la empresa.

Con el crecimiento de las demandas y la ampliación de los contratos, modernizar algunos procedimientos operativos se volvió estratégico. Fue en este contexto que Checklist Fácil se incorporó como socio tecnológico.

Con la digitalización de los procesos, Guima comenzó a contar con registros estandarizados, historiales organizados en tiempo real y acceso rápido a la información. Lo que antes requería etapas manuales y retrabajo pasó a centralizarse en una gestión simple, integrada y orientada por datos.

Además de optimizar el tiempo de los equipos en campo, la solución mejoró y amplió la visibilidad estratégica de la operación. Actualmente, la empresa puede hacer un seguimiento más preciso de los indicadores, medir el volumen de informes por contrato y estructurar metas basadas en datos.

Más que sustituir el papel por herramientas digitales, el proyecto con Checklist Fácil fortaleció la gobernanza operativa y preparó a Guima para seguir creciendo con control, eficiencia y trazabilidad.

¿Qué procesos fueron digitalizados mediante Checklist Fácil?

• Creación y ejecución de órdenes de servicio: los documentos, anteriormente físicos, ahora se generan directamente en el software, facilitando el registro y seguimiento de tareas como limpieza, mantenimiento de fachadas y jardinería.
• Recopilación de evidencias fotográficas: el equipo puede tomar fotos durante la ejecución del servicio y adjuntarlas directamente al checklist para comprobar el trabajo realizado.
• Envío de informes y documentos a los clientes: después de finalizar el servicio, los informes se envían automáticamente por correo electrónico al cliente y la información se pone a disposición en PDF, proporcionando mayor agilidad y formalidad.
• Archivo y recuperación de documentos históricos: la digitalización permite almacenar de forma centralizada todos los checklists e informes, haciendo posible la búsqueda rápida y eficiente de documentos de años anteriores.
• Centralización de la documentación: fotos, firmas del cliente e información de la unidad se reúnen en un único documento, eliminando la dispersión entre múltiples archivos.
• Seguimiento de las inspecciones y visitas de los supervisores: el software permite monitorear cuándo estuvo el supervisor en el lugar, durante cuánto tiempo, qué actividades realizó, las interacciones con el cliente y el estado de las tareas pendientes.
• Estandarización y evolución de los checklists: los checklists se adaptan a los servicios ofrecidos, como limpieza, mantenimiento de fachadas y jardinería, y las preguntas evolucionan con el tiempo, incorporando requisitos como fotografías obligatorias.
• Registro de fichas de EPP: en todas las áreas de la operación, la comprobación de la entrega de Equipos de Protección Personal (EPP), un requisito fundamental para la seguridad y el cumplimiento normativo, pasó a realizarse mediante fotografías y a almacenarse digitalmente en el software.

¿Qué recursos de Checklist Fácil son los más utilizados?

La base de las operaciones son los checklists digitales y personalizables, que permiten realizar un seguimiento preciso de las tareas ejecutadas en cada unidad.

La inclusión de fotos y archivos adjuntos es uno de los recursos más valorados, ya que permite documentar visualmente los servicios realizados. Para agilizar el proceso, el software ofrece la generación automática de informes en PDF, facilitando el envío y la formalización de la documentación.

Como complemento, la posibilidad de incluir audios permite a los supervisores registrar detalles complejos o situaciones específicas de manera rápida y eficaz, asegurando que esta información quede incluida en el informe.

La Firma Digital es otro componente importante, ya que permite recopilar directamente la firma del cliente dentro del propio checklist y garantiza la formalización inmediata del servicio.

El uso de la aplicación en modo offline es otra opción que facilita el acceso de los equipos durante las aplicaciones realizadas en los lugares donde se prestan los servicios.

¿Cuáles fueron los beneficios obtenidos con el sistema?

La implementación de Checklist Fácil generó una transformación significativa en la gestión de Guima Conseco, aportando beneficios en diferentes áreas. La empresa experimentó una reducción del tiempo operativo, con una optimización de aproximadamente un 80% en el proceso de documentación y envío de informes, eliminando la necesidad de desplazamientos hasta la sede.

El tiempo necesario para completar un informe en campo se redujo a la mitad, incluso con un mayor nivel de detalle. Esta eficiencia contribuyó a una mejora de la calidad y del profesionalismo de los servicios, mediante la generación de documentos más completos, con logotipos, fotografías y firmas, que transmiten una imagen más formal y estandarizada.

También se logró una centralización y mayor facilidad de acceso a la información, ya que todos los documentos ahora se almacenan en un único software, agilizando las búsquedas para auditorías y la emisión de facturas.

Checklist Fácil permitió la generación de indicadores y la mejora continua, algo que no era viable con métodos manuales, posibilitando el seguimiento del desempeño y la presentación de evidencias sobre la ejecución de los servicios.

Guima Conseco también logró avances en seguridad y cumplimiento normativo. La digitalización de la comprobación de entrega de EPP, acompañada de registros fotográficos, ayudó a prevenir penalizaciones y aportó mayor seguridad jurídica a la operación.