Cómo Milplan garantizó una gestión eficaz, mayor economía y agilidad

¿Cuáles eran los desafíos?

Sin el apoyo de la tecnología para digitalizar los procesos, los registros y la recopilación de datos, las operaciones de Milplan se enfrentaban a una serie de dificultades en varios departamentos de la empresa.

Salud y Seguridad en el Trabajo

En el área de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST), que hoy es uno de los aspectos más destacados entre los ejemplos del uso del Checklist Fácil en Milplan, el retraso en la transmisión de la información era un obstáculo para la gestión eficaz de los riesgos y la adopción de medidas preventivas.

Según el supervisor de Seguridad Laboral, Ueverton Miranda, antes de implantar el sistema había que contactar vía teléfono los técnicos de campo para comprobar las desviaciones o los detalles de las inspecciones. Esta rutina impedía garantizar la fiabilidad de la información, además de añadir pasos que hacían el trabajo menos práctico.

Gestión de obras

Con contratos en varias regiones de Brasil, las inspecciones de equipos, de seguridad y otros controles en las obras se realizaban en papel, sin ningún tipo de estandarización.

Además de generar un gasto excesivo de recursos y no ser sostenible, la información recopilada no llegaba rápidamente a los gestores, lo que imposibilitaba el seguimiento de los datos en tiempo real.

Controles administrativos

Uno de los procesos más lentos era comprobar la limpieza de los baños de la sede de Milplan. Cada semana, el equipo de limpieza imprimía hojas de papel, las cortaba por la mitad y las pegaba en las puertas de los 30 baños del edificio. Al final de cada semana, las hojas se recopilaban y digitalizaban, y solo entonces se generaban los informes.

Este método, largo y agotador, generaba un gran volumen de papel y retrasaba el proceso de limpieza.

Otras áreas

La evaluación del rendimiento, conocida como Decatlo, también se realizaba en hojas de papel. Debido al gran tamaño y complejidad de los formularios, su completación llevaba mucho tiempo, además de aumentar los costos operativos con la impresión.

¿Qué ha cambiado con el Checklist Fácil?

Milplan eligió inicialmente el Checklist Fácil para realizar inspecciones de Seguridad Laboral, con comprobaciones de equipos, maquinaria y obras de construcción. Tras obtener excelentes resultados, la empresa amplió la implantación al departamento de Medio Ambiente, para realizar verificaciones en los sistemas de aire acondicionado, las fuentes de agua potable y la higienización y limpieza de los baños.

Para Rafael Abreu, Coordinador de HSE (Salud, Seguridad y Medio Ambiente), el éxito del Checklist Fácil en las operaciones de Milplan se debe a la estandarización de los diversos formularios aplicados en las obras de varias partes de Brasil, que involucran a más de cinco mil empleados, además de poder acceder a ellos a distancia.

Debido a la robustez y al largo tiempo de aplicación del cuestionario, Milplan necesitaba implantar un sistema que permitiera personalizar el Decatlo, la evaluación del rendimiento que analiza la madurez del equipo implicado en el sistema de Gestión de Seguridad y Medio Ambiente.

Como el cuestionario se compone de cálculos y fórmulas específicas, era necesario personalizar estos detalles en la herramienta. Para Rafael, el apoyo del equipo de especialistas en eficiencia operacional de Checklist Fácil fue esencial para el éxito de la digitalización del Decatlo.

El analista medioambiental de Milplan, André Rezende, afirma que este logro ha sido una gran ganancia para la empresa, porque los equipos han podido optimizar el tiempo y reducir el consumo de papel.

Recursos destacados

Según Ueverton, la funcionalidad más importante en el ámbito de la Seguridad Laboral es el Plan de Acción, ya que permite tratar con mayor rapidez las desviaciones detectadas, evitando accidentes.

En cuanto al proceso de limpieza de baños, las opciones de configuración de los checklists permitieron reducir el número de informes semanales de 60 a sólo cinco, optimizando la rutina y garantizando la mejora continua.

El área de Medio Ambiente también tuvo un gran impacto. El uso del sistema motivó a André a crear un indicador ESG (Environmental, Social and Governance), que representa todos los impactos positivos de la tecnología en la operación. De este modo, mediante la aplicación del Checklist Fácil, fue posible:

Ahorrar más de R$ 26 mil y 100 mil hojas de papel;
Ahorrar más de 1.000.000 de litros de agua;
Preservar más de 10 árboles;
Dejar de emitir más de 276kg de CO₂.
Tras lograr resultados increíbles, Milplan ya está planificando el futuro del Checklist Fácil en sus operaciones. La empresa pretende ampliar el uso del sistema en otros sectores, como Producción, Logística y Suministros, con el objetivo de reducir aún más el uso de papel y aumentar la productividad de los equipos.