SMART FIT
Mayor eficiencia en la apertura de unidades Smart Fit
La digitalización de los procesos redujo los fallos de comunicación y el retrabajo en la implementación de nuevos gimnasios.
¿Cuáles eran los desafíos que enfrentaba la operación antes del sistema?
Líder del segmento en América Latina, Smart Fit cuenta con gimnasios en más de 15 países y atiende a más de 4,5 millones de usuarios. La empresa tiene más de 7 mil colaboradores y utiliza Checklist Fácil desde 2018.
Antes de la implementación del sistema, el control y las verificaciones de los procesos se realizaban manualmente, principalmente mediante hojas de cálculo de Excel. Este formato hacía que el intercambio de información fuera burocrático, lento y más propenso a errores.
El problema era aún mayor durante la implementación de nuevas unidades. Esta etapa involucra departamentos como TI, arquitectura, obras, legalización, Recursos Humanos, comercial y operaciones. Todas las actividades debían registrarse, verificarse y confirmarse mediante formularios.
El proceso dependía de una persona responsable de completar los documentos, que podían elaborarse en Excel o incluso a mano. Después, era necesario copiar los registros y enviarlos por correo electrónico a la oficina.
La información importante sobre riesgos y retrasos no siempre se comunicaba el mismo día. Esto reducía el tiempo disponible para solucionar los problemas y aumentaba el riesgo de impactos en la calidad de la entrega o en la fecha de inauguración.
En un período de siete días, el equipo recibía apenas dos o tres informes manuales sobre las implementaciones, lo que dificultaba la prevención de fallas, pérdidas y retrabajos.
¿Qué procesos fueron digitalizados mediante Checklist Fácil?
Smart Fit utiliza Checklist Fácil en actividades realizadas en Brasil y en otros países de América Latina:
- Implementación y montaje de nuevos gimnasios;
- Expansión de unidades propias;
- Apertura y seguimiento de franquicias;
- Auditorías operativas;
- Limpieza y conservación de las unidades;
- Mantenimiento de instalaciones y equipos;
- Control de inventario;
- Onboarding de nuevos colaboradores;
- Gestión de los procesos operativos de los gimnasios;
- Registro e intercambio de información entre departamentos;
- Seguimiento de las etapas previas a la inauguración de las unidades.
¿Qué recursos de Checklist Fácil son los más utilizados?
Los Checklists Inteligentes permiten digitalizar formularios y estandarizar las verificaciones realizadas durante la implementación y la operación de los gimnasios.
Con la Departamentalización, Smart Fit organiza los procesos de acuerdo con las áreas involucradas, como TI, arquitectura, obras, legalización, Recursos Humanos, comercial y operaciones.
Los módulos de Workflow ayudan a definir las etapas, los responsables y la secuencia de las actividades necesarias para la apertura de cada unidad. De esta manera, los departamentos pueden acompañar el avance de los procesos de forma integrada.
La integración con Power BI facilita la consolidación de la información y el análisis de los indicadores operativos.
El sistema también permite incluir fotos y videos como evidencias, aumentando el nivel de detalle y la confiabilidad de los registros compartidos entre los equipos.
¿Cuáles fueron los beneficios obtenidos con el sistema?
Con Checklist Fácil, Smart Fit comenzó a registrar y compartir información en tiempo real, con más detalles, fotografías y videos como evidencias.
Los informes sobre la implementación de unidades, que antes se recibían apenas dos o tres veces en un período de siete días, pasaron a actualizarse diariamente. Esto amplió el tiempo disponible para identificar riesgos y corregir problemas antes de las inauguraciones.
La digitalización redujo en casi un 100% los problemas de comunicación y generó una reducción aproximada del 80% en los retrabajos relacionados con la implementación de nuevas unidades.
El tiempo necesario para elaborar los checklists también se redujo en un 50%. Actualmente, la empresa realiza cerca de 10 mil aplicaciones al mes.
Smart Fit logró mayor agilidad en el llenado de los formularios, mayor precisión en el cumplimiento de los plazos y una mejor integración entre los departamentos.
Con la información disponible desde el momento en que se registra, los equipos comenzaron a tomar decisiones más rápidas, reducir costos y disminuir los problemas que podrían comprometer la planificación y la calidad de las entregas.
SMART FIT
Mayor agilidad en la expansión de los gimnasios
Comunicación más eficiente
Reducción de casi el 100 % en los problemas de comunicación durante la implementación de las unidades.
Menos retrabajos
Reducción aproximada del 80 % en los retrabajos y en los costos asociados a las correcciones.
Seguimiento diario
Relatórios de implantação passaram a ser atualizados diariamente pelas equipes.
Listas de verificación más rápidas
Reducción del 50 % en el tiempo necesario para elaborar los formularios utilizados en la operación.
Escala operativa
Cerca de 10.000 listas de verificación se aplican mensualmente en las unidades de Smart Fit.
Información en tiempo real
Los riesgos, retrasos y no conformidades se comunican tan pronto como se identifican.
Evidencias más completas
Las fotos y los videos aumentan la precisión y la fiabilidad de la información registrada.
Procesos estandarizados
Equipos de diferentes departamentos y países siguen flujos organizados y coherentes.
Checklist Fácil
Testimonios de quienes lo usan en el día a día
Antes, recibíamos entre dos y tres reportes mediante listas de verificación manuales durante las implementaciones en un periodo de siete días, lo que dificultaba minimizar los problemas antes de que nos generaran pérdidas. Hoy, esto se realiza a diario. Como consecuencia, hemos reducido el retrabajo en aproximadamente un 80 %, por no hablar de los costos.
Hemos creado la posibilidad de que cualquiera pueda aplicar un checklist y hacer su trabajo de forma fácil, rápida y con un mayor porcentaje de reducción de errores.
Con el Checklist Fácil, la información se registra en tiempo real. Como resultado, hemos mejorado la calidad y rapidez de esta información. En otras palabras, se presentan a tiempo, con el mayor número posible de detalles y pruebas, ya sea en foto o vídeo.
Casos
Conozca otros casos de éxito
Conozca historias de empresas que transformaron sus operaciones con Checklist Fácil. Vea cómo diferentes negocios digitalizaron procesos, aumentaron la productividad, redujeron fallos y lograron un mayor control sobre sus rutinas.
