SMART FIT
Mayor eficiencia en la apertura de unidades Smart Fit
La digitalización de los procesos redujo los fallos de comunicación y el retrabajo en la implementación de nuevos gimnasios.
¿Cuáles eran los desafíos que enfrentaba la operación antes del sistema?
Líder del segmento en América Latina, Smart Fit cuenta con gimnasios en más de 15 países y atiende a más de 4,5 millones de usuarios. La empresa tiene más de 7 mil colaboradores y utiliza el Checklist Fácil desde 2018.
Antes de la implementación del sistema, el control y las verificaciones de los procesos se realizaban manualmente, principalmente mediante hojas de cálculo de Excel. Este formato hacía que el intercambio de información fuera burocrático, lento y más propenso a errores.
“Antes, recibíamos entre dos y tres informes en checklists manuales sobre las implantaciones en un periodo de siete días, lo que dificultaba minimizar los problemas antes de que nos causaran pérdidas. Hoy, esto se hace a diario. Como resultado, hemos reducido el retrabajo en aproximadamente un 80%, sin mencionar los costos.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
¿Qué procesos fueron digitalizados mediante el Checklist Fácil?
Smart Fit utiliza el Checklist Fácil en actividades realizadas en Brasil y en otros países de América Latina:
- Implementación y montaje de nuevos gimnasios
- Expansión de unidades propias
- Apertura y seguimiento de franquicias
- Auditorías operativas
- Limpieza y conservación de las unidades
- Mantenimiento de instalaciones y equipos
- Control de inventario
- Onboarding de nuevos colaboradores
- Gestión de los procesos operativos de los gimnasios
- Registro e intercambio de información entre departamentos
- Seguimiento de las etapas previas a la inauguración de las unidades
“Hemos creado la posibilidad de que cualquiera pueda aplicar un checklist y hacer su trabajo de forma fácil, rápida y con un mayor porcentaje de reducción de errores.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
¿Qué recursos del Checklist Fácil son los más utilizados?
El sistema también permite incluir fotos y videos como evidencias, aumentando el nivel de detalle y la confiabilidad de los registros compartidos entre los equipos.
¿Cuáles fueron los beneficios obtenidos con el sistema?
80%
menos retrabajos en la implementación de nuevas unidades (aproximadamente)
Casi 100%
menos problemas de comunicación
50%
menos tiempo para elaborar los checklists
10 mil
aplicaciones al mes, aproximadamente
Informes diarios
Los informes sobre la implementación de unidades, que antes se recibían apenas dos o tres veces en un período de siete días, pasaron a actualizarse diariamente. Esto amplió el tiempo disponible para identificar riesgos y corregir problemas antes de las inauguraciones.
Información en tiempo real
Smart Fit comenzó a registrar y compartir información en tiempo real, con más detalles, fotografías y videos como evidencias.
“Con el Checklist Fácil, la información se registra en tiempo real. Como resultado, hemos mejorado la calidad y rapidez de esta información. En otras palabras, se presentan a tiempo, con el mayor número posible de detalles y pruebas, ya sea en foto o vídeo.”
Cynthia Dias Andrade, Project Management Office Latam
Plazos e integración
Smart Fit logró mayor agilidad en el llenado de los formularios, mayor precisión en el cumplimiento de los plazos y una mejor integración entre los departamentos.
Decisiones más rápidas
Con la información disponible desde el momento en que se registra, los equipos comenzaron a tomar decisiones más rápidas, reducir costos y disminuir los problemas que podrían comprometer la planificación y la calidad de las entregas.
SMART FIT
Mayor agilidad en la expansión de los gimnasios
Comunicación más eficiente
Reducción de casi el 100% en los problemas de comunicación durante la implementación de las unidades.
Menos retrabajos
Reducción aproximada del 80% en los retrabajos y en los costos asociados a las correcciones.
Seguimiento diario
Los equipos actualizan diariamente los informes de implementación.
Checklists creados más rápido
Reducción del 50% en el tiempo necesario para elaborar los formularios utilizados en la operación.
Escala operativa
Cerca de 10 mil checklists se aplican mensualmente en las unidades de Smart Fit.
Información en tiempo real
Los riesgos, retrasos y no conformidades se comunican tan pronto como se identifican.
Evidencias más completas
Las fotos y los videos aumentan la precisión y la fiabilidad de la información registrada.
Procesos estandarizados
Equipos de diferentes departamentos y países siguen flujos organizados y coherentes.
Casos
Conozca otros casos de éxito
Conozca historias de empresas que transformaron sus operaciones con Checklist Fácil. Vea cómo diferentes negocios digitalizaron procesos, aumentaron la productividad, redujeron fallos y lograron un mayor control sobre sus rutinas.
