PAGUE MENOS
¿Cómo Pague Menos ha estandarizado la gestión de tiendas en más de 1.700 unidades?
Mira cómo Pague Menos centralizó documentos, agilizó auditorías y fortaleció el cumplimiento en todo Brasil.
¿Cuáles eran los desafíos?
Pague Menos tiene más de 1.600 unidades, presentes en todos los estados brasileños, y más de 26.000 empleados. El principal desafío era garantizar la conformidad con las normas vigentes en todas las tiendas y el estándar de atención al cliente, impulsando auditorías internas y gestionando acciones de mantenimiento.
Antes de implementar el Checklist Fácil, la empresa mantenía el control de las operaciones en un sistema en nube, actualizado manualmente. La gestión de documentos era inconsistente, haciendo que las operaciones estuvieran sujetas a diversas fallas.
De esta manera, se necesitaba un seguimiento más ágil para garantizar que se cumplen las reglamentaciones en el día a día de las unidades y, así, estandarizar las operaciones.
El control de las licencias sanitarias, por ejemplo, necesitaba de más detalles. Además de que el trabajador confirmara que el documento estaba actualizado, era necesario adjuntar un archivo multimedia para comprobar la información. De esta manera, la matriz podía evaluar el documento y orientar a la unidad cuando fuera necesario.
Las principales dificultades de Pague Menos eran:
Verificar y validar documentos diversos (autorizaciones y certificaciones, por ejemplo);
Garantizar que los farmacéuticos utilicen uniformes;
Controlar aspectos relacionados con la estructura y mantenimiento de tiendas.
¿Qué ha cambiado con el Checklist Fácil?
Desde que se implantó el sistema, se han auditado más de 1.600 tiendas, con más de 360 mil* Checklists Inteligentes aplicados al año. El uso del software permitió estandarizar las auditorías internas mediante la inclusión de preguntas idénticas en los checklists para todas las unidades.
Para centralizar los datos y obtener una visión más completa, Pague Menos utiliza las clasificaciones generadas por el sistema con las puntuaciones de todas las unidades de la empresa. Los gestores utilizan estas puntuaciones para dar un feedback más asertivo a las unidades, centrarse en las que tienen puntuaciones más bajas y promover las acciones necesarias para garantizar el mismo estándar de calidad en toda la operación.
Otra conquista significativa para Pague Menos fue la agilidad: con la inclusión de imágenes, las auditorías internas pueden realizarse en pocos minutos, y la información llega rápidamente a los gestores. Debido a los resultados obtenidos en las tiendas, la empresa también ha ampliado el uso del sistema a los Centros de Distribución.
* Números actualizados el 29/10/2024
PAGUE MENOS
Cómo Checklist Fácil transformó la gestión de las tiendas
Auditorías estandarizadas
Todas las unidades son evaluadas con las mismas preguntas y criterios de conformidad.
Documentos centralizados
Licencias, autorizaciones y certificados están disponibles en línea para su validación por la matriz.
Evidencias adjuntas
Imágenes y archivos comprueban la validez de los documentos y aumentan la confiabilidad de las auditorías.
Ranking de las unidades
Las notas ayudan a identificar tiendas con bajo desempeño y a dar retroalimentación más precisa.
Planes de Acción
Se han creado más de 4 mil planes para seguir correcciones y oportunidades de mejora.
Auditorías más rápidas
Las evaluaciones se realizan en pocos minutos, sin impresión ni llenado manual.
Expansión para los CDs
Los resultados alcanzados en las tiendas llevaron el sistema también a los Centros de Distribución.
Checklist Fácil
Testimonios de quienes lo usan a diario
En el año 2022, registramos más de 6.000 desviaciones (incumplimientos de procedimientos estándar). Estamos en agosto, y solo en este año 2023, hemos registrado más de 8.000 desviaciones. Es decir, un gran avance. Antes, llevaría más de una semana para que la información sobre seguridad laboral llegara al gerente. Aquí, en tiempo real, podemos generar esa información.
Pudimos abrir acciones dentro de la propia herramienta y gestionar la ejecución de todo. El Checklist Fácil hace un trabajo completo cuando hablamos de sistemas de gestión, que es cumplir con el ciclo de mejora continua, el ciclo PDCA.
El Checklist Fácil me da una visión que me permite gestionar, aquí en la sede, todos los trabajos en cuanto a aplicaciones y uso del sistema. Esto nos da mucha seguridad a la hora de gestionar los datos.
Cases
Conoce otros casos de éxito
Conoce historias de empresas que transformaron sus operaciones con el Checklist Fácil. Mira cómo diferentes negocios digitalizaron procesos, aumentaron la productividad, redujeron errores y lograron tener más control sobre sus rutinas.
